屏幕截图2015年6月15日上午9.25.21
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尽管方便,便捷,快速和免费的通信设备和媒体激增,但在复杂的组织中,通信混乱常常依然存在。这是因为我们发送的消息内容与我们经常使用的消息传递媒体类型之间存在严重的不匹配。 从“建筑物着火了!”发出的信息紧迫。更改为“休息室中有剩余的核仁巧克力饼。”您不能错过第一个;第二个,不是很多。 (好吧,我知道有人会说剩下的核仁巧克力饼同样紧迫,但至少在生存方面,如果不是美食上的满足,火灾真的更紧急。)不同的紧迫感使我们指向了不同的传播媒体。火灾会在扬声器上发出响亮的警报和PA通知,而核仁巧克力饼会收到电子邮件。从精益的角度来看,紧急消息通过推送系统发送-当发件人想要时​​,您会收到火灾警报。 (当然,丰田汽车著名的安东线是一个推力系统-当工作人员需要帮助时,音乐播放和灯光闪烁。)通过拉力系统发送非紧急消息-您可以在准备就绪时从服务器中检索消息。

至少这就是交流的方式 应该 工作。但是实际上,我们已经摆脱了对不同类型的消息使用不同媒介的习惯。电子邮件已成为大多数公司的默认通信方式,而与邮件的紧急程度无关。结果是沟通混乱。即使我们担心紧急消息会被大量非紧急消息(无论是重要消息还是微不足道的消息)丢失,我们也会通过电子邮件发送这些消息。然后,为了弥补这一损失,我们在两分钟后拨打了电话:“您收到了吗?我的电子邮件...?”或者,我们发送电子邮件,然后在“我刚给您发送了一封电子邮件,然后……”之后转到收件人的办公室。直观上,我们知道电子邮件是拉式系统,因此我们依赖于推式系统(电话,面对面的对话)作为备份。太疯狂了,但幸运的是,这只是浪费时间。更糟糕的是,当收件箱中丢失了真正紧急的消息,而我们却错过了足够迅速地做出响应以避免出现严重问题的机会。

您可能会争辩说,只要查看邮件的传入即可避免该问题。毕竟,这是电子邮件桌面警报为您提供的功能。但是这种说法没有道理。首先,很多时候您实际上不在计算机旁或与某人交谈时,因此会错过警报。第二,治愈比疾病更糟:正如许多研究表明的那样,处理中断(即多任务)对生产率和工作质量有毒。最后,当有99%的紧急电子邮件不复查时,对每个传入的电子邮件进行审核就没有意义。

最好根据您要发送的消息类型选择合适的通信媒介。当您只需要避免将针头放在那儿时,为什么还要在电子邮件干草堆中寻找针头呢?

这是四个 避免信息推送/拉出不匹配的步骤:

  1. 确定人们已经在组织中广泛使用的沟通工具。 (您使用的内容可能超出您的想象。)
  2. 对于紧急问题,请选择一种或两种“推送”媒体。他们可以使用技术(寻呼机,手机),也可以不使用技术(面对面的会议,闪光灯)。
  3. 对什么构成紧急问题进行内部讨论,并确定处理该问题的适当渠道。
  4. 探索不同类型的“拉式”媒体以减轻电子邮件负担,例如Yammer,Slack甚至是老式的项目委员会。

无疑,某些消息中会出现不匹配的情况。但是建立用于选择更合适的通信媒体的协议将减少那些不匹配的频率,并导致更顺畅,更快,且混乱的通信和合作。

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