I'刚从精益企业学院回来's 精益转型峰会 在这里,我举办了两个研讨会,讨论如何将精益思想应用于单个桌面。一世'之前已经在本博客中介绍了许多主题,但是与参与者的讨论让我开始思考:aybe my approach is wrong.

例如我'洒了很多电子墨水(幸运的是,电子很便宜)告诉您如何管理电子邮件。但是我'我现在想知道我的建议是否只是针对症状,而不是实际问题。就是说,我'我就如何处理电子邮件提供建议'击中了您的收件箱。但是也许我应该更多地关注所有这些电子邮件的根本原因。

如果你'在精益,六个西格玛或彼得·德鲁克(Peter Drucker)和威廉·爱德华兹·德明(William Edwards Deming)的著作中都有所记载,您知道您可以't控制-因此可以'改善-如果可以的话'衡量一下。我认为我们在衡量电子邮件方面做得很糟糕。是的,我们知道收件箱中有多少封邮件,并且我们对每天收到多少封邮件有所了解,但是'仅是我们应该进行的测量的一小部分。而且'也是最不重要的部分。

如果你 really want to reduce the time you spend in email and increase the amount of time you spend on the stuff that'对您和您的组织非常重要,您必须了解'来找你以及为什么。

您不仅要抱怨收到的电子邮件泛滥,还应该问一些问题,例如:
-我的电子邮件中有多少百分比毫无价值?
-哪些部门(或人员)生成了我大部分毫无价值的电子邮件?
-在我大多数毫无价值的电子邮件中会出现哪些主题?
-毫无价值的电子邮件的数量在一周中的一天中有所不同吗?
-电子邮件在我的收件箱中存放多长时间?
-为什么电子邮件在我的收件箱中存放了这么长时间?

只有通过这种分析,您才能开始解决电子邮件问题的根本原因。无疑,你'会发现某些问题源于您自己的习惯-人们喜欢的习惯 梅林·曼 , 马特·康奈尔, 大卫·艾伦 ,还有无数其他人(包括我)撰写了有关广告恶心的文章。但是你'很容易发现也有导致电子邮件泛滥的系统原因。与精益思想保持一致,建造更好的堤防比花费时间保水更有意义。

这种相同的方法可以帮助您分析为什么花这么多生产时间花在会议上却增加了很少的价值。一世'我还没有遇到一个不认识的人'开会时间的长短使他们感到沮丧,但似乎没有人对这种情况进行彻底的衡量。

为什么不问探讨以下一些问题?
-会议按时开始和结束的频率是多少?
-会议有多集中?
-会议多久没有解决就结束?
-会议最常见的目标是什么?
-会议是实现这些目标的最佳方法吗?
-公司能否围绕会议设定标准-标准时间,标准日期,标准格式-以实现这些目标?

我认为它'有必要对任何组织/个人生产力问题进行更广泛的了解,并在您的运营过程中进行探讨。当然,您的习惯可能是问题的一部分。但是那里'可能是系统问题加剧了您自己低效的工作习惯。

我计划在以后的博客文章中更深入地探讨这些想法,但是现在,让'留在这里:开始问为什么工作没有效果'流动更顺畅。尝试查找问题的根本原因。您可能会对调查导致您感到惊讶。

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