我最近与一位行政助理一起工作,她正忙于为她的老板,公司首席执行官参加的会议编制会议记录。那不是'还是她的问题:行政套房中的六个助手团队全都花了过多的时间来完成同一任务。实际上,此EA计算得出该团队仅花费25%的时间(相当于每月1.5 FTE个月)来制作会议记录。

她最初解决此问题的方法是让所有人都注册SkillPath课程,以便他们可以更快地学习笔记。在她看来,EA没有'没有有效转录所需的技能。可以肯定的是,有了更好的笔记和转录技巧,他们将极大地加快这一过程。 

但是从A3分析的角度来看情况,我相信她的问题陈述是肤浅的。她对问题的定义("The EAs don'没有他们需要的技能来快速生成分钟。")确实是伪装成问题的解决方案。因为她已经得出结论,认为问题在于缺乏技能,所以唯一可能的解决方案是上课以学习这些技能。换句话说,她根据自己喜欢的解决方案定义了问题。

共同努力之后,我们将问题重新构成为真正的问题陈述:"我们的EA花太多时间来制作分钟。" (Or as a question: "为什么我们的EA花这么多时间来制作分钟?")此问题说明为真正分析情况打开了大门,从而导致截然不同的对策。

首先,它导致我们研究该过程。这真是令人难以置信的浪费:EA带着录音机参加了会议;抄录所有讨论和决定;将会议记录副本发送给与会者以供批准;并最终在几天(或几周)后分发了批准的文档。但是EA是否需要存在,还是录音机足够?有几分钟的标准格式吗?可以标准化吗?

其次,新的问题陈述使我们检查了会议记录的目的。参与者(客户)想要什么级别的细节?他们真的需要查看所有对话的记录吗?不同类型的会议是否有不同的会议记录要求?及时性是一个重要问题吗?

她还有很多工作要做'能够回答所有这些问题,但是您可以看到更改问题的定义如何改变响应。在这种情况下,在SkillPath研讨会上花钱相当于在教育上等同于投资昂贵的MRP系统以使损坏的流程自动化。那里'加速某些事情是没有意义的'坏了。首先修复它,然后在仍然可行的情况下使其自动化。
 
在您自己的公司中,请警惕暗示单一解决方案的问题陈述。他们'肤浅或残缺不全,会导致您走错路,因为它们'如此诱人的简单:

- "问题是我们不'没有足够的文书支持。 "
- "问题是营销没有'•尽早提供产品开发反馈。"
- "如果他们对我们产品的技术特性有更好的了解,我们的销售人员将更加有效。"
- " 我们需要更有效的广告系列来提高知名度。 "

一个简单的经验法则是用引起更多问题的方式表述一个问题。如果这样做,你'll know you'重新走上正确的轨道:

-我们的高管每天花费近一个小时来归档他们的文书工作。
-产品开发需要更好的信息来指导他们的工作。
-销售人员是 't as effective as we'd like.
-我们的新产品线的市场认知度很低。

正如他们在丰田汽车上所说,知识的基本单位是一个问题。确定你'再问一个合适的人-首先,"我们在解决正确的问题吗?

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