如果你'在阅读此博客已有一段时间之后,您知道我关于高效工作的许多想法都来自精益制造。这是我在考虑如何减少浪费时使用的框架。

精益生产的理想之一是单件式生产:一次制造一件产品以精确满足客户需求。在这种情况下,'不会积累不必要的库存,因为一切都是针对特定客户的'的需求。 (克莱斯勒提供警告 故事 关于建立大量未售出库存的后果。)这一单一流程与"batch processing,"为了降低平均生产成本,在开始生产之前将订单建立到一定水平。

像您这样的知识工作者,他们花费大量时间处理文本文件,电子表格和电子邮件,'t operate in this ideal world of single-piece flow. For one thing, their work is too complex. 您'我们有多个价值流在您中流动,每个价值流以不同的速率流动。这使得无法确定 节拍时间 (对于非精益人群,基本上是平均工作节奏)。

More significantly, the volume, speed, and variability of customer demand makes it ludicrous to work on each item as it arrives in order to precisely meet customer pull. 您'd必须每两三分钟切换一次任务。但矛盾的是,这正是您所做的。每次收到电子邮件时,您都进行检查。每次电话响起时,您都接听。每当同事有问题时,您都会停止工作来回答她。

为了您自己的理智(和效率),必须进行某种批量的工作。但是,您如何与单件流程和客户响应的理想相协调呢?

我认为,答案在于将知识工作者视为 纪念碑机 (大型,复杂的机器,可以流过多个价值流)。这些机器不可避免地要花费一定的时间来设置。对于这些机器而言,批量生产是有意义的,因为它们的设置时间和成本将在整个生产过程中摊销。 (那'这就是为什么越简单越好的机器越好。)

您'就像那样您需要花一些时间来设置-"get into"工程问题,电子表格或性能评估-因此批量进行工作很有意义。 (如果你'曾经在其中一项任务中被打断并且失去了焦点,您知道重新投入其中需要付出的努力。)"production runs"会减少因频繁切换任务而造成的浪费和效率低下。

当然,这意味着库存会增加-尤其是未答复的语音邮件和电子邮件-因此,价值流得以赢得'一定要平稳。但是我相信,下游人员(或最终客户)所承担的等待浪费要少于您每天在任务之间切换数百次所造成的浪费。最好的办法是通过分批发送电子邮件和语音邮件来最大程度地减少等待的浪费-定期处理这些输入,例如每天处理两次至四次。而且,这种有条不紊的处理纸张和电子收件箱的方法将减少丢失或未执行的任务。

因此,请花几分钟时间,将您的工作视为价值流。将相同的批判性思维应用于工作流程,就像应用于物理生产线一样。看看你能不能'证明智能和专心的批处理是合理的,而不是专心进行单件流程的冲动。

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