经典的精益技术在纽约市政府办公室创造了奇迹 最初于2007年9月5日星期三发布, 工业周刊

从3月开始的两个月内,纽约市一个大型市政机构的一个局的工作人员被教导如何在他们的工作中应用精益生产原则。他们没有绘制价值流图,我的公司也没有尝试更改人们工作的系统。而是将重点放在改善每个人的个人工作习惯上,以便无论整个业务流程如何,他们都可以尽可能高效。

在我们不断改进的过程中,该局的工作人员很挣扎。彭博市长和他的废话专员提高了人们对回应的期望。同时,笨拙的官僚程序和制度使人们放慢了脚步。长期打扰破坏了人们专注于工作的能力。没人能有效地管理日益增加的电子邮件负担。结果,工作堆积如山,截止日期也越来越少。人们不知所措,仿佛无法控制自己的工作。

5S学科

我们从将5S原则严格应用于每个人的工作空间开始。就像制造业工人一样,知识工人需要保持工作场所的清洁和有条理,以便高效地工作。这意味着不仅要将文件塞在文件柜中,而且将装订器(连同断铅笔,干的荧光笔,一次性筷子和酱油包一起推)推到顶部抽屉中。他们已经这样做了,发现他们被埋在了低价值或零价值碎屑的雪崩中。

相反,我们将其信息分为三类-工作,参考和存档-并淘汰了过时的垃圾。这种结构使他们能够减少浪费在寻找工作上的时间,并给他们更多的时间来实际创造价值。更重要的是,员工对他们所管理的信息进行了严格的评估,使他们能够识别仅仅是浪费的活动。

结果?查找信息所花费的时间减少了36%,收件箱中腐烂的电子邮件数量减少了95%。

为何修剪电子邮件收件箱很重要?当收件箱充满像拉斯维加斯时代的猫王之类的垃圾时,可怕的“信噪比”使得难以识别和响应真正重要的事情。此外,每封电子邮件都包含信息和想法,这些信息和想法是流经员工的价值流的一部分。当这些信息卡在某人的收件箱中时-当价值流停止流动时-您所看到的不过是另一种形式的超额库存。

保持价值流不断

在制造环境中,装配线使在制品以预定的速度移动。人们必须处理涉及他们的工作,否则生产线就会停下来。但是办公环境不同。没有可见的生产线,这会养成马虎的工作习惯。

在该局,接收,处理,存储,分发和跟踪构成每个人工作的信息是一个巨大的挑战。 (毕竟是政府,甚至在迈克尔·布隆伯格的领导下。)不幸的是,大多数知识工作者在执行这些任务时没有纪律性。他们用力将文件从桌子的一侧推到另一侧。他们洗牌堆。他们阅读电子邮件,将其标记为未读,并且不采取任何措施。他们开始做一件事,失去专注力,而转移到另一件事上,从而导致一堆堆完成了一半的任务。价值流停止流动。结果,截止日期缩短了,同事们无所事事地等待信息。穆达淹没了整个系统。

因此,我们将人们的精力重新集中在保持价值流的移动上。员工学会了通过采取以下四个行动方案之一来处理进入其系统的工作-电子邮件,电话,备忘录,项目-做,委派任务,指定时间解决问题,或抛弃它。这些是“ 4D”。当工作人员严格应用4D时,没有任何东西返回收件箱。价值观始终向前发展。

员工的新工作习惯使积压工作的时间减少了40%(这是精益系统中多余库存的一种形式),处理电子邮件的时间减少了25%。

平滑流动

与任何现代组织一样,该局中没有人独立工作。会议比比皆是,任务繁重,频繁的打扰使任何人都难以专注于他们的高价值活动。这些中断的结果是,价值无法流畅地流动:人们忘记了关键的任务和承诺,并普遍感到不知所措和失控。想象一下,每隔11分钟就会有一条装配线上的工人被拉离工作站参加会议或回答问题:工人会感到压力大,生产线会停顿下来,缺陷率会急剧上升。

我们通过实施个人工作习惯来消除这些问题,这些习惯可以使价值流顺畅。员工通过“会议走廊”减少了不必要的打扰(即,针对非紧急问题的打扰),即每位员工可以开会或交谈的时间。他们安排并阻止了自己的有价值的工作,以便他们可以专注于这些任务。他们为电子邮件响应建立了可持续的“服务水平协议”,而不是支持即时响应。他们减少了多任务处理的数量,转而采用“单任务处理”,从而形成了这样的理解,即一次执行一项任务实际上是一种更快,更有效的工作方式。

这些变化使中断所浪费的时间减少了35%,加班时间减少了35%,这表明人们可以在更短的时间内完成更多的工作。

不仅仅是交接

大多数精益办公室计划都只涉及制作价值流图和创建更有效的业务流程。但这只是减少手印的解决方案的一部分。不管系统有多精简,如果在其中工作的人员效率低下,您仍然会浪费。这就像接力赛:您可以使接力棒的交接变得干净,快速和高效,但是如果跑步者动作缓慢,他们将会输掉比赛。

这就是精益工作习惯发挥作用的地方。这些习惯可确保人们快速运行-在调整预算,计划会议或为新产品制定营销计划时,他们会尽可能高效地工作。

记者查尔斯·菲什曼(Charles Fishman)指出,在美国,一条典型的丰田装配线在一年的生产过程中会发生数千项运营变化。他评论说:“这个数字不仅很大,令人着迷,令人难以置信。在过去的十年中,您改变了多少工作方式?”

请记住,精益不仅关乎系统。是关于人民的。难道不是时候该谈谈他们以及您的工作方式了吗?