“电子邮件是知识消亡的地方。” * 想一会儿。考虑一下隐藏在您的电子邮件收件箱中或您为保存每封邮件而创建的电子邮件文件夹的复杂分类法中某处的信息宝库 只是 正确的地方-您自己的私人,通常运行不佳的Dewey Decimal系统。

阅读Jeremy Sluyter的近期作品后,我开始考虑这个问题 博客文章。他指出,无法访问锁定在各个电子邮件框中的信息会造成浪费。您通过电子邮件提出问题,同事回答,您和公司都将从中受益。但是,当您将信息保存在Outlook中深六层的邮件文件夹中时,

所获得的知识交易已死在您的电子邮件中,让您忘记并且没有其他人看到。下次有人问同样的问题怎么办?实际上,每次有人一遍又一遍地问同样的问题,我们就是在浪费时间。我们都知道时间就是金钱。

杰里米(Jeremy)说,每次通过电子邮件回答问题时,您都应该问自己可以做些什么,以确保每个人都可以回答该问题。即使您的组织没有Intranet,也可以通过多种方法将答案提供给Google查询。 [有关将信息转化为可用知识的更多技术方法,请阅读Bill French的帖子 这里。对我来说,这太先进了,但是对您来说可能有些道理。]

对我而言,这是为知识型员工查看5S的另一种方式。这不是要放一个 订书机和鼠标周围的胶带轮廓 -也许您可以在没有磁带的情况下找到该死的东西,否则,您将不会再长时间待命。 5S只是为了提供信息-使组织的其他部分易于查找和使用。

说到“按顺序排列”,不必太担心组织收件箱和邮件文件夹。考虑一下如何在需要时让您和其他人随时可以使用这些信息。

不要让知识消亡。

*给比尔·法文(Bill French)小费,以表达这令人难以置信的适切短语。我站在你面前谦虚。

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