迈克尔·施拉奇(Michael Schrage)在 丁苯橡胶博客 组织起来主要是浪费时间:

在投入时间,思想和精力来有效地组织自己方面,少即是多。事实上,不仅数量减少了,研究表明它可能更快,更好和更便宜。

IBM研究人员 观察到 “搜索”而不是设置文件和文件夹 因为他们的通信通常会找到他们想要的东西,并且错误更少。与创建和管理电子邮件文件夹相关的时间和开销实际上是浪费。

六年前,我本来不同意施拉格(Schrage):我建议人们拥抱内心 林奈 并为它们的电子文件和电子邮件设置精细的文件夹结构。目标是建立全面的分类法,使人们可以在几秒钟内找到任何消息。但是,当Google桌面可以在0.03秒内找到任何内容时,为什么还要花时间进行所有这些整理呢?是的,您必须仔细研究一些无关紧要的结果,但是花在谷壳上对信息小麦进行分类所花费的时间远远少于您费心地对每个消息和文件进行分类和归档所花费的时间。 (这是假设您没有将亨德森发票错误地放在Hernandez文件夹中;然后它就永远消失了。)

正如Schrage指出的那样,这种方式实际上与精益思想保持一致,因为我们正从“推”式方法转向信息管理(现在就组织,无论您是否需要)到“拉”式方法。方法-组织和整理您的信息 什么时候 您需要找到它。

Schrage没有解决的问题是,并非我们所有的信息都是电子的并且适合搜索。 Google找不到地毯样本和规格表,Etruscan陶器碎片或病理样本的搜索。也没有随机搜索大量未数字化的出版物。对于这些事情,“有条理”确实有价值。

即使是电子信息,有时候组织起来也比搜索信息容易。例如,我的妻子负责她所在区域的13位介入放射科医生的日程安排。她每个月都会向同事发送一封电子邮件,询问他们是否有休假要求,会议承诺或其他她需要解决的安排问题。她将得到如下响应:

“我将于1月22日至26日参加ASCO会议。” “我带孩子从1月20日至24日滑雪。” “我将于1月18日至19日访问Dana Farber癌症中心。” “我将从1月25日至28日休假几天。”

没有关键字,就无法在她的邮件中搜索这些邮件。而且消息甚至无法发送,因为人们并不总是回复她的原始电子邮件。结果,她保留了不同的邮件文件夹来处理计划请求。

我认为有组织的二分法与无组织的二分法是错误的。您的信息有多种形式,需要不同的对待。有时候,成为一名图书馆员会更好,而有时候,成为一名考古学家会更好。您采用的方法取决于您要解决的问题。那是真正的精益思想。

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