您是否是受到某人最近进入您的收件箱的电子邮件所驱动的人之一?你感觉像你吗're chronically a half-step slow in managing your work? If so, try using your 日历 as a 看板。 (对于精益新手,看板是一种在适当的时间触发适当数量的生产的信号系统。) 我在较早的文章中写道,“活在你的日历中”,而不是您的收件箱。通过指定特定任务和项目的日期和时间,您实际上已经为工作创建了生产计划,其中日历(和日历警报)充当了推动工作前进的看板。

现在,我可以听到您的反对意见:“一个真正的基于拉动的工作系统会让我响应传入的消息到达时的情况。生活在日历中会导致批次和库存创建,而不是流程。”

确实如此。我提倡的拉动系统确实会创建库存。而且,如果您的工作只涉及一个价值流​​(就像您在装配线上一样),那么这将不是一个好主意。

但是,您并不能只依靠一个价值流​​。作为知识工作者,您可以同时处理多个价值流,同时要处理多个任务和项目,并为许多不同的客户(您的客户)执行非常不同类型的操作(例如,销售,写作,演示,分析)老板,营销团队,医学期刊编辑),交货日期通常会有所不同。这是一个非常复杂的情况。

因此,如果您要在每个项目到达时进行处理–即时生产,真正的单件生产–您将不可避免地最终创建库存,并且几乎肯定会错过关键的交货日期。而且,由于您收到的工作无法顺利,可预测地进行,因此可以确保您的交付时间表相互冲突。因此,就像机器维修车间必须根据复杂性,交货日期和生产持续时间来计划生产一样,就像医院急诊部门必须根据伤害的严重程度和治疗时间来安排医疗程序一样,您也必须安排自己的时间工作流程。这必然意味着创建在制品清单。

但是-这是关键-您希望日历驱动您完成的工作,而不是工作到达的顺序(,即到达您的收件箱的时间)。日历可以在正确的时间向前推进工作,使您可以正确分配资源(时间和精力)。它使您能够在必要时调整负载,例如,当您遇到客户或产品危机时,将工作分流。它使您可以计算节拍时间并为可预测和重复的工作(例如费用报告或人员评估)创建快速通道。它可以帮助您腾出足够的时间来处理复杂的资源密集型工作,例如为教科书撰写章节或为小时工创建新的薪酬计划。

当您住在收件箱中时,就无法以这种方式管理工作。

当然,生活永远不会按计划进行

从理论上讲,这一切听起来都很不错-但是,当然,生活永远不会按计划进行。您可能已经在星期二上午9点至11点指定了时间来计算每月的清算价格,但是不可避免地会发生紧急情况,并且优先于计划的工作。没关系。实际上,我认为这完全是因为不可避免地会出现紧急情况,您需要生活在日历中。

如果没有日历在正确的时间进行工作,则可能会失去对其他较不紧迫的任务的跟踪。如果您的团队刚刚发现一个重大的软件错误,并且需要花费七个小时的时间来处理,那么您很可能会忘记当天应该执行的操作。

日历可以防止您忘记。只需弄清楚何时可以完成该计划的任务并重新计划它。日历用作看板,然后将在适当的(新)时间将重新安排的工作拉到作业队列中。

但是,如果您不能重新安排呢?如果您的日历忙得不可开交,根本没有时间照顾它怎么办?对于某些人来说,这种情况常常是现实。在这种情况下,日历为您提供了使该问题变得可见的宝贵服务:您实际上可以看到,您没有两个小时来计算销售会议之前的清算价格,而不是对这一发现感到惊讶天(或几周)后。因此,您既可以将清仓定价的责任委托给其他人,也可以选择在周日工作来为自己创建更多的生产能力,或者可以确定这并不那么重要并忽略它。

无论您选择哪种选择,至少都应使这些选项可见,并且使选择具有意识,而不是无形和无意。而且,如果这是一个反复出现的问题(现在可以看到),您将有机会进行根本原因分析和问题解决,以免问题不断发生。

看板不仅用于物流。它也用于信息流。如果您将日历视为看板,则可以确保将时间和精力花费在创造最大价值的活动上,并使工作中的价值流顺畅。试试看。你会看到的。

8条留言