昨天'的《华尔街日报》文章, 电子邮件's Friendly Fire (免费提供) 这里),表明精益思维与传统思维之间的鸿沟有多大。

首先,令人震惊的数据:去年,公司电子邮件用户平均每天收到126条消息,比2003年增加了55%。将这一数字转换为您最有价值的商品(时间),工人现在的支出为26%每天管理电子邮件的时间,这一数字到2009年有望达到41%。( 拉迪卡蒂集团。)虽然您的里程可能会有所不同,但您'这些数字可能相差不远。

问题是't确实是垃圾邮件,或者:

与传统的电子邮件垃圾邮件相比,现在认为电子邮件过载是一个更大的工作场所问题。今天收件箱膨胀的部分原因是一些人所说的"colleague spam"-也就是说,太多的人不分青红皂白地"reply to all"按钮或在琐碎的消息上复制过多的人,例如邀请100位同事在厨房里吃巧克力蛋糕。今天的很大一部分'电子邮件也来自崭新的来源,例如Facebook Inc.和LinkedIn Corp.等社交和商业网络站点,或者来自手机的短信。

自然地,当那里'像这样的问题'总是准备好接受风险投资并创建技术解决方案的人。可以肯定的是,提到的一家公司Xobni的产品可以将一系列功能置于客户之上'的电子邮件收件箱,例如"profiles"的在线联系人包括照片,以及用于设置约会的快速链接。

但这会解决问题吗?如果您有发件人的照片,您是否真的会收到更少的消息或花费更少的时间来处理电子邮件?

你看我'm sure there'对于Xobni而言,这还不止于此,但我仍然质疑对技术解决方案的盲目信念。然后'是我们进行精益思维的地方。

丰田以生产效率着称。该公司还因推出新技术缓慢而闻名。管理层一直认为'在底层流程中断时,花钱购买闪亮的新硬件,软件和设备是毫无意义的:首先确定流程正确,然后确定投资新技术是否有意义。 (工厂和办公室都是如此。)底特律的汽车制造商很难学到这一点,他们在投资了数十亿美元的机器人和1980年代和90年代的高科技工厂之后,发现自己的质量仍然无法满足要求。't match Toyota's standard.

因此,当一家公司开发出一个程序,使Outlook中的电子邮件管理更加轻松时,我'我对此表示怀疑。因为如果破坏了基础流程,世界上最伟大的技术将一文不值。是的。

真实 员工之所以在收件箱中度过自己的日子,是因为大部分邮件毫无用处。与昨天一起'的文章,《华尔街日报》做了一名读者'在调查中,有79%的受访者表示 少于一半 他们的电子邮件很有价值。

你想谈谈 木达?想想这些数字所代表的巨大时间浪费。保守地讲,人们至少有13%的时间都花在电子垃圾上。这个数字可能比这个数字高很多。

电子邮件爆炸的真正解决方案是 '一个新的Outlook加载项使整理,归档或查找电子邮件变得更加容易,这比解决体重问题的办法还多了买一条更大的裤子。

真正的解决方案(精益解决方案)是减少您的电子邮件数量'重新生成和接收。

I'm not a 卢迪特。我不'认为我们应该回到小马快递来处理我们所有的沟通。电子邮件是一种非常强大的工具,可以使业务更轻松,更高效。 (尽管,用 马特·康奈尔,应该像电锯一样对待:强大但危险。)'不会很快消失。

但是如果你不这样做'到2009年,您开始减少处理的电子邮件数量,并开始真正开始工作'将会成为那些花41%的时间处理电子邮件的人之一。那没有'听起来很有趣,除非您真的很喜欢在家工作,而家人却像西格妮·韦弗(Sigourney Weaver)一样 外星人.

我知道他的客户Alcoa刚刚告诉我一位税务律师,他们不再希望通过电子邮件与他联系。显然,美铝'内部的律师和会计师被电子邮件淹没了,他们可以'不能再处理了。现在,他们每周召开两次电话会议,讨论所有问题。并非偶然,他们'在更少的时间内完成更多工作。当然,文档仍通过电子邮件发送,但是实质性的讨论是通过电话进行的,这是一种更为有效的交流方式。

您可能尚未准备好(或没有能力)在您工作的电子邮件策略中进行如此严厉的更改,但是以下是一些简单的想法,您可以尝试管理大量电子邮件:

  • 当您向一群人发送电子邮件时,将收件人放在“密件抄送”字段中。这样可以阻止他们全部答复。 (如果要显示谁在列表中,请将其姓名放在电子邮件正文中。)
  • 与您的主要电子邮件通讯员进行每天10分钟的会议/通话。有重点:覆盖所有您本来可能已放入电子邮件中的非紧急项目。您'您会对可以抢占多少电子邮件感到惊讶。并兑现这一承诺:将其放在日历中,以便您不要't forget.
  • 拿起电话。
  • 下车,走到另一个人。 (谈到变得苗条...。)

用凯文·迈耶(Kevin Meyer)来解释,它没有't pay to worship 假神 技术解决方案。从根本上解决问题,而不是尝试将某种电子灵丹妙药应用到根本损坏的系统上。那'精益思维。而且有效。

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