最初发表于 纽约企业报告 | 下载文章的PDF 对于小企业而言,糟糕的组织的真正弊端就是时间和金钱的可怕浪费。查找所需信息或文件所花费的时间意味着,在满足客户需求或产生计费时间等更重要的事情上花费的时间更少。而且,如果您不认为自己挤满了容量的文件抽屉不会花钱,请考虑一下1997年 华尔街日报 据估计,高管每年浪费6个星期从混乱的办公桌和文件中寻找错误的信息。更好的组织意味着您可以将自己的技能应用到最有生产力和经济效益的任务上。

问题源于大多数人的备案方式:他们专注于备案,而不是查找。结果,它们在任何给定时间最常使用的文件-高价值文件-与所有其他低价值文件被无差别地掩埋。

解决此问题的关键是将纸质文件分为三个不同的类别:

工作文件。 办公桌上的文件抽屉中包含“工作”文件。此抽屉仅应包含您每天使用的文件-您正在准备的演讲稿,会议议程或初步预算。这些项目完成后,您将其移至“参考”文件柜中。

参考文件。 参考文件将镜像您的工作文件-您将使用工作文件抽屉中的相同类别/悬挂文件夹。但是,这些文件保存在远离办公桌的单独文件柜中。除了诸如研究报告之类的明显参考项目外,您还可以在文件中放置年度预算,人力资源表格,营销计划等。关键是这些文件包含您不需要每天查看的项目,但可以间歇性地查看,例如每周或每月。当您确实需要这些文件来完成项目时(例如,准备新演讲),然后将文件移到工作文件抽屉中。

存档文件。 这些文件应保存在文件柜的另一个抽屉中,在办公室的中央存储位置,甚至在异地。您可以在需要时使用它们,但是在您有99%的时间不需要它们时,它们都不会妨碍您。与参考文件一样,当您确实需要这些文件用于项目时,将它们移动到工作文件抽屉中是一个简单的任务。

最后,您的收件箱和发件箱:应该以类似的方式处理。收件箱,无论是纸件还是电子邮件,都仅包含您尚未阅读的项目。阅读收件箱中的内容后,请立即进行处理-转发给相应的人员,将其保存在相应的文件夹中,或-对其进行垃圾回收。像收件箱一样,发件箱也不是长期存储设备。收件箱中放置的物品应在当天结束之前分发或归档。

生活中的80/20规则也适用于您的文件:您仅用20%的文件来完成80%的日常工作。设置该系统,每天使用它,可以节省您和公司的时间和金钱。

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