TPS:思维生产系统 在装配线上很容易发现废物。但是您在办公室需要什么呢?

丰田汽车(Teruyuki Minoura)和约翰·舒克(John Shook)是《学习见解》的合著者和精益企业研究所的高级顾问,他说“ TPS”应真正代表“思维生产系统”。他们认为,致力于精益管理的经理最重要的是,必须不断地提出问题:为什么我们这里堆放零件?为什么这个工人落后?为什么在此过程中出现错误?管理人员需要思考,提出问题,以找到改进系统的方法。

但是您在业务流程中寻找什么?浪费的迹象是什么?您如何发现问题?当您在办公室与知识工作者打交道时,关键的流程低效并不像工厂那样明显。价值流映射只是答案的一部分。您还需要查看并消除人们工作方式固有的浪费。

这是一些您应该问的问题的指南。

收件箱的硬化。 您的IT部门多久必须为邮件服务器购买一次新的存储空间?由于人们存储有关任务关键问题的电子邮件,例如,决定午餐吃中餐,因此他们多久暂停一次邮件特权。 。 。去年四月?

您的知识工作者的收件箱充满了垃圾邮件,就像职业后期的奥森·威尔斯(Orson Wells)一样,因为他们没有精益管理流程来管理电子邮件的浪潮。但是,这些收件箱堵塞的真正成本不是服务器空间,而是这些天来很便宜。可怕的“信噪比”使识别和响应真正重要的内容变得更加困难。考虑一下:1999年,由于对英文和公制单位的沟通不畅,NASA的火星气候轨道器在轨道上被烧毁。一个工作组发现,一封关于正确计量单位的简单未答复电子邮件导致了灾难。 NASA的总损失– 3.27亿美元。

每封电子邮件都包含信息和想法,这些信息和想法是贯穿您的知识工作者的价值流的一部分。当这些信息滞留在某人的收件箱中时-当价值流停止流动时-您所看到的不过是另一种形式的剩余库存。而且正如NASA所了解的那样,当价值流倒退并形成库存水坑时,后果的确是非常昂贵的。收件箱中潜藏着什么? 绝对要这样,肯定要在这里过夜。因为你傻了。 您的公司是否通过预订大量最后一分钟的机票来一手挽救美联航破产?贵公司是否发送大量隔夜邮件?联邦快递靠知识工作者过得很好,他们没有制定有效的项目实施计划,因此需要他们出色的服务才能使工作顺利进行。

当然,没有什么能按计划完美地进行。在最后时刻总是需要纾困。但是,通过使用精益计划技术–确定复杂项目中每个任务的职责,确定清晰的中途登机手续办理地点,(最重要的是)让人们提前知道他们将需要什么以及何时需要–您可以减少这些拼命的争夺频率是在4:00 pm赶上FedEx卡车,以使他们有机会花20.75美元邮寄一封信。对于非数学专业的学生,​​这是普通邮件费用的53倍。 “该死的吉姆,我是会计师,而不是考古学家!” 您的会议室是否总是因为人们尴尬地使用办公室开会而总是被预订?当您的CFO需要在靠近门的那堆底部找到客户文件时,他会使用Carbon-14约会吗? (不,不是那堆。那是在门另一侧。你知道,在另一堆旁边。)

如果看起来像是您精美任命的办公室中的考古发掘,则您的知识工作者不知道如何处理流向他们的价值流。与电子邮件一样,每张纸都代表您应努力消除的库存。此外,在价值流下游的人正在等待该信息的可能性很高(这是一种浪费,还记得吗?)。如果是没有人在等待的毫无价值或过时的信息呢?嗯,那么您要支付垃圾租金-平均每人大约11平方英尺的文件空间。

这是办公室并非Whack-A-Mole游戏。 人们为什么在工作中呆得这么晚?人们是否在周末来赶上他们的项目?人们是否曾经专注于他们的工作,还是总是被打断?为什么人们在收到电子邮件后立即对其进行回复?

如果您的办公室看起来像是Whack-A-Mole的游戏,而头却不断地从办公室门里或小隔间墙上弹出,并且电子邮件警报的声音无休止地响起,则说明您的知识工作者无法高效地完成工作。当然,他们相处融洽:加州大学欧文分校的一项研究发现,知识工作者每11分钟就会中断工作,而Basex的一项调查显示,有55%的高管在收到电子邮件后便立即阅读。

这种持续的注意力分散是昂贵的。美国联邦航空局(FAA)发现,从一项任务切换到另一项任务会使效率降低20-40%,这意味着人们无法尽快完成工作。考虑:由于非精益工作习惯,您的知识工作者每天损失45分钟。在整个一年的时间里,大约需要4½个工作周。您是否要计算这种效率低下的泰坦尼克号费用? 更好的工作方式。 在美国,一条典型的丰田装配线在一年之内进行成千上万次运营更改。记者查尔斯·菲什曼(Charles Fishman)指出:“这个数字不仅很大,令人着迷,而且令人难以置信。在过去的十年中,您改变了多少工作习惯?丰田的生产线员工每年改变数十次工作方式。”

实际上,丰田并不是真正致力于生产汽车。丰田致力于寻找生产汽车的更好方法。如果您管理业务流程,则需要相同的心态。您需要集中精力改进知识工作者实现价值前进的过程。这涉及到价值流的组织方式以及人们在价值流中的工作方式。

正如约翰·舒克(John Shook)所说,“完成任务并更好地完成任务,成为一回事。”这是更好的工作方式。

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