加尔·雷诺兹' excellent blog, 简报禅指出丰田汽车公司总裁敦促员工 停止使用Powerpoint for the creation of 单据. (By the way, if you want to learn how to make better presentations, you can'做得比读书更好 Garr's blog and buy his 。您'再也不会以同样的方式来考虑Powerpoint了。您的听众会为此感谢。)加尔写道,

渡边说(在过去的美好时光?)他们曾经用一张纸来提出一个明确的观点或建议,或总结一个问题,但现在一切都在PowerPoint中,他说,它要用很多张纸和昂贵的颜色...但是'真是浪费。 CEO并不是说PowerPoint必定有害(他没有在实际演示中提及它的用法),而是说打印出来的"documents"使用演示工具制作的内容往往较少,清晰度较低,但使用的纸张/墨水更多,并且花费了更多时间。
当我与客户在办公桌前一起工作时,'我对Powerpoint平台的电子和物理堆积一再感到惊讶。成堆的纸张堆积在凭证上,数GB的内存阻塞了邮件服务器,所有这些都是为了通信。但这真的是最好的沟通方式吗?交流的目的-即信息的传递-被我们所掩盖的媒介遮盖了'重新使用?我们是在浪费而不是效率吗?

I'我当然不是在严格地谈论Powerpoint。一世'm指所有内部沟通形式:电子邮件,会议,演示,走廊上的快速对话等。'重要的是要考虑最佳的信息传输方式。考虑到人们有多忙,以及安排会议有多困难,在项目团队中与八个人举行会议可能不是最好的更新方法。发送给团队的电子邮件或公司Wiki可能更有效。相反,可能是六个人之间进行长时间的电子邮件交换'解决棘手问题的最佳方法;会议是识别根本原因并生成解决方案的更自然,更有效的方法。

从更大的意义上说,我们做的很多事情-或被要求做的-浪费在工作中。看看六个星期或六个月前收件箱中的一些未读电子邮件:显然,该组织在您无视任何问题的情况下幸免于难,并且您已经'被解雇了。在那种情况下,那封电子邮件真的很重要吗?电子邮件中要求的工作有任何实际价值吗?您参加的那90分钟的会议真的需要花那么长时间吗?您是否真的需要在收件箱和已发送邮件中都保留该15MB Powerpoint的副本?正如Garr在他的博客中写道,

在充满挑战的经济和降低成本的氛围中,您如何看待(1)需要花费更多时间,(2)需要花费更多金钱,却(3)效率较低的任何商业惯例?本着 改善 (持续改进),即使浪费很小,也必须消除。
您必须对在工作的各个方面消除浪费保持警惕。无论浪费是以延迟10分钟开始的会议,不必要的FYI电子邮件,膨胀的Powerpoint滑盖还是浪费时间在办公桌(或文件服务器)上寻找文件的形式,'区分浪费和实际工作至关重要。

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