我将在本月晚些时候与一组丹麦公司进行为期一天的讨论,在准备过程中,我对他们的精益工作状况进行了调查。即使他们在制造领域取得了良好的进步,他们中的大多数人似乎仍在努力将精益生产引入办公室/行政区域。

我在大多数客户以及在各种精益会议上遇到的公司中都看到了这种模式。在某些方面,这没有任何意义。毕竟,重新安置机器,重新设计生产线以及重新设计设备和产品要比在几张桌子周围移动,更改计算机界面或更改部门之间的纸张流动要困难得多。但是,公司仍难以将精益思想传播到办公室。

我对此有一些假设:

1.在办公室很难看到废物。 办公室工作人员主要处理电子,而不处理质子;也就是说,他们的工作采用电子文件的形式,而不是金属,塑料,玻璃和木材的实体。在办公室里,废物不会像实物存货和在制品那样堆积;它隐藏在服务器上的文件,电子邮件收件箱中,以及真正难以发现的鼠标额外单击中。它不会费力地在整个工厂范围内运输;它来回发送电子邮件(通常是令人发指的“全部答复”)。它不是等待下一部分的闲置机器。检查Facebook是一个懒惰的大脑。

2.减少办公室浪费成本。 废料很昂贵。加班费很贵。不需要的空间和不使用的机器很昂贵。电脑存储?纸?不能解决客户问题的大脑?加班的薪水工人?便宜,便宜,免费和免费(分别)。可以肯定的是,办公室里有小时工,但是我很少看到员工得到加班费来处理更多的发票,这些发票要等到第二天。当工厂里有很多钱时,很难让高级领导团队专注于办公室里丢失的一些钱。

3.办公室浪费很难计算。 与上面的第二点有关,生产区域中的废物很容易测量。废料成本,加班费,成品维修,地板租金—所有这些都很容易衡量。但是,要计算办公室浪费,需要有真正的意志力和一些创造性的假设。无意义的电子邮件花了多少钱?返工不完整的新帐户申请表需要多少费用?等待每月财务数字的价格是多少?这都是浪费,所有时间都可以花在做更多富有成效的工作上,但是很幸运能在财务成本上达成一致。办公室浪费的最大组成部分不是月底财务报表中显示的固定成本。这是机会成本。

4.客户(通常)不会抱怨办公室的浪费。 当产品质量变差或您的交货延迟时,客户会毫不犹豫地抱怨。但是我不记得最后一个抱怨的客户,因为他们最近没有拜访他们的销售代表。 “您花太长时间为我开票”,从来没有客户说。 事实是,办公室职能虽然是保持公司运转并按时向客户提供合适产品所必需的,但对客户的重视程度却与产品本身不同。

5.我们不太擅长谈论办公室的浪费。 如果不进行全面分析,我估计80%的书以及这些书中的80%的示例都集中在车间。当公司使用精益课程时,他们主要在工厂环境中谈论8种浪费和精益工具。这不仅使办公室工作人员更难于理解如何在他们的区域应用精益,而且还巧妙地传达了一条信息,即精益是用于车间而不是用于办公室的地毯。人们到日本丰田旅行时,他们从不踏足办公室,只踏足生产领域。实际上, 甚至丰田也没有在非生产区域应用TPS。

所有这些因素意味着,领导团队花费在专注于办公室的精益上的时间不如他们在车间上花费的时间多。由于渴望获得领导层的关注,办公室精干的努力充其量只能使进度缓慢,最糟糕的是停滞不前。

不过,如果您真的想成为一个精益组织,则必须将精益思想带入公司的所有领域。使用我书中的健身比喻, 建立健康组织,您可以在健身房里度过一整天的双腿下蹲,但是如果您不训练自己的心脏,就不会变得非常健康-可能会患冠状动脉。您的公司就像您的身体一样,是一个完整的系统。您必须训练所有这一切,而不仅仅是一个区域。

您将如何处理这个问题?

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