几周前,我提供了五个原因,说明了为什么大多数公司的办公室和行政管理人员都不太苗条:

  • 在办公室更难看到废物 
  • 减少办公室浪费 
  • 办公废物很难计算
  • 客户(通常)不会抱怨办公室的浪费
  • 我们不太擅长谈论办公室的浪费 

自然,一位读者要我把钱花在嘴边,并提出解决这个问题的建议-鉴于我以顾问为生,所以我认为这是一个公平的要求。即使每种情况都是独特且特质的,以下对策对于任何组织都值得:

1.将速度和质量作为办公功能的目标。 计算交易性重复任务的节拍时间,例如输入订单,支付发票,处理考勤卡等,并据此评估您的表现。即使上班族会声称他们的工作是完全可变的,但实际上对大多数办公室和行政服务的需求是相对可预测的。甚至看似随机的工作(如打入客户服务电话)通常也可以细分为可以解决的离散类别,例如,打入客户的电话中有25%可能与运输信息或发票问题有关。如果满足节拍时间不是问题(例如,在月底结帐),则应衡量并确定执行这些任务所需的时间,并向团队提出挑战,要求他们找出如何更快地完成这些任务。

2.开始将办公室的错误和错误视为真正的缺陷。执着于品质。 精益思想家对于在车间中追求缺陷感到狂热—每一次漏焊,每一次刮擦油漆工作,每一个螺丝脱落都会导致深入的根本原因分析和大量对策。对办公室中的错误也采取同样的狂热态度。是否曾经下错订单?人们是否曾在保修索赔中输入错误的运输信息?产品开发人员是否每个都会在产品规格表中转换样式代码或价格?会议是否会围绕下一步变得含糊不清?您是否有其他人在开会,为什么他们不在那里?供应商是否需要打电话跟进发票?这些不仅仅是轻微的错误或错误。它们是缺陷,会造成浪费的返工,浪费宝贵的时间,并危及您与供应商和客户的关系。认真对待他们。 

3.在办公室里写一本关于精益的书。 当然不是字面上的。但是您可以积极地寻找在行政领域应用精益管理的其他组织的示例。了解英国的Fujitsu Services如何在呼叫中心以精益思维进行出色的工作(完整案例研究) 这里, 更易消化的摘要 这里。看看Karyn Ross和Jeff Liker的新书, 丰田卓越服务之道,其中有许多公司在其办公室职能中使用精益来同时提高效率和客户服务的示例。与规模较大的精益社区互动,并询问有关他们如何通过精益改善办公室工作的示例。而且,当然,您可以开始捕获并记录所做的改进,以激发更多改善的热情。

4.站在大野圈中。 大野外一(Taiichi Ohno)出名(或声名狼藉,视您的脚酸痛而定),因为他在工厂地板上画了一个圆圈,并要求员工整日站在其中,以便他们可以深入观察正在完成的工作。在工厂中,除了所有机器和金属都在移动之外,还有更多值得看的东西,但是您仍然可以看到相当多的办公室工作人员。他们在工作中被打扰的频率是多少?进入计算机系统的通用屏幕需要多长时间?他们多久切换一次任务?他们花了多少时间参加会议?他们在这些会议中扮演什么角色?为了完成一项交易,部门之间发生了多少交接?收件箱中的工作项(发票,客户订单,工程变更单等)在接收之前要存放多长时间?集中观察的简单练习将帮助您看到浪费。

5.要求别人做你的工作。 位于圣路易斯的工业HVAC制造商Cambridge Engineering的工厂车间工人定期请他们的同事为他们做几个周期的工作。为什么?一方面,很难看到自己工作中的浪费。当您看到其他人不知道您已经内部化的变通方法和捷径时,当他们看到一个混乱的过程时,这一点就更加明显了。看着别人照做,可以使主要工人对该过程有新的认识。 (工作人员通常会录制视频给其他正在工作的人,以便他们以后可以一起查看。)录制某人单击鼠标的视频并不那么令人兴奋,但是当您看到其他人通过计算机摸索时,仍然可以看到新鲜的事物。在产品开发规范包中以四种不同的形式填写相同的信息时,屏幕上会显示错误或出现数据输入错误。

尝试这五种方法,看看它们是否不会帮助您在办公室里精打细算。 

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