想象一下去车间,得知您未达到生产目标,因为生产线的开工晚了10分钟,而一位工人的班次却迟到了。或者发现您错过了生产目标,因为其中一名工人不知道他应该在哪条生产线上工作以及客户需要什么规格。或者发现产品缺陷,因为其中一名工人没有密切注意产品-他在执行工作时正在和母亲通电话。

可笑,对不对?不能忍受吧?你会 决不 在工厂接受这些问题。

那么,为什么要在办公环境中容忍相同的问题呢?由于人们没有按时出席会议,会议开得晚了。当他们确实出现时,他们通常是毫无准备的。他们错过了重要问题,因为他们正在检查电子邮件。在会议之外,许多人甚至都不知道那天该怎么办,他们会回应最新的火灾,或者只是处理无限待办事项清单上最简单的项目,而不是对自己承担重要工作负责按时完成。

我们经常谈论知识型员工,好像他们需要与车间员工一样对待—他们很有创造力!他们的工作变幻莫测!他们不是机器!他们是高管主管!但是事实是他们仍然 生产 工作人员。这意味着我们可以像处理车间中的工作和问题一样处理他们的工作,并解决他们的问题。

以会议开始(和结束)较晚为例。当苹果掉到头上时,牛顿并没有发现《迟交法则》,这不是一个不可回避的现实。这只是一个问题,没有什么可以阻止您派遣六西格玛黑曜石腰带的特警队来进行工作的。我的猜测是,如果您的车间每天都不准时开始,或者生产单元在一小时内没有达到目标零件数量,那么您会这样做。 

或者,在分析实际生产过程时,考虑精益思想者如何疯狂地专注于增加增值工作量并减少浪费。他们会热切地部署时间运动研究,标准工作组合表和意大利面条图,以节省一半的时间。但是,什么时候才是我们最后一次考察大多数副总裁的工作方式呢?没有价值的电子邮件会浪费多少时间?澄清或重复请求花费了多少时间?在不必要或运行不佳的会议上花费了多少时间?

如果我们沉迷于为客户创造价值,那么让我们开始谈论我们自己在增值工作上花费的时间。根据我的调查(非常非正式且非常不科学),大多数中高层办公室工作人员一天只花20%至30%的时间从事增值活动。他们的其余时间都花在了删除所有回复的电子邮件上(并努力处理)。

在改善车间工作中非常有价值的精益工具在难以看到工作的办公室中同样有价值。例如,领导者的标准工作是减少“行政管理”的有力方法,这种管理通常会在您的工作日造成严重破坏,并阻止您参与团队的辅导和问题解决。内部通信的标准工作使您可以清楚地了解应该使用哪种通信介质来处理不同类型的问题(紧急问题?打电话给手机。复杂问题?面对面是最好的。情感上令人担忧的事情?电子邮件=不好。)

可视控件可以帮助推动办公环境的改善。会议记分卡使您可以发现问题(“营销团队会议永远不会准时开始,而财务会议并不总是有明确的行动项目。”)并制定对策。简单的理货单和pareto图表可以突出显示破坏您工作流程的中断类型。甚至一个简单的图表显示了您当天的目标和实际生产量,以及关于出了什么问题的评论,都可以帮助您开始分析和改进工作方式。

现在是时候照镜子,开始将精益工具应用于您自己和您自己的工作。仅仅因为您在晚上或周末工作时领薪水且不花公司加班费,就不能给您免费通行证。 

更糟糕的是:挥舞着精益求精的旗号,要求在不检查自己的工作环境的情况下对车间进行改进,这使你成为伪君子。没有人喜欢伪君子。

(本文首次出现在 精益邮报

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