在某种程度上,无论是由于疫苗,2分钟的测试还是从群免疫,COVID大流行都会通过。但是,如果您想在后COVID时代蓬勃发展,就必须立即着手进行运营改进。毕竟,如果您已经在竞争对手已经解决的情况下走上起跑线,那么您将永远不会追上。价值流映射是一种工具,可帮助您现在和在World 2.0中变得更快,更灵活。

 

什么是价值流映射?

价值流图(VSM)在任何种类的端到端流程(例如定购现金或引入新产品)中都显示了物料流和信息流。通过揭示流程内部和流程之间的交接,延迟和缺陷,它们可以像X射线一样透视您的运营中其他看不见的工作,从而使您能够解决长期存在的问题,这些问题会使您的组织变慢且无响应。 

我的两个客户(一家中型女孩礼服制造商和一家露营配件小制造商)利用了COVID导致的业务放缓来绘制关键流程。他们的地图揭示了许多步骤,包括交货时间长,信息流差和错误率高等,这些都是迄今为止隐藏的明显改进机会。两家公司都已经看到了降低成本和缩短交货时间的好处。

以下是三个示例,说明了他们的地图如何帮助他们更清楚地了解其流程并进行更改以提高效率。

样品开发
服装制造商在美国设计服装,并在​​亚洲使用合同工厂进行制造。设计和开发是一个迭代过程,其大致工作原理如下: 

 
 

根据物品的复杂性或织物的特性,可能会有第三轮或第四轮采样。 

每批货物的下一步需要2-4天的交货时间:实际的运输时间,以及等待联邦快递提取和交付包裹所花费的时间。总体而言,样品的来回运输可能会使产品开发时间增加几周。当VSM清楚地说明了无附加值的等待时间时,领导团队将视频集成到了流程中,从而消除了运输。现在,样品完成后,设计和开发团队将通过视频会议与工厂进行审查,工厂可以立即开始下一轮工作。这不仅可以节省数周的时间,而且可以提高清晰度并减少通信错误。更好的是,该公司总裁估计,仅在一年的时间里,他们就可以节省数十万美元的运费。 

销售和商品推销
价值流图显示了公司的另一个障碍:销售过程。与大多数公司一样,销售团队会在旅途中取样衣服以访问客户。在全国范围内飞行既昂贵又费时,但这是业务往来的方式,很少有人对此提出质疑。

COVID出行限制使这些客户无法访问。因此,像大多数公司一样,他们开始通过视频在线进行客户演示。但是,他们对销售流程进行了重要的更改-与让销售人员展示产品线不同,销售和设计团队为客户做了“罐装”演示。销售人员仍然充当客户的声音,维持与客户的关系,建立会议并管理订单,但是由设计师来设计客户的生产线。 

VSM强调了旧过程中明显的低效率:设计师向销售团队解释了这条线,然后他们不得不将设计灵感和愿景传达给客户。从本质上讲,这是一个电话游戏,可预测的结果。通过销售团队的中介,设计师的总体愿景并未得到清晰传达。更成问题的是,当面对任何买家的怀疑时,销售人员会建议带回较旧的样式,这会损害整个生产线的设计一致性。设计在工业设备中可能并不重要,但时尚应有尽有。 

VSM帮助公司识别并分离了成功所需的不同类型的信息流。从设计师到客户的直接联系增加了客户对品牌的理解和赞赏,提高了设计师的士气,并以更有效率的方式重定向了销售团队的工作。 

挑选,包装和运输
露营用品制造商使用VSM来解决另一个问题:他们无法满足最大客户亚马逊的较短送货时间要求。亚马逊每周星期一订购一次。过去,亚马逊最多允许公司四天交付订单。但是现在亚马逊要求在三天内(到周三)收到订单,否则将面临罚款。在当前流程下,无法满足新条件。

这是VSM的简化版本,用于处理亚马逊的订单(或任何通过EDI到达的订单):

 

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该地图使几个问题立即可见:

  1. 重新排序并重新打印订单会产生不必要的错误。 

  2. 在接到订单和批准建造之间有很长的延迟,因为运营总监在例行的星期一上午例会中开会了三个小时。

  3. 为期三天的交付时间导致产品无法满足亚马逊的要求。 

当然,当每个人从桌子的同一面以字面和隐喻的方式看待VSM时,问题和解决方案都是显而易见的。 

在制图过程中进行的讨论表明,采摘团队不需要重新订购该订单。运营总监将每周的会议推迟了一个小时,以便他可以在构建计划准备就绪后立即批准。而且公司计划在每个工作日进行小批量生产(而不是在周三进行大批量生产),因此他们几乎总是有亚马逊订单的库存。现在,该公司在同一天(或最糟糕的是第二天)发货亚马逊的订单。 

VSM关键条款
价值流映射对行话非常满意。您无需成为统计分析专家即可评估要映射的流程的质量和效率。三个关键术语是: 

  • 交货时间(L / T): 提前期是指从将工作移交给一个人到将其移交给下一个人的时间。提前期包括所有不活动的时间段,包括机器停机时间,转换,等待批处理过程(如FedEx提取或数据库更新),中断等。  

  • 处理时间(P / T): 有时称为“触摸时间”,处理时间是指该人没有延迟,没有中断,没有计算机崩溃,没有零件搜索,没有信息等待等完成任务所需的时间。 

  • 完整准确的百分比(%C&A): 等同于制造环境中的“首过合格”,这是对服务设置中每个步骤所完成工作质量的度量。 %C&A由下游人员评估,而不是由工作人员评估。在办公室/管理员/服务环境中,方向正确性比统计精度更为重要:抵押贷款申请在80%的时间是正确的还是85%的时间都没关系,我们知道还有改进的余地。  

最佳实践
绘制价值流与技巧一样多。但是,请记住一些最佳做法。 

  • 测绘是一项参与性活动,需要一线工人和高管参与。需要一线工人,因为他们是专家-他们知道流程的实际运行方式。需要执行人员,因为任何更改都需要获得他们的批准,并且他们必须了解测绘团队的经验,这一点很重要。 

  • 遍历价值流,了解工作实际如何在公司中流动。您想绘制现实,而不是现实 应该 发生或你 认为 is happening.

  • 不要判断! VSM旨在显示当前工作的混乱情况。如果工作没有“正确”,不要批评别人。

  • 在评估VSM时,请寻找以下改进机会的迹象:
    o   处理时间与交货时间之间存在较大差异。
    o   完整率和准确率较低(即错误率较高)。
    o   死胡同或断开连接的信息流。
    o   步骤之间的库存积累。

映射价值流可能既费力又费时。创建准确的当前状态图通常需要几天(和多次通过)。而且,需要花费更多时间来设计这些流程中的改进,以使价值流更快,出错更少。

但是,COVID提供了巨大的改进机会。大流行不由自主地迫使每个人进行了大规模的改变。工人们失去了所有支柱和拐杖,这些支柱和拐杖将工作站固定在了旧的工作方式上,它们的工作台,手提篮,卷笔刀,咖啡好友,宠物怒气冲冲,无可奈何。这种巨大的变化意味着人们不再能够说:“但是我们一直都是这样做的。没有这一步,我将无能为力。”没有这些锚点,变革的阻力就会大大降低。没有什么可保留的,因为不再有旧的工作方式。

要在后COVID领域蓬勃发展,将要求组织变得更加敏捷,执行得更快,出错更少。大流行显然已经改变了我们的工作方式,甚至是永久的工作方式。但这也意味着改变是一种促进, 如果您有意愿和胃,那就是前进的绝好机会。

最初发布于9/29/20 工业周刊



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