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买一条大裤子不会解决您的体重问题。

ew!万一您担心即将到来的前往Slippery Rock的5个小时航班无法访问电子邮件,JetBlue会通过机上互联网访问来进行救援。你'我再也不必忍受三个完全没有联系的小时,而不必从CEO那里得到告诉你他女儿的消息'女童军饼干在他的办公室有售。

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威尔·史密斯(Will Smith)获得精益。

蒂姆·沃克(Tim Walker)在Business Insight专区 博客 关于威尔·史密斯(Will Smith)及其惊人的职业道德。蒂姆(Tim)引用史密斯的一句话 60分钟 面试:

“我从来没有真正把自己视为特别有才华的人。我认为自己的才能略高于平均水平。我擅长的地方是荒谬,令人恶心的职业道德。你知道,另一个人在睡觉吗?我在工作。当另一个人在吃饭吗?我在工作。当另一个人在做爱时,我的意思是,我也在做爱。但我真的很努力。”他笑着告诉Kroft。

据我所知,威尔·史密斯没有'对精益一无所知。但是,他清楚地了解持续改进的概念。也许甚至更重要的是,他展示了一种有纪律的方法来进行改进。蒂姆写的很好

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60分钟会议有何神圣之处?

那里'在欧内斯特·海明威的一幕's novel, 太阳也升起,其中两个字符在栏中聊天。其中之一描述了他的生意如何破产。他解释说"逐渐地,然后突然。"这恰好是您的办公室从上次清洁狂潮后的组织状态转变为当前龙卷风后拖车公园状态的方式。

它逐渐开始。您从上午9:00的会议运行到上午10:00的电话会议,同时将笔记和第一次会议的一些讲义放到办公桌上。您在下一个之后又做了一次。接下来。冲洗并重复。你告诉自己你'd稍后再讲所有这些东西。 。 。但是,当然,您从来没有做过:当您终于回到办公室时,您只是将它推到办公桌的后角,然后浏览电子邮件。然后突然你抬起头,到处都是成堆的文件,便签,PowerPoint甲板,cocktail草的鸡尾酒餐巾和酱油包。就像海明威所说:逐渐地,然后突然地。

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精益的电子邮件管理方法:与技术无关

昨天'的《华尔街日报》文章, 电子邮件's Friendly Fire (免费提供) 这里),表明精益思维与传统思维之间的鸿沟有多大。

首先,令人震惊的数据:去年,公司电子邮件用户平均每天收到126条消息,比2003年增加了55%。将这一数字转换为您最有价值的商品(时间),工人现在的支出为26%每天管理电子邮件的时间,这一数字到2009年有望达到41%。( 拉迪卡蒂集团。)虽然您的里程可能会有所不同,但您'这些数字可能相差不远。

问题是't确实是垃圾邮件,或者:

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根本原因分析:误解三

这是关于神话的三部分系列的最后一部分,这些神话构成了我们在工作场所中的思维基础,并导致浪费和低效率。

误区3:"I'米从事服务业务。一世 *必须* 立即回应。"

这可能是您所下的最有力,也是最有害的神话。它破坏了效率,蒸发了生产力,并且引发了比其他任何人更大的压力和不满。

我是双曲线吗?是的,绝对可以。但是这个神话是值得的。

客户一直抱怨自己感到被动,而不是主动。他们'总是灭火。他们在办公室呆了12个小时,尽管忙着吃午饭,"didn't get anything done." That they'重新埋在电子邮件中。他们'总是打断。当我问他们为什么他们没有'为了达到他们的战略重点,他们耐心地(就像对孩子一样)解释自己'从事服务业务,结果,他们必须立即做出反应-接听电话,发送电子邮件,开门等。

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根本原因分析:神话2

这是关于神话的三部分系列的第二部分,这些神话构成了我们在工作场所中思考的基础,并导致浪费和低效率。

误区2:"I'我只会先处理一些简单的事情,然后再处理大项目。"

像所有好的幻想一样,这一首歌也带有逻辑的单板,这使其非常有吸引力。看起来确实很合理,对吧?首先,先写几封电子邮件,然后再沉迷于构建该电子表格'我一直在恐惧。或打几个电话,然后浏览最近三个月的费用报告。

您认为将一堆简单的事情从待办事项清单中删除是有意义的,因为这是一件大事,棘手的,令人讨厌的事-每次您看到它时(主知道您'我在两个月的时间里看了很多次'一直坐在你的桌子上)让你觉得自己很烂,因为你可以 '似乎无法完成它-需要很长时间才能完成。坦率地说,您可能需要花费多长时间或有多困难才是正确的。

但是你'把这项任务放在简单的任务后面是错误的。这里's why:

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根本原因分析:误解1

精益方法的关键工具之一是 根本原因分析。与仅解决问题症状的工作场所解决方案相反,根本原因分析用于确定问题根源所在的真正问题。

在大多数工作场所中,低效率,混乱和浪费是其中三个神话的基础。在接下来的三周里,我'将解决这些问题。我的猜测是,当您看到错过最后期限,加班的人,陷入困境之间的事情以及过多的联邦快递账单时,您可以确定其中一个或多个神话是根源。这里's the first.

误区1:我'll get to it later.

嗯,我该怎么说呢?不,你赢了't。以后再也不会来。从现在到"later," you'将有6次令人震惊的会议,114封紧急电子邮件,需要您帮助的15个同事打扰"just a second,"在休息室里举行了两次生日庆祝活动。

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难怪她很少有性高潮。

"我喜欢在做爱时读书。和通电话。您可以完成很多工作。" (女演员詹妮弗·康纳利(Jennifer Connelly),2005年)
上面的引用可能与诸如 马特·康奈尔, 蒂姆·沃克, 蒂姆·摩根(Tim Morgan), 梅林·曼,而其他人则反对多任务处理。但是很少有任何陈述使多任务处理的愚蠢如此明显。

在最新一期的 大西洋月刊 沃尔特·柯恩(Walter Kirn)对多任务处理(多任务者的秋天, 可用的 这里。)涵盖了很多领域,而且雄辩地说也很不错。对于那些错误地认为多任务处理可以帮助我们完成更多工作的人,他写道

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一种提高生产率的简单方法。

停止使用电子邮件。 (每时每刻。)

上周,《华尔街日报》发表了一篇有关每周强制执行无电子邮件日的公司的文章。 (您可以免费阅读该文章 这里。您可以想象,这些公司中的许多人在听到有关电子邮件禁令的消息后便中立了"a needless obstacle"完成他们的工作。而且,当然,与黑莓和其他电子邮件工具分离所带来的简单冲击与投入戒毒所并没有太大区别。

但在这里'有趣的是:最初抵制该禁令的大多数人都来支持这项禁令。 U.S. Cellular产品管理总监逐渐意识到,阅读和回复她发送的所有电子邮件可能会对她的同事造成负担。文章中的其他人评论说,人与人之间的互动不仅在业务中很重要,而且实际上使它变得容易。

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如何避免浪费您的所有时间在会议上。

不仅动脉硬化。您的日历也可以。

您知道自己每天都忙着开会时,正遭受日历的硬化症,以至于您没有时间去做那些会议产生的任何工作。但是,您沉迷于会议室中的时间有多少才是真正有价值的?可能不如您所愿。在聆听另一份有关6-12岁儿童最重要的有机谷物市场份额增长的令人震惊的报告时,一切都很好。'可能不像观看那样有趣 30摇滚 from your couch.

当我告诉您很多事情肯定不是新闻快讯时 木达 在会议上。因此,这里有三种避免巨大的吮吸声音的方法,这意味着善意的同事及其会议将您宝贵的时间弄得一团糟。

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请注意,您是所有法律和会计师事务所的合作伙伴

恭喜:每年经过1900年以上的六个月,七年或更长时间的磨砺之后,您'已成为合作伙伴。现在您将获得豪华的办公室,丰盛的午餐和周四的高尔夫比赛。等一下。它'不再是1960年代了。不过,您仍然可以在公司中分享's profits, and that's not bad.

除此之外,用马歇尔·戈德史密斯(Marshall Goldsmith)的话来说,是什么吸引了你't get you there.

作为一名同事,您因增加可计费时间而获得奖励。但是那'不再是您的游​​戏了。那's not how you'作为合作伙伴将获得成功。你'不要通过在Johnson IPO上再花几个星期六并错过所有孩子来将您的业务记录从200万美元增加到2,200万美元's soccer games.

您需要减少计费时间,并增加在业务开发上花费的时间。唯一的方法就是尽早,经常且有效地开始委派工作。

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您不需要无聊的压力球。

那里'如今,在压力球领域做大生意。您几乎不去办公室,几乎看不到别人的灰尘'的书桌。当然,灰尘表明他们没有'工作。 (除非您的目标是发展功夫抓地力,并具有真正指挥权的握手。)

但在这里'秘诀:您的工作不是't stressful.

大学教师'别误会我-您的工作很艰巨且困难。但是,压力通常不会'这是您所做的工作所固有的。而是'您对工作要求的反应。如果你're stressed, it'是因为您缺乏知识或系统来满足这些需求。 (但是,如果您'从事您公司的其中一项工作'是否存在,取决于您做出的每个决定(Aeron椅子还是Mirra椅子?),请随时跳过此步骤,然后重新开始工作。)

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5时速70英里。

您上周不希望成为宾夕法尼亚州的I-95州长。

在我上一次商务旅行中,开车沿着那条出租汽车沿着高速公路行驶,摆弄窗户,调节空调,并试图在收音机上预设NPR,我无法保持恒定的速度。我到处都是,从50 mph到75 mph。哦,好吧,我开始像你祖父一样开车,左转弯信号灯亮了几英里。

现在,在高速公路上以恒定的速度行驶实际上并不那么困难。我们大多数人在获得驾照之前三到四年就掌握了这项技能。但是,我做不到。用我自己的车,没问题。但是在出租汽车中,仪表盘布局不熟悉–没办法。我无法专注于主要任务-以恒定速度驾驶汽车-因为我不得不分配智力资源来寻找仪表板上按钮的出路。

那么,这与您,您的办公室和 5S?

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伊斯坦堡不精益。

至少不是在机场。

在接下来的几周内,我的博客将变得稀缺,因为我'm是在伊斯坦布尔,希腊,剑桥进行的长期商务/个人旅行。 。 。特拉华州纽瓦克。

抵达伊斯坦布尔'昨天在阿塔图塔克机场,签证制度效率低下令我震惊。签证在与护照检查不同的位置出售。因此,下飞机后,游客走到一个地方,排队,购买签证,然后走到另一个地方,排队以进行护照检查和移民。

最重要的是,那里'没有明确的迹象表明您必须在两条不同的线上等待,因此大约一半的乘客必须在大约5分钟后离开护照线,才能在签证窗口加入人群。

为什么不将签证与护照管理同时出售?或者至少,为什么没有一个清晰的标志告诉人们先去这里,然后再去这里?将彩色编码的线放在地板上。为了避免浪费时间和精力不足的旅客抵达该国,应该采取一些措施。

不是我'我脾气暴躁或其他...

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专注于产品。不在你身上

在他们的开创性著作中 精益思维Jim Womack和Daniel Jones说:“当您专注于产品及其需求,而不是组织或设备时,一切都会更好。”这是一个简单且看似强大的概念。即使不直接参与向消费者提供产品或服务的人在组织中的某个地方也有客户。

很多时候,我们专注于设备(我们自己): 我们的 日程安排 我们的 待办事项清单, 我们的 责任。但是,从我们的工作而不是我们作为工人的角色来看,世界是什么样的?

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追求完美

精益哲学的基本宗旨之一是追求完美:改进一个'自己的性能或系统的效率(或两者兼而有之),则需要返回并再次执行。然后再次。然后再次。不是你'我们将永远达到完美(没有存货,没有浪费),但为实现这一理想而奋斗将不断改进。

在制造环境中'易于衡量的改进:周期时间,库存水平,更换模具所需的时间,缺陷数量,按时发货等。但是您如何在办公室环境中衡量改进呢?您如何量化自己的工作习惯和情况的改善?这里有一些想法:

  • 您的收件箱中有多少封邮件消失了?完美就是(用梅林·曼恩的话)"收件箱零."跟踪每天结束大约一个月后收件箱中的电子邮件数量,看看是否可以将其定期减少到零。

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背包精益

我刚从加州金斯峡谷(Kings Canyon)进行为期六天的背包旅行。当我'我不像凯文·迈耶(Kevin Meyer)那样痴迷 把我的假期变成深入思考精益的机会,精益思维的教训是不可避免的。

第一课:当你不穿'没有足够的空间,您只消磨什么's essential. 背包比较小,我没有'不要雇用任何夏尔巴协作以125磅的负重力穿越偏远地区。那意味着我必须无情地削减我会带走的东西。没有多余的食物(每人每天每人3/4磅的干粮),没有额外的衣服(您真的可以连续两个星期穿两双袜子和内衣),没有多余的装备'不能发挥关键作用(对于太阳能淋浴器和草地椅来说非常重要)。

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降低水位

您的手机,黑莓手机以及通常愿意在周末和周末工作是问题的一部分,而不是解决方案。您需要减少库存时间,而不是增加时间。

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这幅画怎么了?

这里'来自客户端的屏幕截图's computer. What's wrong with it?

让's数窗户:1 ... 2 ... 3 ... 7。我们'一次打开了三封电子邮件,两个Word文档,一个电子表格和一个Powerpoint演示文稿。一世'我想如果我没有宣布我的到来,我们'd可能已经找到了纸牌游戏,ESPN NFL选秀的更新,以及两次去阿鲁巴旅行的预订。尽管这个客户确实很擅长他的工作,但他仍然一次将自己的裤子放在一条腿上。也就是说,他一次只能处理一个项目。

有趣的是,当我们经历这种混乱时'他意识到自己已经忘记了一些窗户。其中一封电子邮件来自清晨-他从未写完电子邮件,然后被其他事情分散了注意力。还有他收到的另一封电子邮件 不知道 大约。他解决了,但是没有'确定他为什么要写信给那个人。

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纪律自由

通过接受日历的纪律,您将摆脱必须一直做的选择。在当今世界,注意力和注意力是最有价值的商品,这是一种无价的自由。