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生活中没有过渡时间。

上周我写了一篇关于将您的时间视为有限资源的需求,例如您的工资。与收入一样,您必须明智地支出-您不'当您可能要做一些重要的事情(例如实际解决客户问题)时,不想浪费您的时间在考古学挖掘的霍华德·卡特(Howard Carter)上寻找最新版本的预算's problem.

您可以更进一步地隐喻(关于金钱和时间,而不是关于霍华德·卡特的隐喻):就像您必须为意外的紧急情况省钱(根管,新的传播途径,狗的住院治疗)一样。您是否必须节省时间以应对突发的工作危机。首席执行官可能需要新的裁员计划,或者新产品中的染料正在流血,或者有人发现了PCB'在公立学校窗户周围的嵌缝中-您可能不知道确切的紧急情况是什么,但您可以确定自己'每天损失30-40%来扑灭这些大火。

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避免暂时破产。

纽约时报 's职业转变专栏 解决了信息过载的问题 上周五。专栏让我想起了一个基本现实:尽管我们的时间是有限的,但对我们时间的要求却是无限的。无论我们每周工作40、50或100小时,'对我们可以完成的任务有一定的限制。

即使我们每天能够全天24小时工作,'d永远不要到达待办事项列表(或电子邮件收件箱)的底部。总是会有更多人打来电话,有更多问题要解决,还有一封电子邮件要写。我们必须摒弃幻想,稍后再在办公室或周末工作是到达收件箱或待办事项列表底部的解决方案。

我们必须像对待金钱一样对待我们的时间:作为必须预算的有限资源。正如我们首先将钱分配给生活中最重要的事情-食物&庇护所-因此,我们也必须将时间分配给工作中最重要的工作。

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我们如何在没有电子邮件的情况下将一个人送上月球

上周,我与一组R&一家高科技公司的D工程师。对于许多其他邮件,电子邮件的祝福已变成它们存在的祸根。每个人每天至少收到200封电子邮件(其中绝大部分是'极其重要或相关),并且阅读所有电子邮件的负担使他们无法将时间花在那些'对他们的客户来说真的很重要。

在我指出电子邮件之后,高科技不过是两个Dixie杯子和一个字符串的高科技替代品-只是一种传递信息的方式,但实际上并不是一种'的工作-其中一位工程师想知道NASA如何'的工程师设法在没有电子邮件之类的工具的情况下将一个人送上月球。他的观点当然是,尽管有电子邮件引起的问题,但最终'生产率的净增长。

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忘记雇用业务专家了。

一个 文章 in yesterday's 华尔街日报 确定了当前的热门商务专家。演讲费用为$ 50,000-75,000,他们'将帮助您和您的公司应对全球化,动力和创新的挑战。

哈佛大学教授加里·哈默尔(Gary Hamel)是其中一位知名专家。他的最新书, 管理的未来,致力于帮助公司营造创新文化。用他的话来说

在我看来,让大型组织不断创新,就像让一只狗在其后腿走路一样。当你转过身的那一刻,它再次跌倒了。

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您的客户真正需要什么?

I'我本周一直与一家市值180亿美元的公司的财务部门合作。他们're creating 价值流图 的预测过程,以减少从其开展业务的100个国家/地区收集财务数据所需的时间。与大多数公司一样,这种内部流程在没有太多计划的情况下就已经发展起来,'现在很乱。人们花几天时间收集数据,输入Excel电子表格,然后上传到SAP系统。 。 。全部用于内部客户(首席财务官,投资者关系,在某种程度上,国家经理)'真的需要所有这些数据。

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混乱的代价

昨天我遇到了一位女性,她曾担任州参议员的首席筹款人。她天才,熟练,有进取心,并且与参议员分享政治见解,她似乎一直是理想的工作。六个月后她辞职了。

意识形态冲突?性丑闻?金融恶作剧?不,不,不。

杂乱无章。她离开是因为参议员'参谋长不能'•在办公室管理工作流程并组织需要履行的承诺。那不是't the chief of staff'麻烦的办公桌也是问题所在。它'可能是,参谋长有一个讨厌的习惯,就是要把工作交给第二天早上前一天晚上6点左右完成,因为她当时不在'在她的工作之上。面对不间断的"emergencies"迫使她在办公室呆到很晚,募捐人辞职了。在接下来的几个月中,她又跟随了几名工作人员,因为环境变得如此有毒且充满压力。

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如何将标准工作应用于会议

I'最近,关于标准工作及其如何减少浪费和提高效率的文章很多。但是知识工作者经常认为标准工作是'适用于他们的工作,因为他们'如此多变且不可预测。这根本不是't true.

让'参加会议(请)。如果您的会议像大多数组织中的会议一样,'松软,肿胀,肿胀的东西使一半的参与者难以控制 抽搐的人 另一半检查他们的黑莓。

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您如何管理两打直接报告?

自1930年代以来,传统的管理观点认为,最理想的是7到10个直接报告。但是,《华尔街日报》 报告 这个概念正在受到挑战。

在1980年代末和1990年代初,随着扁平化组织模式的建立,为每个老板分配更多工人的工作开始流行。现在,一些顾问敦促公司放松对监管的看法,以便组织可以减少老板的数量。欧洲的研究表明,经理可以监督30名或更多的员工,部分是通过使用技术进行沟通和帮助监控工作。 。 。 。研究人员为管理人员提供了几种可能的原因'控制范围的扩大,这是对有多少工人进行监督的技术术语。改进的通信技术可能"帮助经理利用他们的知识,解决更多问题并监督更大的团队," they wrote.

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避免优先级陷阱。

磁力拉 每10或5或2分钟检查一次您的电子邮件会杀死您。当然不是字面上的。据我所知,您的个人健康赢得了'就像猫到鱼缸里一样凝视着您的收件箱。但是,收件箱对您的注意力的无情拉动几乎肯定会阻止您去关注'对您的客户和您的公司而言非常重要。

It'认识到处理电子邮件本身就是一项工作,这一点很重要。就像默林·曼恩那样优雅 表达 它不仅仅是处理,而是响应每封电子邮件。您必须阅读并评估每封电子邮件,然后确定您要做什么'与它有关。这可能意味着答复,但也可能意味着删除,归档或在以后指定处理时间。"Processing" takes time.

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电子邮件过载的根本原因

I'我刚从精益企业研究所回来's 精益转型峰会 在这里,我举办了两个研讨会,讨论如何将精益思想应用于单个桌面。一世'我曾经在此博客中介绍过许多主题,但是与参与者的讨论使我开始思考:也许我的方法是错误的。

例如我'洒了很多电子墨水(幸运的是,电子很便宜)告诉您如何管理电子邮件。但是我'我现在想知道我的建议是否只是针对症状,而不是实际问题。就是说,我'我就如何处理电子邮件提供建议'击中了您的收件箱。但是也许我应该更多地关注所有这些电子邮件的根本原因。

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批处理与单件流程

如果你'在阅读此博客已有一段时间之后,您知道我关于高效工作的许多想法都来自精益制造。这是我在考虑如何减少浪费时使用的框架。

精益生产的理想之一是单件式生产:一次制造一件产品以精确满足客户需求。在这种情况下,'不会积累不必要的库存,因为一切都是针对特定客户的'的需求。 (克莱斯勒提供警告 故事 关于建立大量未售出库存的后果。)这一单一流程与"batch processing,"为了降低平均生产成本,在开始生产之前将订单建立到一定水平。

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你是做什么的?

"我们就是要反复做。" - Aristotle

本·沃森 商业技术博客 在里面 华尔街日报 发表了一个聪明的 邮政 尝试打破自己的电子邮件成瘾。结果既可悲又有趣"isn't it funny how 米尔豪斯 总是被金宝和纳尔逊殴打,被丽莎冷落" kind of way.

Worthen避免设定英雄目标(例如每天只检查一次电子邮件),而选择了更为谦虚的方法:

我们认为记录我们检查电子邮件的频率并与大家共享结果将是一个值得的体验新闻项目。我们计划进行一天。一个小时后,我们取消了实验。原因:我们已经检查了12次电子邮件,通常是毫无原因的。

尽管他无法控制(并且无意识地)需要收件箱中的东西,但Worthen保留了足够的新闻客观性来记录两个不良习惯:

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放大镜和棱镜

考虑一下放大镜的作用:它会聚集阳光,使您产生热量和火力(如果您九岁的话,会给蚂蚁造成不必要的恐惧)。

现在考虑棱镜:它折射光并产生漂亮的色彩。

您如何利用工作时间和精力-作为放大镜或棱镜?如果您像大多数人一样,可能会获得漂亮的色彩,但发热量不大。也就是说,您开始一项任务,然后让自己被电话打扰(只有其中一些确实很重要),电子邮件(几乎都不重要),会议(需要我说更多吗?),然后敲门。所有这些中断不仅会破坏您的工作质量,而且还会花费您更长的时间来完成工作。

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您可以度过的最佳10分钟。

是否订阅David Allen's, Julie Morgenstern's, Laura Stack's, Stephanie Winston's, et al'关于生产力的建议(或我的建议)'你没有机会'做他们推荐的一切。让's face it: it'打破旧习惯(无论功能如何不佳)并建立新的工作方式(无论多么贤惠)都是一种痛苦。如果容易的话'd。不要有胖子在科德斯通乳品厂的最新分支中徘徊。

所以如果你'不能吞噬您选择的整个生产力系统,进入承诺的土地,实现完美平衡的工作生活,其中包括如水般的思想,电子邮件忍者动作以及无限制的无压力生活资料和Google的窍门-您应该怎么做?

我认为每周(或更好的是每天)审查是投资10分钟时间的最佳方法。主知道'不是让您生病的灵丹妙药,但如果您'仅要做一件事来驯服工作中不断旋转的混乱,也许就是这样。这里's what to do:

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容易接近的危险

梅林·曼恩(Merlin Mann)在 43文件夹 已经大声疾呼说,任何人或需要或需要我们帮助的所有人都可以随时获得帮助。当我们不穿'为了充分珍惜我们有限的时间和关注,我们向同事的无限要求打开了闸门,这对我们是不利的。

大学教师'不要误会我的意思:帮助朋友或同事是社交的绝佳润滑剂。但是,如果通往办公室的隐喻门或字面上的门总是打开的,'令人震惊的很容易被拉离'这对我们的工作非常重要,我们发现自己花时间在新闻发布上花时间了解我们公司如何领导以小狗为主题的高尔夫雨伞市场。

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为什么待办事项清单不起作用。

Jim Womack,创始人 精益企业研究所 负责将精益生产放在地图上的那个人(至少在这个国家是)最近写了一篇关于他所谓的“节奏”的文章。这个概念与我所讲的“活在你的日历中”而不是收件箱,以及为什么待办事项列表还不够强大,无法让您管理工作。

请耐心等待以下冗长的报价。我认为在当今世界中,老板或同事经常在下午4点把东西放到您的桌子上,并希望您能在第二天早上9点之前完成它(即使它已经坐在她的桌子上一个半星期了),这是非常重要的。

我希望每个精益思想家现在都了解节拍时间。这是每天的可用生产时间除以客户每天需要的物品数量。例如,如果单班生产过程每天运行八小时(480分钟),而客户每天需要240个小部件,则节拍时间为两分钟。 。 。 。

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你're in good company.

你'并不是唯一一个在时间管理上挣扎的人。

华尔街日报's 理论& Practice 上周的专栏文章重点介绍了几位'他们不辜负他们的决议,以便更好地管理2007年的时间。

Dice Holdings的首席财务官Mike Durney想要处理与公司有关的工作'早上在伦敦的办公室,那边的工作人员没有'不必工作到晚上。不幸的是,早上的会议有时会打扰到他,迫使他以后打电话或发电子邮件给伦敦。他2008年的新方法?安排他的工作:为电子邮件和投资者电话预留时间。他还发誓要关闭他的电子邮件警报,以便他不会'当他收到电子邮件时's not supposed to.

北电网络首席执行官迈克·扎菲罗夫斯基未能按时开始和完成内部会议。他怪"aggressive agendas"和一个相对较新的管理团队,并希望在2008年做得更好。他认为自己的决议做得更好,可以将收件箱最多减少到99条未答复的邮件。

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《荒诞大事记》中的又一部作品

来自TMCNet的总裁兼发行商Rick Tehrani谈到了这一点 宝石 关于可视语音邮件提高生产力的潜力:

。 。 。与呼叫者通话并在仍在通话时以文本形式接收语音邮件消息的功能极大地提高了工作效率。通过电子邮件转发语音邮件消息作为操作项时,繁忙的高管可以在电话上。行政人员继续讲话时,组织中的其他人可以响应这些语音邮件。

现在,不要'不要误会我的意思:我认为,就像许多新技术一样,'视觉语音邮件的时间和地点。地狱,如果没有别的,就不会浪费生命中的沙拉,听着可怕的事情,

有关更多信息选项,请按0。要继续浪费通话计划中的分钟,请按6。要无限期保留,请按* 8。

仅视觉语音邮件的价格就值得。

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