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会议浪费:适度的提案

美国工人每周花费五到15个小时(取决于您认为的来源)。无论实际数字是什么,它都很大。就像我能告诉的那样,大部分时间都在很大程度上是浪费的。因此,随着何大女平的迅速,我有一个 适度的提案 结束痛苦的无效,臃肿,经常毫无意义的聚会,以伪装成工作。 尝试视觉管理的知识工作。

几周前,Jon Miller创造了 “非隐形法”。 He wrote,

I你需要问>0,然后视觉管理= 0。

这只是一个if-then-then-then的效果,使Gemba kanri形式化 [工作场所管理] 真实的“如果你必须问,你没有你的运营的视觉管理。”视觉管理毫无疑问必须留下。如果事实上的真实管理是在Gemba上实行实际管理,那么重要的是不可见的。

这让我想到了:为什么我们不能在会议室(Quiz,“会议Gemba”)中使用相同的原则?为什么我们不能使用视觉管理来提高会议的有效性 - 让他们在轨道上,以便按时保持它们,让他们从退化造成巨大的资源和能量浪费?

如果。 。 。在挂图上有一个发布的议程(或在墙上投射),所以走过去的人不仅可以看到会议的目的和所需结果,还可以看到讨论的会议阶段是什么?驱动器不能避免今天困扰会议的许多问题?人们必须有一个议程和目标,他们必须指定一个主持人来保持轨道。不完全的 Poka-yoke.,但关闭。

如果。 。 。有一个计时器可以帮助让人们专注于关键资源 - 即,消费时间 - 许多 谷歌会议 在墙上投射四英尺高的计时器,倒计时留下特定会议或主题的分钟。

如果。 。 。会议备注和行动项目在会议期间以一件流(而不是批次)转录&之后队列),并投影在墙上,以便在参与者那时可以发现错误和不一致的错误和不一致?这是谷歌用来确保会议有效的另一种技术。

如果您考虑过它,议程将与计时器和实时会议说明相结合,就像在工厂的视觉管理板一样。他们是通过参与者推动正确行为的工具,并使外人可见的工作(生产)。

Jon Miller说“视觉管理毫无疑问必须留下。重要的是不可见的。”我认为,只要员工在会议上花费的时间消耗公司资源 - 它最令人愉快的是 - 那么这很重要,因此它该死的更好地看来。

毕竟,您的客户不会支付愚蠢的会议。

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工作标准=新心灵=更好的决定

Mark Graban,这博客的好朋友, 评论 在nytimes. 报告 关于在改善患者结果的同时,逆转健康的步骤正在降低成本。 Mark的整个帖子是值得的阅读,即使你是医疗保健的消费者。然而,最令我震惊的是,这一点靠近结束:

最终的想法是,尽可能使用标准化方法是一种释放思想来思考真正重要的事情(顺便讲话,绕过大会工人)的一种方式:

[詹姆斯]补充说,他只是试图将资源[医师的思维能力]专注于最需要的问题:数据没有答案的问题。

我听说丰田人说你想消除数百个小重复决策,以便所涉及的人可以专注于具有恒定决策不疲劳的新鲜心灵的少数主要决策。

这是我经常谈过的东西。我相信待办事项列表不起作用,因为他们强迫您在列表中不断选择的选项,这本身就是耗时和疲劳的过程。 (我现在或以后回答电子邮件吗?我是否开始萨拉的绩效审查,查看最新的预算数字,或在您在不断花时间和能量选择时更改复印机中的墨粉?当您从未有选择时在自动驾驶仪上运行,你会削弱你创造性思考的能力。在制作小决定时,你可以达到巨大的决定,你无法释放你的思想攻击大东西。正如心理学家威廉·詹姆斯写的那样,

我们日常生活的详细信息我们可以移到自动化的轻松监护权,我们更高的思想权越多,将为他们的正常工作提供免费。没有比一个更悲惨的人,而不是习惯性但犹豫不决的人...... 无论您是在医疗保健,广告还是生产工程中,通过标准化工作(甚至是JON MILLER,存在真实价值的自动化任务 指出,工作标准)。试一试。

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我遇到了敌人。这是我。

t'真的很尴尬。

我花了很多关于我的时间和能量敏感在个人工作习惯中的浪费 - 我的意思是,我得到了教导人们如何发现这种类型的废物,识别根本原因,并将对策放在适当的地方,以便他们恢复创造客户价值。所以你可以想象我是多么红面,当我在自己的工作习惯上转过A3时,发现足够的脂肪让我成为美国肥胖的海报孩子。

我开始了一个A3,因为我避风港'T一直在我想要的书上的进步'm writing. I'在我在其他公司工作时,常规是非常纪律的关于我的工作,特别是在以前的职业生涯中。但在家工作的某些人以某种方式破坏了焦点和纪律。家务和工作职责之间,我只是唐'似乎有足够的时间写作。我认为A3可能有助于我识别废物的根本原因。

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日历为Kanban

你是那些当天由最新的电子邮件驱动的人之一,有人在你的收件箱中徘徊?你觉得自己喜欢吗?'慢慢地重新管理工作中的半步慢?如果是这样,请尝试使用您的日历作为一个 卡班。 (对于精益的新手,Kanban是一种信号系统,可以在正确的时间触发正确的生产量。)

在我的早期帖子中,我写了关于需要的"生活在你的日历中"而不是你的收件箱。通过为特定任务和项目指定日期和时间,您基本上为您的工作创建了一个生产计划,其中包含作为推动前进的Kanban的日历(和日历警报)。

现在,我可以听到你的反对意见:“基于真正的基于拉动的工作制度会让我在到达时响应来电。生活在日历中导致批处理和库存创造而不是流动。“

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放下黑莓:替代品"永远在"伦理。

I'M不是哈佛商业评论(或任何其他业务出版物的大型粉丝)。它可以看到我看到这么多的皱纹在填补世界的服务中羞辱,以不言而喻地填补了世界"insights" such as "对待您的客户," or "释放团队的力量!" or "斯帕金 - 罗宾斯如何通过增加口味的次数来增长销售。" No, really?

这个月'然而,问题有一篇我其实喜欢的文章。好的,它's true:我喜欢它,因为调查结果支持我的事情'一直在讲道,现在我'有一些证明我'右。或者如果不证明,至少支持我的立场。

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规划管理能力

I'与Conor Shea相对应 每日Kaizen博客 最近关于了解一个的重要性's own "production"能力,以及如何进入精益之旅。我们'vere都注意到经理在花时间真正考虑需要做的事情 - 以及什么应该是什么'要完成。当Conor说,

无法战略性地和系统地停止工作是我们最大的问题之一,这当然可以追溯到那些逃离的数百名领导者'能够作为个人这样做。
I've written (就像有的话一样 五月五月关于停止工作的重要性。虽然它'它很容易接受更多项目和责任's *停止*工作'为了摆脱办公室和会议,以及进入学习发生的Gemba至关重要。

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5S让你更好。

像你一样'可能在这里阅读广告juseum, 5S 是精益的基本部分。它可以帮助您发现进程或系统中的异常,以便您可以改进。 

但它可以让你成为一个更好的经理吗?还是企业家?或风险资本家?还是记者?

虽然5年代传统上应用于物理环境,但我相信它是不是'T只适用于物理空间 - 你知道,"一个地方的一个地方和它的一切's place."在更大的意义上,5S也可以应用于时间。它'一个尴尬的场所,但想想"a 时间 对于一切,右边的一切 时间。这意味着时间思考和计划,而不仅仅是最新的火灾。

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标准工作和多任务处理的愚蠢。

I'一直在这一点竖立,但自那里'我认为它的新信息'值得愉快的说法:多任务处理't work. 这个神话的最新打击来自斯坦福大学的研究人员:

经常用几个电子信息流轰炸的人不关注,控制他们的记忆或从一个作业转换到另一个工作以及那些愿意一次完成一项任务的人,一群斯坦福研究人员已经找到。"They'无关紧要的吸盘,"克利福德NASE是一名研究人员的通信教授。"一切都分散了他们的注意力。 "

进一步的测试表明,与灯多时隙相比,重型多时隙对内存测试更差,因为它们'在任何时候,重新努力在他们的大脑中保留更多信息。并且在一个讽刺的讽刺展示中,沉重的多助商在任务之间切换时吮吸:

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视觉管理,生产时间表和紧急的暴政

“增值工作需要很多时间,是unglamo游戏,并且往往对我的老板那么重要,作为当天的危机。”
你经常听到它:花时间在改进工作,而不仅仅是日常研磨。然而,在你的世界中,你面临着几乎无休止的危机,从微不足道地看待你的注意力("嘿,有人知道如何修复复印机果酱?") to major ("The jig's up on the 死星战略。我们'即将被起诉。")。这引出了问题:您如何为增值,改进工作进行时间'SEN LEAS旅程是必要的吗?

李炒's Daily Kaizen 博客,他们编年人在群体医疗保健中编年精益努力, 发言语 上个月这个问题。其中一位经理谈论了她逃脱的斗争"紧急的暴政"这样她就可以花时间改进工作:

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这么多精益举措失败的一个原因

你'在它之前经过它:在角落办公室的大奶酪与保留停车位决定跳过精益,花费成堆的钱在顾问上,推出了一个以热情为热情的5S竞选,然后。 。 。它流失了。

要把旧的谚语转向它的头,失败有很多父亲。我赢了't假设他们所有人的目录 - 真的,多么无聊? - 但我确实想解决一个:没有生活在工作的各个方面。

频繁,瘦瘦 在那里 - 到装配线,或医疗设备供应壁橱,或保险承保过程。但它'没有在家里申请。它's something to ,不是一些东西 居住.

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您的环境是否有助于您的精益努力?

许多精益转化(更广泛地,"改变管理举措")失败,因为组织环境不是'有利于制造和维持这种变化。结果,它'对那种环境中的人来说,难以改变他们的行为。

一个例子:在一家公司,我曾经工作过,我们有一家咨询小组进来告诉我们(当然是大量费用),缺乏从EXEC团队缺乏明确的沟通,是造成问题的行为之一。他们主张为个人开放的门政策,避免为团队的闭门会议。具有讽刺意味的是,这个建议是在与执行的封闭式大门会议上给出的 - 这应该告诉你这个想法有多远。

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这是关于系统,而不是个人

I'经常在全球知识工人办公室掠夺巨大的时间,努力和能量浪费。如果你只能听到,在罗斯·珀罗's term, the "巨型吸吮声音"由毫无意见的会议和无用的电子邮件浪费的管理时间,您'D从建筑物尖叫并立即成为一个农民,所以你实际上可以在没有中断的情况下完成一些工作。 (见前面的帖子 这里这里 有些感觉这是一个问题有多大。)

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标准工作,通过任何其他名称....

彼得布里哥,他的主管 同名 管理咨询 公司,对最近的博客进行标准工作进行引人注目的案例 邮政 在哈佛商业出版。他写的是,最近他的工作日快速,悄悄地悄悄地沿着厕所伏击,因为他伏击了电子邮件,解决了其他人'S问题和消防,所有这些都让他从事真正重要的事情。他指出,即使他的日常待办事项列表,
一如既往,挑战是执行。当这么多的事情威胁要灭绝时,你怎么能坚持一个计划?当这么多的事情需要你的注意力时,你如何专注于一些重要的事情?
Bregman看起来杰克拉纳答案:

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你想要一些可视管理的薯条吗?

听迈克尔克拉斯尼's 论坛 interview 与大卫凯斯勒(前任食品和药物管理局和新书的作者, 暴饮暴食的结束),我听到了一个不太可能的地方的视觉管理工具的示例 - 谷歌自助餐厅。

谷歌'自助餐厅是传奇的品种,质量和价格(免费!)食品和零食。正如你想象的那样,那里有那么多的食物'对员工,嗯,过度造影的真正危险。因此,谷歌使用视觉管理 - 在食物前的红色,黄色和绿色标语牌 - 帮助员工监控他们吃的东西。水果和蔬菜前的绿卡是指"疯狂 - 拥有你想要的一切。"黄牌意味着"中等数量可以。" The red cards mean "just a taste,"并放置在Krispy Kreme甜甜圈和炸猪肉外皮前面。

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你自己的行为是多么精益?

最近,Shingo奖奖励董事Bob Miller的鲍勃米勒表示: "当每个人的日常行为都反映了对原则的深刻理解和承诺时,瘦的文化存在。"

我在大多数组织追求精益的大多数组织的描述之间看到这种描述之间的巨大差距。一般来说,瘦似乎是这样的's done 别的东西,不是 自己。 (如果你记得你的大学精神101级,这被称为"Other.")人们致力于通过搬到倾向于战略规划 Hoshin Kanri.。或者它们通过创建细胞和拉动系统来倾斜到生产线。

那里'当然,这没什么不对的;那'消除浪费和为客户创造价值所必需的。但是我'd argue that it'还不够。精益还需要将自己应用于我们的行为和思考的方式。

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汉舍,“停止做,”并退出市场。

星期日's nytimes. 角落办公室 面试 Clarence Otis,Jr. 汉舍或反思。我们非常关注*在白天做*的东西,并弄清楚如何*做更多的东西,我们经常忘记验尸与项目本身同样重要。毕竟,它'在完成工作后的反思,提供了使公司能够复制成功(或避免相同故障)的信息。

回应面试官'关于时间管理的问题,Otis答案,

我安排并阻止日历有停机时间,因为我认为在高级领导地位,你的一个工作是反思,你必须安排时间来做到这一点。我试着一周留下几个小时的未经核化。

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吉姆柯林斯生活瘦

星期日's NYTimes 轮廓 由于许多原因,吉姆柯林斯醒来时,但对我来说,最着名的是柯林斯已经采取了核心精益概念并将其应用于他的生活方式的方式。他'提醒人们不断改进'必须用日语的单词和从丰田借来的图标被倾斜。

视觉管理?查看。

在他的长时间会议室结束时,在白板的一角,柯林斯先生保留了这个简短的名单:

创意53%
教学28%
其他19%

他解释说,他是如何运行他的时间,以及他多年前为他为自己设定的大目标而跑步:在研究和写作书籍等创造性的追求中花费50%的工作日,30%与教学相关的活动,以及他必须做的所有其他事情的20%。

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在自己上转动PDCA护目镜。

尽管华尔街日报's 最近(和频繁)误会 关于精益,具有开明领导的许多非常精细的公司认为,倾向于降低成本,更高质量和更好的工作环境。他们制造的投资和他们实现的结果令人印象深刻,最好的是真正的"get it" know that they'在永无止境的改善之路上。那里'始终是消除公司浪费的可能性'S操作,减少浪费的投入。

但是我的朋友 汤姆 询问以下内容:公司如何倾向于忽略工人,经理和高管浪费的大量时间?

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