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缩小变化

正如我已经说过很多次,我不是商业书籍的忠实拥护者。我认为它们通常是ated肿的,不言而喻的事后分析,实际上并没有教授太多。 (有关“光环效应“尽管对这些书进行了更周到和明智的评论。)尽管如此,我还是非常喜欢Chip和Dan Heath的最新著作, 开关. 尽管凯文·迈耶(Kevin Meyer) 低礼 对于这本书,我发现它很有见识并且非常有用。因为,实际上,当您试图让人们更好地管理他们的时间或进行精益转变时,您真正要做的就是让他们以他们的行为方式做出改变-转换。

希思兄弟谈论戴夫·拉姆齐(Dave Ramsey)的“债务雪球减少个人债务的方法。戴夫(Dave)主张,当您完全被债务淹没时,应该首先偿还最小的债务,而不是最高利率的债务。当您还清债务时,每一个可用的美元去还下一笔最小的债务,为什么呢?

有时候动力比数学重要。这是那些时代之一。 。 。 。面对现实,如果您在第一周就节食并减肥,那么您将保持这种节食。如果您节食增重或连续六个星期没有明显进展,您将退出。在培训销售人员时,我会设法使他们迅速获得一两次销售,因为这会激怒他们。当您启动“债务滚雪球”并在头几天偿还了一些小债务时,请相信我,这会点燃您的怒火。我不在乎您是否拥有心理学硕士学位;您需要快速获胜才能被炒鱿鱼。被解雇是非常重要的。

这种减少债务的方法颇具争议。但是,我认为潜在的概念-取得小小的胜利-是一个非常有力的想法。正如希思兄弟所说的那样,

如果人们面临艰巨的任务,而他们的本能是避免这样做,那么您就必须分解任务。缩小更改。尽量减少变化,以至于他们无法取得胜利。人们打扫一个房间或还清一笔债务后,他们的恐惧开始消散,进步开始滚雪球。

在我的工作中,我经常看到从中层经理到高薪高管的人们被一堆垃圾掩埋。 (不完全是5S的图片,以供参考。)尽管他们在很多领域都有能力,但他们常常被处理所有这些东西的任务所瘫痪。对于他们来说太压倒了。因此,他们可以将东西从桌子的一侧移动到另一侧,或者将一封电子邮件移动到电子文件夹中,然后再移动。 。 。停。甚至更糟糕的是,他们在一个周末进入,最终打算完全控制住他们,但是几分钟后,他们放弃了,去做其他事情,例如一些常规工作。试图清除所有积聚的flotsam和jetsam似乎徒劳无功。

相反,我认为人们可以通过缩小变更来帮助自己。不要试图得到 完全地 有条理。刚刚明白 更多 有条理。不要尝试在所有地方应用5S。只需将5S应用于办公室的一个区域,一个供应壁橱或一个手术室。因此,不要试图在一天内或一次改善活动中成为精益公司。只是尝试成为 更瘦.

使第一步。缩小变更,并轻松取胜。

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TimeBack不受限制! 8月9日,下午4点:精益国家广播节目

我将在8月9日凌晨4点至5点在790 AM Talk 和 Business上作为精益国家广播节目的嘉宾,该节目由(总是小巧的)Karl Wadensten主持。 我们将讨论精益原则如何转化为良好的领导才能。这个主题的灵感来自于我为Mark Graban的精益博客撰写的主题为“你不必精益求精。”

您可以在RI普罗维登斯的790AM(ABC子公司Citadel Broadcasting)上现场听我的演出。该节目还可以通过790business.com上的实时音频流在全球范围内使用。我很想听听您的意见并回答您对此主题或其他主题的疑问,请随时致电展会。拨打电话是401-437-5000或免费电话888-345-0790。

不能现场直播吗?节目结束后将提供播客,因此当您坐在机场停机坪上时,您可以让我的哑光铃声使您入睡。

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5S放松,半透明

凯文·迈耶 最近连接 他自己使用带有《华尔街日报》的小书桌的经历 文章 一位认为视觉混乱会让您放松的建筑师。当我们清理他们的办公桌并开始整理他们的信息时,他们的两种想法都与我的许多客户所说的相呼应:他们可以专心,专注,可以“呼吸”。 现在,我一直在为您的工作空间和信息宣传5S的优点(这里, 这里这里(例如),但是最近我一直在想自己是否一直在努力地推动这一目标。 杰米(Jamie Flinchbaugh) 有说服力的文章说,在精益转型的开始阶段反省地推出5S程序是因为“这始终是第一步”没有多大意义。他认为,了解您要解决的问题,然后选择正确的工具来解决问题,这一点更为重要。 5S可能就是那个工具。否则可能不会。

凯文的帖子和《华尔街日报》的文章提醒我(至少对于许多知识工作者来说)最严重的问题之一是无法找到专心思考的不间断时间。在分散注意力和打扰的漩涡中保持焦点非常困难。但是没有理由使它变得比原来更难。一个健壮的5S程序,用于处理摆在桌上的所有信息,例如白领的flatsam和jetsam,这是帮助增加您可以完成的集中工作量的好方法。

正如Kevin所说:“最小化以实现简洁的优雅与和平。”换句话说,就是5S吧。

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领导与管理

我已经成为Bob Sutton的粉丝 博客 最近。除了提供您可能没有听说过的有趣研究之外,他也很顽皮和幽默。 (没有比他在“混蛋项圈。”)所以当他

谈论领导与管理之间的危险之一是,这意味着领导是这项重要的重要活动,而管理是小人们所从事的工作。我的观点(并且有足够的证据支持)是有效的管理(如果可能的话,由组织中的老板及其跟随者组成的团队所做的工作)可能对成功至关重要。毕竟,他们是将梦想变为现实的人。

这一评论使我回到了精益领导的例子 蓝泰 和我所了解的团体健康。在这些公司中,高级管理人员(即领导者)具有标准的工作,涉及定期拜访gemba并与生产线工人进行沟通。即使他们对宏伟的愿景和战略负责,他们也知道日常工作的精髓。萨顿说,他们意识到自己有一个

对使[宏伟愿景]发挥作用所需的微小细节有深刻的了解-否则,他们将有智慧地与那些可以弥补弱点并有勇气在有弱点时与他们争论的人在一起他们的梦想和现实之间没有明确的道路。

萨顿引用美敦力公司的比尔·乔治,施乐公司的安妮·马尔卡希,皮克斯的布拉德·伯德,史蒂夫·乔布斯和弗朗西斯·福特·科波拉为领导人。 (比尔·乔治在头9个月的工作中花费了大约75%的时间,观看外科医生将美敦力的设备植入患者体内,并与医生和护士,患者,家庭以及医院高管进行交谈,以了解其产品的客户和用户。)我不知道这些人中有没有人被认为是“精瘦”的领导者,但是至少通过这种领导力的定义,优秀和精益之间并没有太大的区别。 (我在这方面涉及到的东西 发布 以及Mark Graban的精益博客。)

我认为,各种精益工具的最大好处之一就是它们可以帮助领导层深入杂草。价值流图,A3和“走走看”的基本原理就是了解一线工人和管理人员的日常生活细节。这些工具使管理成为领导的一部分。

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信息过载与过滤器故障

我是Nathan Zeldes的忠实粉丝 博客。除了他关于“信息狂,”他是电子邮件地狱中一个头脑清醒的观察者,大多数公司员工都被困在其中。最近,他 驳斥 克莱·史基(Clay Shirky)的论点(这里这里)表示“这不是信息过载。这是过滤器故障。” Shirky坚持认为(至少从Gutenberg起),总是有比任何人都可能处理的信息更多的信息-但这不是问题,因为只要阅读所有信息不是强制性的,谁在乎?但是泽尔德斯拒绝了这一说法。正如他所说

并不是说有很多信息;就是我们有很多信息 预期阅读 比我们有更多的时间来阅读它。这是关于该要求与我们遵守该要求的能力之间的不一致,并且亚历山大和古腾堡的欧洲没有这个要求:您可以自由阅读自己想要的内容并有时间对于。这是发生了变化,而不仅仅是过滤。。。。有一种期望(表达或暗示) 必须 经过 所有 收件箱中的邮件。

我认为Zeldes在这项分析中是完全正确的。值得赞扬的是,他指出,除了电子邮件增长的明显原因(免费,便捷和即时)之外,还有强大的文化原因:CYA,发布或灭亡,不信任,升级等等。 。

好的,这些并不是哥白尼的见解。所以呢?

以及 杰米(Jamie Flinchbaugh) 不断提醒我有关A3的问题,正确解决问题至少是成功的一半。而且我认为问题陈述“我/我们的电子邮件太多”不是很好。毕竟,您如何定义“太多”?

相反,我认为值得提出这样的问题:“为什么这么多通过电子邮件进行的交流?”或者,选择Zeldes的观点,“为什么我们要阅读所有邮件?”这些问题导致有关企业文化,服务水平协议,权限分配等的对话更加有趣且富有成果。

在一个 较早的帖子,我谈到了彼得·德鲁克(Peter Drucker)如何将过多的会议视为组织功能失调的迹象。他写道

太多的会议总是说工作结构差,组织组成不正确。 。 。 如果组织中的人发现自己有四分之一或更多的时间参加会议,那将是浪费时间的错误组织。

会议太多表示应该将一项工作或一项工作分解为几项工作或几项工作。它们表示责任已散布,而信息未分发给需要责任的人。

我想知道您是否可以对太多电子邮件说同样的话。是的,当您与位于世界各地不同办公室的团队合作时,电子邮件是一种非常有用的交流工具。但是上帝知道,有很多人,团队和公司没有那么方便的借口。

我们的圣经电子邮件灾难背后的根源是无数的-几乎可以肯定,其中不包含我们无法解决的问题,例如复仇的上帝。提出根本原因的问题可以帮助您采取适当的对策。这是比将电子邮件归咎于“过滤器故障”或温和地接受现状恶化的方法更好的方法。

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优先事项。

罗恩·阿什肯纳斯(Ron Ashkenas)发表了深思熟虑的 几个月前就优先解决这个问题。他讲了一个大医院负责人的故事,他要求他的直接报告为他们正在从事的每个项目制作索引卡。一百五十张(!)之后,很明显为什么这么少的项目即将完成—如此多的项目需要花费相同的时间和精力,却无法完成。而且,这些高级经理不愿意正式放弃任何项目,因为他们认为所有这些都很重要。 但是俗话说,如果一切都优先,那么什么都不是。要么是 优先或不是。

这让我想起了梅林·曼恩曾经 :

做某事 大红顶高大#1优先 除了文字样式外,没有任何改变。如果真的很重要,那就已经完成了。期。考虑一下。

例。当我的女儿跌倒并大声尖叫时,我不会要求她等待我来确定清单中的7个“优先级”概念级别中的哪个级别,以便将其分配给她即时护理和关爱的需求。一切都停止了,她得到了照顾。相反-这是 重要部分-宇宙中的所有其他事物都可以等待。

我写了 之前 关于了解您的“生产能力”的必要性。如果您有无限的时间和无限的资源(精力,金钱,精力),那么您实际上就不必担心您的生产能力。您将继续工作并完成所有工作。您可以救出女儿并分析上个月的销售数字。没问题。

不幸的是,您没有无限的时间和资源。 (或者,如果您这样做了,那么您现在就不会工作。您应该坐在停靠在自己的私人加勒比岛上的游艇上。)因此,您必须做出选择。您必须选择小时,天,周或年的优先级。

我的太太 已经逐渐学习了这一课。最近,她说“不”要好一些,并且在“做得好”。患者护理一如既往地排在第一位-每天要做的程序数量不容小视-但她将几乎所有的学术工作和大量的行政工作都搁置了。同样重要的是,她对工作的压力减轻了她没有做的事情。

请记住:您的项目是 优先或不是。期。

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委托看板

一家律师事务所的税务业务合伙人问我:“我如何更好地跟踪员工的工作?我又该如何掌握委托给他们的工作呢?” 跟踪他人的工作是一个普遍的问题,尤其是在一家高价律师事务所中,客户在最不合时宜的时间(例如晚餐时间或刚坐下来观看之后)想要回答问题玩具总动员1&2和您的孩子一起。公平地说,如果您要向他们收取每小时800美元的费用,则应该准备回答这些问题。但是,紧追团队以获取信息(尤其是当他们与孩子一起观看玩具总动员时),是确保您的公司从“ 100个最佳工作场所”中除名的肯定方法。

所以,你可以做什么?

受启发 李·弗里德 在Group Health Cooperative,以及Jim Benson在 个人看板,我意识到看板是一个理想的答案。 (对于那些不知道看板是什么的读者,就本文而言,只需将其视为工作区中可见的白板或公告板即可。)

将每个人的名字放在看板的左侧,并为每个人创建一行。将分配给他们的任务放在下一列中,并在其旁边放置预期的完成日期。如果您想花哨的话,甚至可以添加一些符号来指示他们完成工作的距离。另有一列显示一个简单的红色/绿色信号,指示它们在轨道上或已落后。就是这样。

您创建的是一个简单的可视化管理工具,可让您快速查看每个人的工作情况。这是一个可能看起来像的例子:

样本委托看板

在此屏幕截图中,我将工作分为三个部分:“要做”,“正在做”和“完成”,采用了吉姆的方法(和术语)。这些添加的信息有助于为您在较大项目中的位置提供上下文。

这种方法没什么大不了的,但是我认为它落入了对于成熟的项目管理软件来说太小和对于一个人的任务列表来说太大的东西之间的最佳位置。将其突出显示可以确保工作不会消失到计算机文件中。而且红色/绿色状态栏使某人可以发出帮助信号,而不必安排正式会议。

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一种非常简单的方法,可以更快地工作。

个人看板交通堵塞确实有点令人失望。我真的以为我是如此聪明和有创造力。 我读了Pete Abilla的最新作品 发布 关于 利特尔定律,软件开发和队列管理,而且我想-“嘿!我敢打赌,您可以运用这个概念来反对多任务处理和使日历超负荷!Little's Law证明,如果这样做,则实际上会花费更长的时间完成!”

然后我意识到,皮特(Pete)在大约三年前击败了我,获得了这一见识。 在那里在半永久性电子中,可以追溯到2007年4月:

多任务程序的常见结果是同时生成项目或项目。多线程有时是此处的类比。但是,与机器不同,人们很难完成多线程过程。最终结果是项目和工作没有完成,时间越来越短,需求不断增加。考虑一下我刚才所说的在制品(WIP)。因此,使用上面的利特尔定律,随着WIP的增长,吞吐量会下降。 翻译:随着我们执行多项任务,我们开始了几个项目,仅完成了几个项目,WIP增长了,周期时间最终变长了ENS,而我们的生产力较低.

(顺便说一句,尽管这是金钱报价,但整个帖子值得一读。他对Little's Law的口才比我想象的要雄辩得多。此外,我不知道如何在博客中插入希腊字母Lambda发布)。

我认为Pete的观点是使用看板或日历之类的工具来管理所从事工作量的一个很好的案例。如果您的生产能力(即时间和精力的局限性)与您承担的工作量不匹配,那么您就会感到压力和工作速度变慢。

吉姆·本森(Jim Benson),过来 个人看板 (“限制您的WIP太时髦了”),在他的“个人看板101”幻灯片中很好地讲述了这个故事 介绍。上图(来自该演示文稿)使皮特·阿比拉关于利特尔法则的观点形象化。

吉姆的观点是,电单车司机是您同意做的最后一个很小的五分钟任务。 。 。但是当然,在完全阻塞的一天里,它根本无法很快完成。看板(他的解决方案)或严格使用日历(到目前为止,我的解决方案)是一种确保您不会陷入这种状况的方法-在这种情况下,五分钟的任务无法完成,挫败感和未兑现的承诺会增加工作的周期时间。

好的,所以我对利特尔定律和多任务处理的想法不是原创的。我站在巨人的肩膀上,而这一切。但是,如果它使人们对Pete Abilla的原始职位给予更多关注,那就更好了。

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精益和沟通的力量。

我参加了LEI的 精益医疗转型峰会 上周在奥兰多,所有与会人员对改进的奉献都留下了深刻的印象。我们的医疗保健系统(以及医疗保健保险系统)存在很多问题,但是看到这个小组的成就使我有些希望,希望事情实际上会好起来。 在所有的价值流图和照片中 5S 举措,真正令我震惊的一件事是,沟通如何成为许多精益工作的核心。从看板到价值流图,从日常琐事到从5S到管理标准工作 A3s,我一直看到清晰,简洁和一致的沟通如何消除浪费,创造价值,并将活动和注意力集中在重要的方面。想一想, 看板 是一种沟通形式,可以告诉某人在某个特定时间需要完成某件事。 价值流图 是一种视觉交流,有助于减少误解。日常琐事显然与问题(和解决方案)的沟通有关,而经理的标准工作是在组织内部,上下以及整个组织之间例行和阐明沟通的一种方式。 5S是一种帮助传达过程或场所异常的方法。 A3是一种交流任何事物的优雅简洁方法。而且,您不能去任何精益的工厂或办公室,而看不到本质上只是沟通形式的视觉管理板。

因此,这让我想到了浪费时间,精力和精力,这浪费了大多数组织进行交流的时间。您知道-混淆电子邮件,没有明确目的。语音邮件不回答问题,而是要求您“给我回电”(并在最后的电话号码中搜索)。除了组织者的自尊心得到增强外,吸灵魂会议毫无意义。提案和报告称,巴西有一半森林遭到砍伐,而没有讲述连贯的故事。那是巨大的浪费。

我绝不会减少经常讨论的精益工具的重要性。但这确实使您感到奇怪:如果我们只花一点时间来改善组织孤岛内部和之间的通信质量,将会发生什么?

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互联网会让您变得更聪明或更笨吗?是。

周五的《华尔街日报》刊登了一个有趣的文章:关于互联网使您变得更聪明还是更笨的并行文章。 Clay Shirky提倡 更聪明,而尼古拉斯·卡尔(尼古拉斯·卡尔(Nicholas Carr) )主张 笨拙的。我对这个问题的回答?是的,它确实。 两位作者都提出了令人信服的论点,我认为这两个论点都是有效的。从我的角度来看,毫无疑问的是,我们使用互联网的方式-作为交流,娱乐和信息的始终不变的伴侣-可能严重破坏我们继续工作的能力。还有我们的生活。

无论如何我都不是Luddite。我不建议我们回到Internet之前的世界,甚至不回到56K拨号调制解调器。互联网对于这一发明来说太有价值了。 (并且在没有电动工具的情况下辛苦地完成了一些基本的木工工作,我全都赞成使用技术。)但是重要的是要认识到必须有一个时间和地点来使用关闭按钮。要拔掉。要充分呈现,不要分心。事实是,正如我(以及许多其他人)写的有关广告恶心的文章一样,我们无法执行多任务处理:

当我们经常上网时,当我们不断地分心和打扰时,我们的大脑就无法建立强大而扩展的神经联系,从而使我们的思维更深入独特。我们成为单纯的信号处理单元,迅速将不相交的信息切入和切出短时记忆。

然而,我看到成群的商人和医护人员试图处理复杂的信息(电子表格,预算,病历等),同时允许他们自己被电话或电子邮件打扰,或者由于自身造成的打扰而受到破坏(嘿, ,我想知道大都会队的比分是多少...)。这不是一件好事。我也不是唯一一个这么认为的人:文字处理程序Scrivener最受欢迎的功能之一是“全屏模式”,则会使计算机屏幕上除您正在处理的文档之外的所有内容都涂黑。 WriteRoom 是一种文字处理程序,其唯一卖点是“无干扰的写作”。

(顺便说一句,我不是在散布这些产品。但是,我确实想知道为什么我们需要一种产品来模仿断开连接的外观,而我们却可以断开连接。 Firefox?)

几年前,我发誓说,当我的妻子下班回家时,我会关闭计算机。在大多数情况下,我履行了这一诺言-这是我感到非常自豪的事情。我写的不是听起来比你还圣洁。 (您知道,“看看我有多棒!我可以关闭我的电子邮件!”)之所以写它,是因为我知道拔掉以太网电缆是多么困难。我也知道,结果,我和妻子的交谈比以前更多了,这真是一件好事。

这就是说,问题不在于互联网是否使您变得愚蠢或更聪明。这是您是否可以拔出电源并为自己提供时间和安静的时间来专注于真正重要的事情。

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自动化的缺点

内森·泽尔德斯(Nathan Zeldes),前英特尔工程师,也是 信息狂, 争论 IT工具会降低生产力。他并不认为计算机和信息技术的发展固然是一件坏事(毕竟他是英特尔的家伙),但是任何特定的IT工具都可能对组织不利。 他描述了一种典型情况:

我已经看到许多医学博士在竭力将自己的检查数据和结论输入新的计算机系统中时大声疾呼。他们没有在纸上划出几行难以辨认的线,然后将其扔进马尼拉文件中,然后由助理处理,他们不得不使用一种陌生的,可能是设计不良的技术,并且花费了更长的时间。因此,他们有更少的时间来应用其实际增值,治愈疾病的宝贵能力。

泽尔德斯并不主张重返50年代,并配以粉红色项圈,速滑垫和3-马提尼午餐。 (尽管,谁知道-他可能是 疯子。)他意识到IT的好处是巨大的。但是我认为他提出了一个有趣的问题:IT系统和自动化的缺点。

塞尔德斯说,通常技术

部署时很少关注更广泛的含义。因此,如果使用一种工具使经理或工程师能够完成管理员的工作,那么删除管理员并变得“精简”和“高效”的诱惑很大。但事实是,管理员的薪水远低于高技能的工程师或经理(或外科医生);后者一天只有几个小时,可能会更好地用于执行更高级别的任务。这并不是说我们无法通过经理来完成某些工作;问题是哪一部分,到什么程度。通常情况下,确定正确的余额非常重要。

丰田以引入新技术,昂贵的技术非常缓慢而闻名:他们从不希望自动化一个破碎的过程。添加技术的缓慢也使公司能够了解它如何影响价值流,以及这是否明智。

当我看到公司为时间和注意力管理而采用技术解决方案时,我感到他们大失所望。购买一件软件不能解决工作流程差的问题,就像买一条大裤子可以解决体重问题一样。了解根本原因,制定多种对策并经历多个PDCA周期是成功的更可靠途径。

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生产力神话。

托尼·施瓦茨(Tony Schwartz)在HBR对话中问了这个问题 博客:

但是,这是(自市场崩溃以来经济生产率的提高)好消息吗?更大,更大,更快,更长久必然更好吗?

托尼认为,对裁员的恐惧正在驱使工人减少睡眠,增加工作量,减少休假以及减少白天的停机时间。他说,这种加快的工作步伐“最终产生的价值是狭窄,浅薄和短期的”。就我个人而言,当他将更多,更大,更快的道德责任归咎于丰田的问题和次级抵押贷款危机(更多的销售,更多的利润,该死的鱼雷)时,我认为他将自己的观点架在了一座桥梁上。

然而,他的论点中有一个真理要素。马克·格拉班(Mark Graban) 如今,无论对于系统,机器还是人员,都面临着100%利用率的危险。正如他所说

100%利用率的目标会导致功能障碍和等待时间。是的,我们不希望医生空转,而ZipCar希望其车辆空转,但是您需要任何系统中的“闲置容量”,以便事物流通。

我从来没有像Mark那样简洁地表达过这个想法,但是我在向公司咨询时一直在谈论这个想法。我看到有些人压力很大,过度劳累,他们来找我关于如何在白天完成更多工作的想法。可以肯定的是,它们的工作方式经常会产生大量浪费和低效,并且我们也没有提出减少浪费的方法。但是,如果他们要做的就是填补他们新的“生产能力”(通常是通过发送更多愚蠢的电子邮件,毫无意义的会议或没有增值的工作),那么他们的努力最终将是失败的。通过将利用率提高到100%,他们保证系统会崩溃:他们会生病,会犯错误,他们将不是一个好老板,丈夫或狗的主人。

底线:您需要一些闲暇时间来放松,恢复体力,并且知道,思考和反思。您的表现将得到改善(健康状况也会得到改善)。

Schwartz说

完成更多任务(例如,在其他活动之间编写和响应大量电子邮件)在技术上可能代表更高的生产力,但这并不一定意味着增加更大的价值。

我完全同意。

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公司为什么不这样做't experiment.

丹·阿里利(Dan Ariely)在HBR上最近发表的一篇文章,“为什么公司不做实验”认为,听取专家意见会产生错误的安全感。

当我们付钱给顾问时,我们会从他们那里得到答案,而不是要进行的实验列表。我们倾向于重视答案而不是问题,因为答案可以使我们采取行动,而问题则意味着我们需要继续思考。没关系,问好问题和收集证据通常可以引导我们获得更好的答案。

他继续说

公司花了惊人的钱从对自己的直觉有过分自信的顾问那里得到答案。经理们依靠焦点小组(十几个人对他们几乎不了解的东西轻描淡写)来制定策略。但是,公司不会尝试寻找正确方法的证据。

我认为,从更大的意义上讲,专家们可能会采用内部精益六西格玛黑带,高级工程师,部门主席甚至您的母亲的形式(“总是*这样*制作鸡肉汤,最后再加上了防风草。 ”)。即使您在某个组织食品链中的职位没有直接的权限,您可能也具有源自专家身份的权限。这是要提防的。

作为顾问,我想着这个问题-无权领导,再加上处方的危险。我的客户认为我是时间管理方面的“专家”(这使我感到困惑)。事实是,我已经在数十家公司工作,并与数百名员工共事,所以我看到了经常重复出现的模式-但这并不意味着我可以为陷入困境的组织开列现成的解决方案完成正确的事情。每个组织都是唯一的-因此,每个人都是唯一的。它们的问题的根本原因不仅可能有所不同,解决方案和对策也将有所不同。找到有效方法的唯一方法是真正了解问题的根源,然后尝试进行更改。

但是,我看到的大多数经理都不愿尝试不同的工作方式。我认为这部分是由于惯性造成的-毕竟,到目前为止,他们已经按照自己的方式做得很好。但是这种勉强也部分是由于恐惧。如果人们不喜欢以这种新方式工作怎么办?如果CEO不喜欢45秒内未收到电子邮件的事实怎么办?

Ariely说Intuit的创始人Scott Cook是

尝试建立一种实验文化,在这种文化中,失败是完全可以的。他告诉他的员工,无论发生什么事,您做对了,因为您已经创造了证据,这比任何人的直觉都要好。他说,该组织正在忙于实验。

实验需要证据和数据。因此,如果您的直觉告诉您您的工作效率不尽如人意,并且您想改变工作方式,对当前状态进行基准测试,进行实验并衡量变化。您不需要专家告诉您什么对您有用。

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呼吁社区A3参与者Redux

令我惊讶的是,对Joe Ely的反应以及我对我们的A3社区项目参与者的呼吁令我印象深刻。在与Joe和其他人进行一番思考之后,我提出了以下可能的解释:

  1. 公司的效率如此之高,以至于没有浪费管理时间,因此不需要社区A3。没问题,没有A3。
  2. 公司可能有问题,但不希望与Dan和Joe合作,因为毕竟-他们到底是谁?
  3. 公司可能会遇到所有真正聪明的人陷入无效率的会议的问题,但是与他们正在做的其他所有事情相比,这并不是一个优先事项,无论是精益还是其他方式。
  4. 公司可能会遇到所有真正聪明的人陷入无效率的会议的问题,但他们不愿意与公众(甚至精益社区)分享这些低效率的问题。

我之所以排除#1,是因为冲洗时间比我们所关心的要多得多,以至于我不愿参加那些松散,毫无意义的会议,而我和Joe都更了解。

#2是一个很好的可能性。除了我们毁灭性的漂亮外表和美妙的博客声音外,Joe和我都没有双重秘密的Lean Six Sigma红外腰带。 (实际上,乔可能会,但是由于这是双重机密,所以他没有告诉过我。)但是我们作为教练还是很不错的,尽管仅仅是因为作为局外人,我们可以提出问题。

#3很有可能。毕竟,要衡量真正聪明的人在会议室检查黑莓达两个小时而不是专心解决问题所花费的成本是很难的。这是真实的机会成本,但未在损益表中显示。如果是这种情况,请帮我一个忙:在将此RSS feed标记为已读并继续下一份工作之前,只需尝试计算上周在会议上花费了多少时间,其中有多少是浪费。

现在,如果问题四是要解决的—您担心自己或您的组织看起来很糟糕—让我放心一点:本A3的目的是与精益社区分享改进的想法,而不是使任何人尴尬。我们非常乐意让所有参与者保持匿名。无需在A3上加上您的名字-我们将共享内容(根本原因,对策,实施结果等),但无需您的身份证明。

因此,尽管如此,我们仍然有更多的人或组织加入我们的空间。欢迎;我们很想拥有你。

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为我们的社区A3项目寻找志愿者

的乔·伊利 了解精益 我正在组织一个 社区A3项目 找出如何消除(或至少减少)伪装成公司会议的令人费解的时间浪费。 彼得·德鲁克(Peter Drucker)认为,如果一家公司导致您在会议上花费超过25%的时间,那么该公司就是“组织混乱”的。 (请参阅我关于此主题的帖子 这里。)根据我们自己的经验以及与其他人的对话,根据这个定义,我们猜测大多数公司都会遇到麻烦。所以我们要 挺身而出,对付这一系列的行政麻烦,并通过反对予以制止.

我们希望您能共同努力。我们希望精益社区的集体智慧能够给我们更多的时间去做重要的事情(例如工作),并减少在会议室中通过93张幻灯片的PowerPoint面板睡觉的时间。

详细信息如下:

目的:

  • 为了减少会议的麻烦,以便我们可以做一些实际的工作

人:

  • 参与仅限于前八家公司(或集团)做出回应
  • 欢迎精益社区的所有成员随时查看A3,或评论开放式Google文档

处理:

  • 丹·马尔科维茨&Joe Ely将为A3提供问题陈述(这为所有小组创建了一个统一的起点)
  • 每个公司在自己的A3上同时工作
  • 在项目进行期间和之后对感兴趣的任何人在Google文档上发布并可读(但不可编辑)的所有A3
  • 评论/更新/有趣的猫图片可以在单独的Google文档中提交,以便每个人都可以阅读

时间范围(75天):

  • 目标发布日期:5月3日,星期一
  • 目标完成日期:7月12日,星期一
  • 两周时间填写A3的左侧(背景;当前情况;目标;分析)
  • 八周的“检查行动”(提案;实施计划;跟进)
  • 在7月19日前汇出/反映

如果您有兴趣加入我们,请发送电子邮件至Dan Markovitz(dan ATSIGN timebackmanagment.com),其中包含您的姓名,组织和联系信息。我们会将带有A3模板和问题说明的链接发送至Google文档区域。

有什么问题吗评论?与Dan或Joe联系(joeely618 ATSIGN gmail.com)。

我们希望你可以加入我们。

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"I' m压力不大。"

马克·格拉班(Mark Graban)讲以下 故事 关于他对VIBCO的访问:

两位在前台工作的女士(接听电话和客户请求以及其他职责)描述了精益对工作的影响-他们如何规范许多活动并运用Kaizen的心态来简化工作。精益改进方面有很多地方,他们自己做了一些工作。他们提到了如何在一天中完成更多工作。

一位来访的医疗保健主管询问其中一名妇女,是否由于这些变化而使她更加努力。她回应说

感觉好像我没有在努力。我没有压力。我有更多的工作要做,有成就感。

这里有一个重点,很容易错过。一般而言,前台工作非常艰巨:没有时间进行计划,而且时间表也没有可预测性-当您在使用电话并走到前门时,您不知道门口是什么东西,什么时候。从很多方面来说,这就像在医院的急诊室工作:您永远都不知道接下来要接待什么样的患者。

值得注意的是,即使在工人必须处于 立即 响应不可预测的传入工作(毕竟,他们不能只是不接电话或锁定前门),他们就能够标准化其活动的某些元素并使这些活动变得更加容易。标准化的建立减轻了压力,完成了更多工作。 (更不用说那种成就感了。)

如果您正在阅读此博客,则很有可能您不是接待员,因此您的工作可以使响应时间更加合理。在大多数情况下,您不必在第一次响铃时接听电话,也不必在收到电话后的一分钟内回复电子邮件(即使您认为可以)。考虑一下标准化和改进某些工作可能对完成工作的能力产生的影响。

分析您的责任。从创造性的,不可预测的工作(编写广告文案,为产品线选择调色板,选择用药方案)中分解出可重复进行的可预测工作(订购耗材,处理电子邮件,命令案件)。标准化和改善可预测的内容。完成更多工作。减轻压力。

如果接待员可以做到,您也可以。

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会议:组织的匾额。

通用汽车首席执行官埃德·惠塔克雷(Ed Whitacre Jr.)努力使公司运转更快。通用汽车公司僵化的官僚主义使得几乎不可能进行快速的决策,在阻止人们实际做出决定的会议灾难中,没有什么比这更明显了。 How bad is it? The 华尔街日报 已报告 过去

即使是很小的决定也必须由一个委员会审议。几年前,该公司试图消除官僚主义,最终任命了一个委员会来监督应举行多少次委员会会议。

Whitacre努力将权威和决策责任推向组织深处,而不是要求一切都必须由CEO批准。 《华尔街日报》介绍了最近一次会议,该会议旨在获得他对新一代轿车和卡车的批准:

在高管们展示他们准备的图片,图表和财务预测之前,Whitacre让他们停下来询问为什么首先要开会。

一位与会人士说,惠塔克雷在德克萨斯州的抽奖中说:“你们都已经彻底检查了所有这些内容。” “我认为您不会批准不良或无利可图的东西,那么为什么不做出最终决定呢?”

然后,惠塔克雷先生让团队的计划保持不变,并建议该小组结束其周五的例行会议。

我不知道惠塔克尔是否花了很多时间阅读彼得·德鲁克,但德鲁克对会议的危险直言不讳。作为最近 文章人力资源智商 解释说,德鲁克甚至说,按照定义,会议是组织不足的一种让步,因为您可以工作或开会,但不能同时进行。尽管开会是必不可少的祸害,但会议应该很少见:

但最重要的是,会议必须是例外而不是规则。每个人都经常开会的组织是没有人做任何事情的组织。

太多的会议总是说工作结构差,组织组成不正确。 。 。 如果组织中的人们发现自己四分之一或更多的时间参加会议,那将是浪费时间的错误组织。

会议太多表示应该将一项工作或一项工作分解为几项工作或几项工作。它们表示责任已散布,而信息未分发给需要责任的人。

您的组织与Drucker的25%基准相比如何?我的猜测是您要克服这一点。我看到的大多数高管都将40%以上的时间都花在开会上(而且大多数人管理不善,关注不力,并没有为与会者指明方向)。

会议就像牌匾一样,堵塞了企业的动脉和价值流。这些无用的,毫无意义的时间使公司变得不动产。将GM的硬化会议文化与Lantech精简,专注,解决问题的会议进行比较,在会议上,问题的制定要以最低的水平进行。 (详细了解如何将这些会议合并为标准工作 这里。)没有委员会,没有蓬松的议程,没有冗长的Powerpoint演示文稿:所有信息和所有必要的人员都在问题现场准备做出决定。很快。

摆脱会议。转到 金巴。开始使用牙线。

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保时捷无权领导。

约翰·舒克经常谈论“好像没有权力一样领导“这种领导不仅是精益系统和A3解决问题的基础,而且在任何公司中都是同等有价值的技能。当您在矩阵组织或团队中工作时,成功的机会很大您可能没有完成宪章的权限。 当我阅读保时捷设计总监迈克尔·莫尔(Michael Mauer)的声明时,想到了这一原则:

...到最后,我不告诉他们[设计师]将线精确地低或高50密耳,或向左或向右多移50密耳,因为如果边界太窄,您确实会丧命所有的创造力。我试图激励人们自己思考解决方案以及他们如何实现目标...即使我心中有解决方案,这也只是一种可能的解决方案。可能还有其他十种可能更好的解决方案,但是通过给出过于详尽的指导或显示解决方案,针对过于详尽的解决方案的方式,我会扼杀所有创造力。我的主要目标之一是赋予团队自由,以发挥最大的创造力。

(摘录自迭戈·罗德里格斯(Diego Rodriguez) 超酷。采访全文 这里

在我看来,这就像领导您一样,好像您没有权限一样。还有更多:感觉这是解决问题的必要方法。人们已经认识到,对于一个问题,总会有多种解决方案,尽管您具有丰富的知识和经验,但您认为“答案”可能不是最好的解决方案。

好像没有权力一样领导并不仅仅意味着没有 欺负人 喜欢 太空先生。这也意味着避免用您的知识和经验来主导自己的诱惑-无论是无意间还是善意的。

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掌握慢慢说是的艺术。

学习说没关系。很多。 最近,我一直在思考迈克尔·邦格·斯坦尼尔(Michael Bungay Stanier)所说的“不良工作”,“良好工作”和“出色工作”,尤其是与我妻子有关的事情。 (迈克尔是 蜡笔盒 并且是的作者 做更多伟大的工作

在Stanier看来,“糟糕的工作”是使您喝酒的令人麻木的,令人难以忍受的废话-愚蠢的会议,无聊的电子邮件,毫无意义的办公时间等。时间,您的组织向全世界提供的产品或服务。斯坦尼尔说

做好工作没有什么错-除了两点。

首先,它是无止境的。尝试完成您的“好工作”,就像西西弗斯(Sisyphus)将岩石滚上山一样,这是一项永无止境的任务。其次,Good Work很舒适。这一切的例行和忙碌都是诱人的。您内心深处知道,您不再伸懒腰或挑战事物的完成方式。您的工作变成了每周,每周都能轻松完成工作。

相比之下,“伟大的工作”是对组织和整个世界都产生真正影响的东西。做得好

是您报名这份工作时想要的。这很有意义,也很有挑战性。这是要有所作为。这对您很重要,它会点亮您。在组织层面上也很重要。伟大的工作是蓝海战略,创新与战略差异,演变与变革的核心。伟大的工作为长期成功建立了一个组织。

现在,我的妻子是纽约一家大型癌症医院的医生。这是一家教学医院,这意味着尽管她的日子主要是临床,充满了程序和病人,但她也承担着巨大的研究和教学负担。我认为这种工作既是“好”又是“伟大”。我的意思是,帮助治愈癌症的人是非常有意义的,而且确实有所作为。但同时,这是例行的(对她而言,对患者而言)。通常不是那么有挑战性;绝对是西西弗(Sisyphean)。

最近,她一直参与重大的流程改进项目。即使是行政工作,我认为它也算是一项伟大的工作,因为完成后,医院将能够更快地为更多的人提供治疗,而不会给患者带来麻烦。而且,如果您坐在那里患有巨大的肝肿瘤,那么不费吹灰之力就能更快地见到她,真是太好了。

但这是问题所在:临床,学术和研究负担使她不堪重负。她几乎没有时间从事过程改进项目,因为她还有很多其他事情要做。她觉得她不能拒绝其他任何责任。这部分是自我施加的压力。部分原因是医院设定的荒谬期望很高。因此,她有大量未完成的工作,对此她感到很糟糕。

当然,即使她接受了所有工作,但她并没有做很多事情。她的时间是有限的。因此,即使她说是,她也可能说不。

而且,如果她明确拒绝了某些工作-通过减少程序,减少居民人数,不审查任何论文,她将能够做更多的过程改进项目。坦白说,她并没有以非常及时的方式来做其他事情。如果她这样做了,她可能会减轻压力,并感觉更好。

我有 之前写过 关于了解自己的生产能力的重要性。在我看来,如果您了解自己的能力,它将帮助您学会拒绝(或如斯坦尼尔所说,至少它将帮助您“掌握慢慢说是的艺术”)。

毕竟,您的能力是固定的。说是或否不会影响您可以完成的工作量。但是说不,会让你感觉更好。它可能会帮助您完成更多出色的工作。

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德鲁克准时

乔恩·米勒(Jon Miller),过来 珍巴潘塔丽,让我想起了上周彼得·德鲁克(Peter Drucker)多么雄辩而简洁地陈述了许多我经常难以阐明的想法。这是准时的德鲁克:

一切都需要时间。这是唯一真正的普遍条件。所有工作都及时进行,并浪费了我们的时间。然而,大多数人认为这种独特,不可替代和必要的资源是理所当然的。

清楚地说明概念时,与精益的联系是显而易见的。时间是一种资源,精益就算没有用更少的资源就能创造更多客户价值的情况也不是什么。

当我在LEI的时候 精益转型峰会 几周前,我参加了 德鲁·罗彻(Drew Locher)关于将精益思想带到办公室的研讨会。他说的对我来说真正使我难忘的一件事是,时间管理绝对是办公室精益的关键部分。当然。如果您想在过程中消除浪费,那么您真的应该想办法消除“这种独特,不可替代且必要的资源”的浪费。

如果您以这种方式考虑时间,那么您可能会更不愿意参加没有明确目标的会议,或者让人们走进来并以可怕的“快速问题”(不过是什么)来吸引您的注意力,或者屈服于紧急电子邮件的暴政。

这是无可替代的。明智地进行投资。

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