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为什么您的会议总是糟透了(以及如何处理)。

不只是 您的 会议糟透了。 我在达拉斯的AME会议上度过了一个星期,与十几家公司的持续改进/卓越绩效/精益转型领导者进行了交谈,每个人都说他们的会议糟透了。请注意,这些人都是经过专门培训以提高质量,降低成本和减少浪费的人。然而,据他们自己的承认,他们的会议是浪费的缩影:浪费时间,浪费人类潜力,浪费空间,浪费能源。

如果他们的会议糟透了,您有什么机会?

为什么糟糕的会议如此普遍?在团队中工作时,为什么这么难专注于价值?我的意思是,召开一次良好的会议并没有什么大秘密: 罗伯特的议事规则 自中生代以来,它的变体就已经存在了,并且它们都说相同的话。准时开始。准时结束。有一个议程。分配一个记事簿。等等,但是会议仍然以 纽约客漫画 和迪尔伯特的漫画-这是有充分理由的。他们很烂。

Jim Womack和Dan Jones介绍了目的,过程和人员的概念。我想建议这三个P适用于会议。不要被罗伯特的规则所困扰,请考虑:

什么是 目的 会议的?您能清楚,简洁,有说服力地解释它吗?如果不是这样,那么您就正朝着值得花时间,令人伤心的时间浪费的方向前进,因为您实际上并不知道为什么要见面。如果您仅有一个主题(“我们需要谈论Applesauce项目”)而没有明确的目标,则无需开会。我会走得更远:如果有人召集您参加会议,但显然没有明确的目的,请优雅地为自己辩解,离开,然后去做些有益的事情。

什么是 处理 您会在会议中使用来确保会议的每一步,用沃马克和琼斯的话来说,都是有价值的,有能力的和足够的?您是否掌握正确的信息以实现会议目的?您是否拥有正确的格式(大型自由形式的讨论,小团队问题的解决,在gemba上的简短站立会议,视觉管理面板周围的快速更新,一系列一对一的对话等)?完成目的?以我的经验,该过程通常与目标不符或不恰当。

谁是 你要参加会议吗?谁需要在那里?结果是:谁不需要参加?这些问题并不像看起来那样简单。在实际开会之前,您需要进行许多小型讨论,以确定谁应该在那里。想一想您开会的所有时间,有人说:“哦,我们确实需要Susan的投入。她对这种合金一无所知,在这个问题上,我会尊重她的。”想一想您每次开会时都想知道的问题:“我为什么在这里呢?我可能正在为新的Ibex毛皮穆克卢克斯系列起草营销计划。”

我并不是在建议让会议成为所有人的重中之重,而不是让喷气涡轮叶片的生产线或医院的心脏导管插入过程中的所有价值都为零,而不是浪费为难。但是具有讽刺意味的是,持续改进的支持者将所有精力都集中在 产品 生产线,没有一个是自己的 知识 生产线几乎是可笑的。毕竟,如果他们的日子太过浪费,以至于他们没有时间摆脱大型组织的浪费,他们将如何实现自己的目标?

更重要的是:如果您领导公司,部门或团队,并且被动地容忍,接受无助,meetings肿且效率低下的会议文化并做出贡献,那么您就不可能取得进展你渴望。

请记住:唯一真正不可再生的资源是时间。不要浪费它,好像它是无限的而且是免费的。

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破碎的承诺如何使您的公司受益

我针对美国运通开放论坛的最新文章刚刚发布。它是这样开始的: 世界充满着格言,提醒我们永远不要违背我们的承诺:“成为您的言语,”“您的言语是您的纽带”,“承诺不足和超额完成”。但是,尽管这可能是与您的配偶(或IRS)打交道的好建议,但对于您的业务而言却不是一个好主意。兑现承诺为发现和消除使您的业务无法发展和增长的问题提供了强大的机会。

阅读美国运通OPEN论坛网站上的全文 这里.

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Mise-en-place,5S,以及为什么桌上的胶带轮廓很愚蠢。

卡伦·马丁(Karen Martin),马克·格拉班(Mark Graban)和凯文·梅尔(Kevin Meyer)在过去几天里一直在推特上谈论新墨西哥州的一家医院。这种无聊的做法激怒了护士,可以理解的是,这与他们完成工作的能力无关。 关于如何在知识环境中应用5S的困惑非常普遍,因为这些“精疲力尽“(LAME)证明。我认为这是因为人们将注意力集中在5S的容易看到的,向外的陷阱上,而不了解该工具的目的。

在他的书中 厨房机密, 厨师安东尼·布尔登(Anthony Bourdain)解释了厨师的功能 现场。 他的描述比任何精益顾问所阅读的内容都更能成为5S的核心:

Mise-en-place是所有高级厨师的信仰。不要与厨师长的“ meez”相提并论,意思是他们的设置,精心安排的海盐,胡椒粉,软黄油,食用油,葡萄酒,备用食品等。作为一名厨师,您的工作台及其状况及其准备状态是神经系统的延伸,如果另一位厨师或上帝禁止的侍者,这将极大地困扰您,这将扰乱您精心设计的系统。当您按照自己喜欢的方式设置测站时,宇宙就井然有序:您知道哪里可以闭着眼睛找到所有东西,在换班过程中需要的一切都随时可以触及,可以部署防御。如果您放任现场的杂物变脏,变脏和混乱,您会很快发现自己旋转到位并需要备份。我和一位厨师一起工作,他曾经在匆忙中走到排队的肮脏厨师的工位,向他们解释为什么违规的厨师落后了。他将手掌压在切菜板上,切菜板上撒满了胡椒粒,飞溅的酱汁,一点欧芹,面包屑以及通常会漂浮在工作台上的漂浮物和Jetsam(如果不经常用潮湿的侧毛巾擦掉的话)。 “你看到了。”他问,抬起手掌,使厨师可以看到厨师的手掌上粘附着一些污垢和碎屑,“这就是现在的脑袋。 工作干净!”

是否想知道5S是什么以及为什么它很重要,而无需诉诸所有那些难于发音的日语单词?它在现场。 (当然,我只是用法语代替了日语,所以这可能不是一个改进。)

当涉及护理行业的工具时,医生和护士(大多)会接受5S。看看任何手术托盘,您就会发现这是真的。物理组织-5S-对于能够平稳有效地提供护理至关重要。供应壁橱是受益于5S的完美典范。但是要在桌上整理订书机和三孔打孔机吗?那真是愚蠢而毫无意义。没有人需要闭上眼睛找到订书机。

对于办公环境,将5S应用于人们管理的信息而不是他们使用的工具更为重要。问题不在订书机所在的位置。问题在于关键信息所在。人们可以在文件服务器或医疗表格上快速轻松地找到它吗?

使信息流更快,浪费更少,清晰度更高-这就是在知识工作场所应采用5S的方式。德克萨斯州圣约健康系统的护士们明白这一点。他们没有在桌子上放胶带轮廓的麻烦。但是他们确实通过简化,标准化,重新设计和消除了所有形式而将填写文书工作的时间减少了50%。那就是将5S智能地应用于实际问题。

订书机周围是否有胶带轮廓?关于一个人可以在办公桌上使用的最大笔数的清单?请。他们不会摆脱在精神上等同于花椒,撒上调味酱,香菜和面包屑的想法,这些面包屑会搅乱知识工作者的大脑。

知识工作者的宝座就在她的脑海中。让我们确保其中的信息井井有条且易于访问。

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3S中的5S

这不是5S几个月前,马克·罗森塔尔(Mark Rosenthal)将5S简化为 三个关键点:

  • 您拥有所需的一切。
  • 您需要拥有的一切。
  • 您可以看到所有事物显然都属于它所在的位置。

为了简化描述,有很多要说的。但是它如何适用于知识工作者?

5S经常被移植-不是 已翻译 -从工厂车间到办公室立方体,而无需考虑其用途。导致荒谬的情况 例如京瓷美国,那里有一个内部5S警察向人们大喊,因为他们将毛衣放在椅子的靠背上。

知识工作者在交易信息,而不是材料。因此,对于知识型员工,马克的观点可以重写为:

  • 您拥有所需的所有信息。
  • 您需要拥有的所有信息。
  • 您可以看到所有信息显然都属于该信息所在的位置。

从这个角度来看,将毛衣挂在哪里,放订书机或保留狗的图片都没关系。这些都不影响您访问完成工作所需信息的能力。只要您的电子和纸质归档系统允许您快速轻松地检索信息,就可以了。

但这并没有消除对可见管理工具的需求。特别是由于您收到的信息越来越电子化,因此很难一目了然地评估您所拥有的信息。当您查看产品开发规范包,法律摘要或一堆文件时,可以轻松判断您是否拥有所有必需的信息?如果不是这样,则需要某种信号系统-看板,清单,便笺等。

马克继续说:

完成工作后, 时刻 有人发现了一些东西 其他 是需要的,这是处理该问题的时间。问,“这是我们在正常工作过程中需要的东西吗?”

如果是这样,那么当您第一次组织该区域时,您会学到一些您不知道或不记得的东西。添加该项目,为其找到一个地方,并建立视觉控件。马上。

如果没有,那么“我们为什么需要它 这个 时间?”是什么打破了正常的工作模式?这就是5S崩溃的地方–当我们不区分正常工作过程中需要的东西和例外情况下的东西时。

这个过程对知识工作者同样重要。当我们不问这些问题时,我们最终被埋在成堆的文件中,被埋在计算机桌面上的流浪文件中,并且被随机标记为“跟进”的随机电子邮件,即使这些标记并没有真正告诉我们任何事情关于过程。一旦所有这些信息积累起来,我们就不再拥有我们所需要的,也不再需要我们所拥有的。这会导致错误,返工,等待以及各种浪费的工作。

想一想。

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科技的警笛声。

我的朋友凯尔(Kyle)在一家保险理算师工作,该公司相当于安迪·格里菲斯(Andy Griffith)的公司 Mayberry,RFD。据凯尔说,每个人都是这样 不错 彼此之间几乎无法完成任何工作。每个生日,周年纪念日,孩子的毕业,晋升,交易达成,手工编织的围巾和新发型都会受到关注和称赞。通常通过公司所有人收到的爆炸电子邮件。该公司充斥着提供反馈,指导和感谢信息,而Kyle说,这是一个很小的奇迹,任何人都可以在洪水中找到重要的客户沟通。 这位首席执行官为自己创建的紧密文化感到非常自豪,但是最近他注意到了一个弊端:人们花费大量时间阅读和撰写实用性可疑的电子邮件,而对内部和外部客户的响应却下降了。因此,他购买并安装了 涟漪,“社交绩效平台,供团队共享目标,认可出色的工作并互相帮助而改善”(根据其网站)。他认为,这当然可以使人们避免在电子邮件上花费大量时间。它做到了。人们的电子邮件使用量直线下降。

不幸的是,他们把所有的时间都花在通过Rypple界面进行通信上,因此客户服务没有任何改善。

这位首席执行官陷入了书中最古老的陷阱之一:他认为技术将是解决其问题的灵丹妙药。只需在问题上拍一些花哨的硬件或软件,它就会消失。但是作为凯文·迈耶& Bill Waddell have 注意到的 很多次,就像Mark Graban一样 最近指出自动化很少是答案。在残破的流程中添加技术,您所得到的就是更快,更昂贵的残破流程。

就凯尔公司而言,这种文化重视并促进了这种紧密的互动。实际上,“ Attaboy!干得好!”的数量电子邮件是年度绩效审核的一部分!毫无疑问,安装Rypple可以使电子装箱时间零影响。

凯尔(Kyle)已获得其调节器团队禁用Rypple的许可,现在他正试图修改绩效评估中使用的标准。他并没有试图将公司转变成狄更斯式的血汗工厂,但他正在试图使基础流程正确无误-在这种情况下,是用来跟踪客户所重视的真实绩效的措施。

下次您考虑购买新奇的玩具时,请记住:为您的过程问题购买软件就像为您的体重问题购买一条大裤子。

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纸箱和常识。

“对不起,一团糟。这些只是最近几天发生的情况。那边的大堆?那是我应该从事的研究项目。”梅根绝望地叹了口气,挥了挥手臂,示意她办公室里每个平面上堆成堆的未读幻灯片,像紫罗兰一样。 梅根(Megan)是一家大型癌症医院经验丰富,才华横溢且非常努力的病理学家。她整日都呆着,脸贴在显微镜的观察者身上,检查组织样本中是否有恶性肿瘤的迹象。我去拜访她是因为她似乎已经失去了阅读病例并迅速为转诊医师转诊的能力。梅根陷入困境:她感受到上司的压力,要求她更快地工作,但她担心更快地阅读幻灯片会增加她错误诊断病例的风险。

梅根接着说:“我过去通常可以在正常的工作时间内阅读更多案件,但现在我必须早点进来,然后再呆一段时间以跟上进度,显然,我在这方面做得并不出色。尽管公平起见,该部门中没有其他人也是。我们都被淹没了。”

坦白说,我不确定是否能帮助她。我既不是病理学家也不是医生。 (由于我是犹太人,所以总是让我的父母感到非常难过。当我在学校上课时,他们并没有真正欢呼 符号学&神秘故事的诠释学。)我对解释组织样本的了解与对大型强子对撞机设计亚原子实验的了解一样多。

所以我花了几天时间看梅根的作品。我所看到的使我想起了基思·普里耶(Keith Poirier) 最近在Jamie Flinchbaugh的博客上:

精益无非就是在我们的日常工作中重新引入“常识”。

我对活检解释一无所知。但是事实证明我不需要。我看到的是一位很少有超过八分钟不间断地分析幻灯片的医生。几乎每次她躺在显微镜下时,都会有人来她的办公室打扰她。每次打扰之后,她都会回到幻灯片,然后开始重新阅读 从最开始 以确保她不会错过任何东西。结果,读取每个案例所需的时间是其三倍,四倍,五倍。

更糟糕的是,在这两天我看着她, 没有 的中断很紧急。实际上,最常见的中断是技术人员将她的新幻灯片读起来。他们走进来,打个招呼,告诉她有新箱子,然后她告诉他们把它们放在书桌的角落。

我的解决方案?在她的门外放一个纸箱,上面有一个告示,告诉技术人员将所有新箱子放进去。梅根(Megan)制定了固定的时间表,每90分钟就会收到一次案件。看中吧?她将中断时间减少了三分之二,并将处理案件所需的时间减少了40%。

我们没有谈论节拍时间,拉动系统或看板。正如Keith Poirier所写,这只是常识。如果您总是被打扰,那么无论是读取病理幻灯片,编写广告文案,在桥梁上计算力矢量还是编写专利申请,您都将无法完成工作。因此,我们减少了打扰,以帮助她更好地工作。

该医院病理科仍有大量工作要做。到处都是垃圾。但是通过专注于简单,微小和快速的改进,我们对梅根的表现和她的幸福产生了很大的影响。

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灵感并非来自一盒可可粉扑

如果我不得不再阅读一遍有关Google的11个美食餐厅,现场洗车和干洗服务的文章,我会slit不休。或皮克斯(Pixar)的谷物吧(超过20个品种!),小型游泳池以及像丛林一样的小屋和树屋作为办公室。或耐克的奥运大小的游泳池和美发沙龙。或Zappos的生活教练。 这些公司中的每一个最近都在美国运通公开论坛上受到吹捧 文章 关于有助于员工蓬勃发展的公司环境的信息。尽管这些工作场所确实凉爽,时尚,并且在许多方面令人羡慕,但他们不断受到的关注却使各地的商人蒙受了伤害。我们被欺骗了,认为如果我们想创建鼓舞人心的工作场所,就必须为员工提供免费的食物和瑜伽课程-如果您在钢铁厂,大型购物中心,甜甜圈店工作,那就太糟糕了,在这里安装奥林匹克规格的游泳池要困难一些。

一个简单的事实是,虽然这些津贴肯定令人愉快,但可可粉扑的数量却不足以弥补上司的侮辱,部门间的争吵,长期不切实际的期限或不合时宜的管理。

在他的畅销书中 驾驶,丹尼尔·平克(Daniel Pink)辩称,传统的激励方式无法对从事复杂任务的知识型员工起作用。他认为,内在动机是由满足人类三个基本需求的环境释放的:

  • 自主权(控制自己的工作)
  • 精通(做某事变得更好)
  • 目的(成为更大事物的一部分)

从丹的书中摘录,我建议一个真正鼓舞人心的工作环境是一种可以满足这三个需求的工作环境,并且不需要瑜伽工作室或美甲沙龙。

考虑以下三个示例:

自治:3M早在Google吹嘘“ 20%的时间”(工程师可以将20%的时间花在自己的项目上)之前,3M就给其技术员工15%的时间来做同样的事情。该公司将其与内部创投基金“ Genesis Grants”结合使用,该基金向研究人员分配资金以开发原型,并向在公司范围内开发和共享新技术的人员授予技术共享奖。

精通:马修·梅(Matthew May)的书, 追求优雅,介绍了法国铜合金汽车零部件的设计者和制造商FAVI如何使员工在工作中精益求精。 FAVI没有中央部门-没有人力资源组,没有采购团队,没有组织结构图。取而代之的是,公司被组织为基本上为单个客户(例如菲亚特,沃尔沃或大众汽车)工作的团队。在这种安排下,设备,工具,工作区和工艺设计全都由前线工人掌握,他们自由(并受到鼓励)进行实验和创新。而且他们经常这样做,直到深夜才解决复杂的问题。

目的:资本收入达10亿美元的资本生产商Barry-Wehmiller,已连续21年保持年均19%的增长率。这位首席执行官解释说,该公司对丰田的精益生产理念(即“领导力的生命力遗产”计划)的改编不是用作获利的工具,而是一种用来吸引人们的头脑和心灵的技术。他指出,该公司的存在是为了激发人们拥抱他们的礼物并在此过程中感到满足感。正如一位工人所说:“我们将一次改变一份工作。”

实际上,如果环顾四周,就会发现很多公司创造了令人鼓舞的工作场所,而没有花哨的陷阱。 WL Gore没有头衔,没有自我管理的团队,并且深信个人要为公司做正确的事。 Atlassian软件每个季度都有“ FedEx Days”,在此期间,程序员会全天候处理他们希望的任何项目,然后竞争将其包含在公司正在开发的产品中。爱立信使用名为“ IdeaBoxes”的协作思想管理系统,使员工的创造力在不断改进的服务中得以蓬勃发展。

因此,让我们摆脱鼓舞人心的,令人鼓舞的工作场所的肤浅陷阱。当然,免费的甜甜圈和瑜伽课很棒。但是提供一个能够释放员工内在动力的环境要好得多。 -------------------------------------------------- -------------------------------------------------- ---------------转载自 AmEx OPEN论坛创意中心

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对1,000件事说不。

您必须先阅读史蒂夫·乔布斯(Steve Jobs)最出色的天才的著作,或者分析苹果为何如此成功,才能打开商业杂志或报纸。我在这里加两分钱:这是因为他对很多产品都说不。 想想苹果产品线有多紧:三台台式计算机。两台笔记本电脑。一台iPad。一台iPhone。三台iPod。软件的两个主要部分(iTunes和OSX)。对于一家市值650亿美元的公司而言,这并不是很多。 (是的,我知道那里还有其他产品,但是我没有计算附件,仅因硬盘驱动器大小或小众软件而异的机器。)事实上,乔布斯在1997年回到苹果公司时,他所做的第一件事就是杀死包括牛顿在内的许多产品。作为他 描述 情况

有人朝着18个不同的方向出发,每个人在做有趣的事情。 。 。 。您看一下在所有这些不同动物朝着不同方向奔跑而创建的农场中,它并没有加在一起。总数少于各部分的总和。

在一个 商业周刊采访 早在2004年,他就解释说创新部分来自

对1,000件事说不,以确保我们不会走错路或尝试做太多事情。我们一直在思考我们可以进入的新市场,但是只有说不,您才能专注于真正重要的事情。

通过对所有这些机会说,他不仅节省了公司资源(人员和现金),而且还保存了人们从事出色工作和创造出色产品的能力。在阅读有关“决策疲劳”的最新研究时,我最近想到了这一点。关于决策的新思维是人们拥有有限的能量来进行决策-决策是重大的(您应该假释囚犯)还是次要的(您要控制牙垢或小苏打牙膏)。饰演John Tierney 在《纽约时报》上解释了,

一旦精神上的枯竭,您就不愿进行权衡,这涉及到一种特别先进且费力的决策方式……。您成为研究人员所说的认知错误,积ho了精力。如果您要购物,则只能查看一个维度,例如价格:只给我最便宜的一个。或者您沉迷于质量:我想要最好的(如果有人付钱,这是一种特别简单的策略)。

这些诱惑和决定的累积效果在直观上并不明显。几乎没有人对决定的疲劳程度有直觉。大决定,小决定,它们全都加起来。选择早餐所需要的东西,去哪里度假,雇用谁,花多少钱-所有这些都耗尽了意志力,没有任何迹象表明何时意志力低下。在做出决策时,[意志衰竭的人]采取了不合逻辑的捷径,并倾向于青睐短期收益和延迟成本。

这很好地总结了大多数人的工作生活。无论白天还是白天,您都在不断做出决定。这要付出代价。

史蒂夫·乔布斯(Steve Jobs)对这么多产品机会说不,在减轻认知负担方面做得很好。说不可以让公司集中现金,而工人则将注意力集中在最重要的方面。这并不是苹果获得成功的唯一原因,但这当然是难题的一部分。

看一下您的组织。您是否正在追逐每个机会?还是您正在为解决几个真正重要的问题而做好自己的精力?如果执行不佳,这是开始寻找的地方。

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奶酪,无意识地遵守规则。

我妻子昨天被TSA殴打。 当她为她的5盎司炸毁她时,她正在努力地通过SFO的机场安检方法-脱鞋,取出计算机,装在袋子中的液体。容器的奶酪。那就对了。干酪。

TSA代理: “它在FAA的违禁物品清单上。”

妻子: “不,不是。我浏览了网站,没有提及奶酪。”

TSA(在召集其他TSA代理商的五分钟拉比理事会之后): “干酪实际上是一种凝胶,因此要遵守3盎司规则。” (关于凝乳的大小和乳脂百分比是否会影响他们的决定,目前尚无定论。)

妻子: 如果我将干酪从容器中取出并混入水果和坚果,那可以吗?

TSA: 对。 (有帮助)您还应该知道,如果白软干酪是医疗必需品,则可以通过安全措施进行处理。”

妻子: “我是医生。如果我给自己写一张处方,说白软干酪对我来说是饮食上的必需品,而我向您展示,您会让我通过?”

TSA: “是的,女士。只要给我们看处方,那不会有问题。”

我讲这个故事并不是因为我想强调安全战区和TSA政策的疯狂。已经做完了 之前很多次。作为领导者,与您相关的是建立一种无意识地服从规则的文化的危险。在这个故事中,您有单独的TSA代理无法使用常识性判断来处理非标准情况。奶酪不是很固态,而且绝对不是液态。我们做什么?我知道!我们将其称为凝胶,以便我们可以盲目遵循规则并禁止使用它!但是,当然,如果将其重新分类为午餐(通过添加水果和坚果),或者如果医生有医疗要求,则可以遵循其他规则,并允许它。

这种对规则的无意识的遵守会产生大量的浪费-更不用说对客户的极大不满了。对于TSA,当然没有很多其他选择。除非您是少数精英人士,否则您可能会进行商业飞行,而灵狮不是一个可行的选择。但是就您的公司而言,可能还有许多其他公司提供类似的产品或服务。

购买床垫18个月后,我曾试图退回床垫。在很短的时间内它开始严重下垂,对我来说,这很明显是有缺陷的。由于它具有10年保修,因此我认为将它更换为新产品没有问题。但是,当我打电话给客户服务时,他们要求电话基本上处于未使用状态,以验证保修。没有污渍。没有擦伤。无磨损迹象。证明(!)床垫一直都坐在正确的床架上。给我的房屋再融资时,需要的文件数量超出了我的需要。尽管有非常明显的证据表明床垫完全有缺陷,但所有这一切都没有。但是客户服务代理毫不留情地遵循了脚本,这就是它告诉她的要求。不用说,我没有换过床垫。而且我再也没有从那家公司买过床垫。

您最近是否检查过退货,换货和保修政策?您是否研究过客户服务代表在处理客户投诉方面所具有的自由度?奇怪的是,如果您从客户的角度看待这些策略,则可能会更改其中一些策略。否则,您不妨开始没收奶酪。

 

 

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案例研究-如何精益求精

经典的精益技术在纽约市政府办公室创造了奇迹 最初于2007年9月5日星期三发布, 工业周刊

从3月开始的两个月内,纽约市一个大型市政机构的一个局的工作人员被教导如何在他们的工作中应用精益生产原则。他们没有绘制价值流图,我的公司也没有尝试更改人们工作的系统。而是将重点放在改善每个人的个人工作习惯上,以便无论整个业务流程如何,他们都可以尽可能高效。

在我们不断改进的过程中,该局的工作人员很挣扎。彭博市长和他的废话专员提高了人们对回应的期望。同时,笨拙的官僚程序和制度使人们放慢了脚步。长期打扰破坏了人们专注于工作的能力。没人能有效地管理日益增加的电子邮件负担。结果,工作堆积如山,截止日期也越来越少。人们不知所措,仿佛无法控制自己的工作。

5S学科

我们从将5S原则严格应用于每个人的工作空间开始。就像制造业工人一样,知识工人需要保持工作场所的清洁和有条理,以便高效地工作。这意味着不仅要将文件塞在文件柜中,而且将装订器(连同断铅笔,干的荧光笔,一次性筷子和酱油包一起推)推到顶部抽屉中。他们已经这样做了,发现他们被埋在了低价值或零价值碎屑的雪崩中。

相反,我们将其信息分为三类-工作,参考和存档-并淘汰了过时的垃圾。这种结构使他们能够减少浪费在寻找工作上的时间,并给他们更多的时间来实际创造价值。更重要的是,员工对他们所管理的信息进行了严格的评估,使他们能够识别仅仅是浪费的活动。

结果?查找信息所花费的时间减少了36%,收件箱中腐烂的电子邮件数量减少了95%。

为何修剪电子邮件收件箱很重要?当收件箱充满像拉斯维加斯时代的猫王之类的垃圾时,可怕的“信噪比”使得难以识别和响应真正重要的事情。此外,每封电子邮件都包含信息和想法,这些信息和想法是流经员工的价值流的一部分。当这些信息卡在某人的收件箱中时-当价值流停止流动时-您所看到的不过是另一种形式的超额库存。

保持价值流不断

在制造环境中,装配线使在制品以预定的速度移动。人们必须处理涉及他们的工作,否则生产线就会停下来。但是办公环境不同。没有可见的生产线,这会养成马虎的工作习惯。

在该局,接收,处理,存储,分发和跟踪构成每个人工作的信息是一个巨大的挑战。 (毕竟是政府,甚至在迈克尔·布隆伯格的领导下。)不幸的是,大多数知识工作者在执行这些任务时没有纪律性。他们用力将文件从桌子的一侧推到另一侧。他们洗牌堆。他们阅读电子邮件,将其标记为未读,并且不采取任何措施。他们开始做一件事,失去专注力,而转移到另一件事上,从而导致一堆堆完成了一半的任务。价值流停止流动。结果,截止日期缩短了,同事们无所事事地等待信息。穆达淹没了整个系统。

因此,我们将人们的精力重新集中在保持价值流的移动上。员工学会了通过采取以下四个行动方案之一来处理进入其系统的工作-电子邮件,电话,备忘录,项目-做,委派任务,指定时间解决问题,或抛弃它。这些是“ 4D”。当工作人员严格应用4D时,没有任何东西返回收件箱。价值观始终向前发展。

员工的新工作习惯使积压工作的时间减少了40%(这是精益系统中多余库存的一种形式),处理电子邮件的时间减少了25%。

平滑流动

与任何现代组织一样,该局中没有人独立工作。会议比比皆是,任务繁重,频繁的打扰使任何人都难以专注于他们的高价值活动。这些中断的结果是,价值无法流畅地流动:人们忘记了关键的任务和承诺,并普遍感到不知所措和失控。想象一下,每隔11分钟就会有一条装配线上的工人被拉离工作站参加会议或回答问题:工人会感到压力大,生产线会停顿下来,缺陷率会急剧上升。

我们通过实施个人工作习惯来消除这些问题,这些习惯可以使价值流顺畅。员工通过“会议走廊”减少了不必要的打扰(即,针对非紧急问题的打扰),即每位员工可以开会或交谈的时间。他们安排并阻止了自己的有价值的工作,以便他们可以专注于这些任务。他们为电子邮件响应建立了可持续的“服务水平协议”,而不是支持即时响应。他们减少了多任务处理的数量,转而采用“单任务处理”,从而形成了这样的理解,即一次执行一项任务实际上是一种更快,更有效的工作方式。

这些变化使中断所浪费的时间减少了35%,加班时间减少了35%,这表明人们可以在更短的时间内完成更多的工作。

不仅仅是交接

大多数精益办公室计划都只涉及制作价值流图和创建更有效的业务流程。但这只是减少手印的解决方案的一部分。不管系统有多精简,如果在其中工作的人员效率低下,您仍然会浪费。这就像接力赛:您可以使接力棒的交接变得干净,快速和高效,但是如果跑步者动作缓慢,他们将会输掉比赛。

这就是精益工作习惯发挥作用的地方。这些习惯可确保人们快速运行-在调整预算,计划会议或为新产品制定营销计划时,他们会尽可能高效地工作。

记者查尔斯·菲什曼(Charles Fishman)指出,在美国,一条典型的丰田装配线在一年的生产过程中会发生数千项运营变化。他评论说:“这个数字不仅很大,令人着迷,令人难以置信。在过去的十年中,您改变了多少工作方式?”

请记住,精益不仅关乎系统。是关于人民的。难道不是时候该谈谈他们以及您的工作方式了吗?

案例研究-为业务腾出时间

最初发表于 加州律师杂志

这是找到时间进行业务开发的方法 您是一家大公司的合伙人。您的工作做得很好,需求旺盛,但您的业务发展速度并没有达到您的期望。尽管吸引新客户对您未来的成功至关重要,但您仍找不到时间专注于业务发展。时间敏感的客户要求,合作伙伴要求和委员会会议无休止地困扰着您的日常安排。塞进“ biz dev”似乎是不可能的,尽管这应该是当务之急。当然,当一天的工作量太大时,没有任何“时间管理”方法会有所帮助-魔术不能将五分钟变成六分钟。但是,使用系统来组织您的工作和管理您的承诺可以确保您不会忘记对您的职业真正重要的事物,并且它可以使您显着增加投入新业务的时间。

如果您看不到它,那并不重要 律师同意,业务发展至关重要。然而,在他们的办公室中,他们的biz开发文件是不可见的,完全埋在成堆的客户资料下。现有客户需求中有新的前景。甚至当律师试图开始业务开发时,他们也失去了注意力,因为相关信息在其他文件的堆砌之下成型。解决方案?创建一种归档体系结构,以将“有效的”客户和业务开发文件与价值较低的参考材料分开。请注意80/20规则:80%的工作是用20%的纸完成的。将重要的20%(即工作文件)放在手边。将其余的移到更远的文件柜或抽屉中。清除垃圾文档和低价值文档使工作中的dev开发文件更加可见,提高了您专注于该活动的能力,并消除了搜索所需信息所浪费的时间。 (作为奖励,个人组织的纪律将帮助您将工作委托给他人。)

收起消防员头盔 太多的律师开始阅读他们的电子邮件收件箱。毫无疑问,声誉取决于近乎即时的客户服务。但是,这种服务水平是有代价的:律师变得被动而不是主动。不管他们反应有多快,他们总是在扑救,总是在弯道后面。您可以专注于“生活在日历中”。腾出时间,而不是白白地希望有一个免费的下午用于业务发展。每天安排您的日程安排,这样您就可以始终履行承诺,同时仍然分配适当的时间与潜在客户建立关系。此外,将Outlook或Lotus Notes设置为在日历(而不是收件箱)中打开。这一调整将使您专注于每日和每周计划。您每天早上会看到的第一件事是您的日程安排,而不是一夜之间涌入的大量电子邮件。当然,您仍然必须对这些消息做出响应,但是至少现在您会更加意识到自己的日常工作重点。生活在日历中还可以帮助您更有效地委派工作。随着您更好地跟踪客户的承诺,您可以将工作交到具有明确的签到日期和截止日期的员工那里,这意味着有更多的时间进行业务开发。

采取行动 最后一步是创建明确定义的行动计划。当涉及到商务开发时,大多数律师都不知道他们将要做什么或何时去做。这是因为“业务发展”是一个包含许多不同活动的松散概念。当您没有要完成的特定任务时,很难取得进展。您可以通过明确定义biz开发人员的核心操作(内部网络,外部网络,提高可见性的活动),然后将其放在日历中来解决此问题。列出潜在客户并创建定期日历约会以保持联系。安排时间撰写和编辑期刊文章。确定要发言的会议,设置特定时间与提案组织者联系,并与您的同事联系以开发演示文稿。这些活动的稳定增长将导致更多的biz开发人员活动-并将赢得新客户。

实现可衡量的结果 在进行了几个月的结构化活动之后,您将开始看到结果。我个人看到,初级合作伙伴的平均促销时间增加了将近25%。尽管没有任何保证,但在工作空间中(无论是在身体上还是在精神上)创建清晰性,都会使您在开展业务方面更加有效。

Dan Markovitz是TimeBack Management的总裁,该公司是一家帮助律师为业务发展腾出更多时间的咨询公司。

案例研究-佛罗里达社区卫生系统

情况: 佛罗里达州一家拥有六所设施的社区医院的护士主管在医院的临床领域积极参与了精益计划。他们通过应用5S原则在减少临床浪费方面取得了长足的进步。但是,这些努力在他们的办公室停了下来,效率低下的现象逐渐蔓延到他们的行政工作中。这些低效率的行为使他们无法花很多时间来提供病人护理。 介入: 我们向他们展示了如何将精益原则(尤其是5S)应用于他们管理的信息。这使他们能够发现现有管理流程中的问题,并帮助他们理解5S是一种思考方式,而不仅仅是组织供应柜的一种方式。该计划还帮助确定了消除其他行政浪费的机会。

解析度: 参与者报告说,培训:

  • “提供了对5S,流程的更清晰的了解& 目的”
  • “提供了有组织的标准化流程的初始步骤”
  • “帮助我理解了视觉管理的概念”
  • “提供了更有效地工作的工具”

案例研究-旧金山地区律师事务所

情况: 旧金山地区一家大型律师事务所的四个初级合伙人做得很好,需求很高,但并没有按他们想要的那样迅速建立业务。每个人都知道,引进新客户对于他们在公司未来的成功至关重要,但是他们中没有一个人能够找到自己真正专注于业务发展的时间。他们的日程安排非常紧张,客户需求,合作伙伴要求和委员会会议都是无法协商的。尽管可以说这项工作是他们的头等大事,但在业务发展活动中充斥着似乎是不可能的。 介入: 我们确定了三个区域,在这些区域中进行小的更改将产生较大的结果。首先,我们创建了归档体系结构,将基本的业务开发文件与价值较低的参考材料分开。使业务开发文件更清晰可见,提高了合作伙伴专注于其目标(吸引新客户)的能力,并消除了在搜索所需信息时浪费的时间。其次,我们通过实际安排他们的关键任务,将他们的日常活动重点从他们的电子邮件收件箱移到了他们的电子日历。这种转变使他们更加主动而不是被动,并确保他们每周都有时间进行业务发展。第三,他们明确定义了构成“业务发展”的核心行动:内部网络,外部网络以及提高其知名度的活动,然后将这些活动列入日程表。

解析度: 经过两个月的培训,结果是:这四个合作伙伴将平均促销时间从每月25小时增加到31小时,增加了24%。

案例研究-非营利组织

情况: 一个位于纽约的非营利组织正在迅速发展,在不到一年的时间里从5名员工发展到56名员工。但是,额外的人员并不能减轻执行团队的负担,实际上,决策花费的时间比以往任何时候都要长。 介入: 我们意识到,新员工无法承担日常工作的运营和管理工作,因为他们的职责和权限之间存在根本的不匹配:尽管他们在某些操作领域承担了责任,但他们无权承担做决定。结果,所有决定都汇入了执行团队,造成了巨大的瓶颈。我们确定了每个角色需要做出的共同决策,并定义了每个人都可以在未经批准的情况下做出决策的财务参数。

解析度: 执行团队无需考虑所有决策,员工士气大幅度提高(根据内部调查),并且第二年的主要举措均按时启动。

案例研究-医疗设备制造商

情况: 一家大型生物医学设备制造商的运营团队的高级成员没有时间专注于关键工作,这主要是因为他们在不必要的会议上花费了太多时间。 介入: 我们进行了“ A3”分析,以充分掌握当前状况,量化公司成本,确定根本原因并制定对策。分析表明,他们每周每人花费约9个小时参加没有实际目的的会议,而且更具破坏性的是,会议是根据计划安排的,而不是根据实际客户的需求进行的。我们在共享服务器上设置了一个文件以进行信息更新,启动了1:1临时会议系统以解决大多数问题,并为更复杂的问题保留了小组会议。

解析度: 会议承诺减少了三分之一(每月56.5小时),而高级员工有更多时间来推动项目完成。

案例研究-纽约市政府

情况: 纽约市一个大型市政机构内一个局的工作人员正在苦苦挣扎。彭博市长和他的废话专员提高了人们对回应的期望。但是人们很难找到所需的信息,长期的干扰破坏了人们专注于工作的能力,没有人能够有效地管理日益增加的电子邮件负担,最重要的是,人们缺乏持续,系统地处理传入邮件的流程工作。结果,工作堆积如山,截止日期也越来越少。人们不知所措,仿佛无法控制自己的工作。  

介入: 我们为纸质文件和电子文件引入了一个全面的组织系统,减少了寻找信息所浪费的时间。这使员工可以花更多的时间创造价值。我们还引入了一个简单的系统来处理日常工作,尤其是电子邮件。我们教会了基本的工作习惯,这些习惯为人们创造了不间断的“空间”,使他们能够集中精力并专注于他们的关键任务。最后,我们为员工提供了一个简单的计划工具,可帮助他们跟踪项目并确保他们不断前进。

 

解析度: 培训后的调查显示出了显着的改进:查找信息的时间减少了36%,处理电子邮件的时间减少了25%,中断造成的时间损失减少了35%,花费的时间减少了40%积压工作。绝大多数参与者(91%)报告说生产力至少提高了10%。一位与会者说:“我现在能够更好地管理[作品]的离散部分,看到进度,而不会感到不知所措。而且,我能够发现可能阻碍前进的障碍。”

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停止激励员工。

在我的9月时事通讯中(注册) 这里),我写的是当经理委派工作职责而不委派经理时所发生的瓶颈 权威 真正完成这项工作。 在我看来,这种权限与责任之间的不匹配会在整个组织中造成更大的问题。

低责任,低权限: 这是无动于衷的员工的经典秘诀。无权解决问题的客户服务人员。不能与执行人员一对一联系的助理。这些人是五光十色的人,等待五点钟的钟声响起,他们没有精力或渴望帮助改善公司。

高权限,低责任: 这是安装Minutiae暴君的蓝图。财务人员坚持要求您用蓝色墨水(而不是黑色)填写旅行费用表格,或者为此,您使用他们的表格,而不是电子表格版本的表格来为您计算。 DMV柜台上的人将您发送到该行的后面,因为您忘记了在表格2976A / 3上加上中间的缩写。这些人使每个人的生活都痛苦不堪,而且永远也不会离开,因为他们建立了舒适的帝国。

高责任,低权限: 这是沮丧的奋斗者的灰色世界。无法更改程序的护士将使他们花费更多的时间与患者交谈。被告知要按照销售部门的要求进行产品开发的人员。您会发现这些人在寻找另一份工作时正在整理自己的简历。

高责任,高权威: 这是您希望您的员工成为的地方。他们对工作负有责任,并且有权完成工作。这些人能够为增长做出贡献,提高绩效并推动组织前进。

这就是事情:冷漠,暴君和沮丧–他们可能是公司中的任何人。敬业,敬业的工人并不比其他人更好。他们只是从事允许他们行使自主权,实现目标和追求卓越的工作。

或者,如David Sirota,Louis A. Mischkind和Michael Irwin Meltzer 早在2006年:

大多数公司都错了。他们不必激励员工。他们必须停下来 激励 他们。

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