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5S

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您要解决什么问题?

企业5S霸主的灵魂之痛继续令我惊讶。 上周在一家医疗保健客户主持一次研讨会时,我了解到他们的两个内部精益冠军(我用这个词很松散)已经成为锡锅5S独裁者。这些所谓的精益领导者之一禁止任何人在自己的桌子上拥有超过一张个人照片。另一个昏暗的灯泡坚持要求每个人都在他们的计算机,电话,订书机等周围贴上蓝带轮廓。这些笨拙的练习更加令人惊讶,因为这是一个已经追求精益多年的组织,领导力发展计划已经到位,并一直与外部顾问合作。

我写了 之前 关于以书面方式将5S从工厂转移到办公室的荒谬和误解。将设备设置为“顺序”并不能完成任何事情,因为据我所知,没有人丢失过他们的计算机或键盘。设置 信息 办公室工作人员按顺序进行管理是一个好主意,而不是计算机本身。至于单身照片限制?太傻了和残酷。而且毫无意义。

5S仅仅是设计用来解决特定问题的工具,例如可能会隐藏的过程异常或寻找工具时浪费的运动。但这是针对特定问题的工具,并非一味地盲目地应用,因为它显示在《精益大书》的第34页上。这与使用月牙扳手锤打钉子一样有意义。或在Word中的表中进行扩展计算。

无论您是自己实施改进计划,还是要从外部顾问那里获得帮助,您始终需要从以下基本问题开始:我要解决什么问题?该问题的答案将引导您找到合适的工具(如果存在),或迫使您自己创造工具。

在丰田的祭坛上停止崇拜。相反,请向丰田学习。他们发明了在特定时间解决特定问题的工具。您需要做同样的事情。

致力于解决问题。致力于学习。但是除非您与所面临的问题有关,否则不要致力于5S。否则,您将得到的只是被疏远的工人,他们将离开您去一个组织,该组织可以使他们在书桌上拍下妻子和狗的照片。

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您可以从玛丽近藤中学到什么

整理生活改变生活的心态 由Marie Kondo发行,在全球范围内已售出200万本。它是《纽约时报》“建议和操作方法”类别中的最畅销产品。这是排名第一的卖家 总体 现在在亚马逊上。 运营商5S Hiranouki Hirano在许多方面都是5S之父,他在亚马逊的书籍中排名第129,268。罗恩·泰勒(Ron Taylor) 5S:使用精益5S的工作场所组织和流程设计 以87,584号签入。阿德·阿塞菲索(Ade Asefeso)的 主管5S 是550,900。 5S医疗保健 备受推崇的汤姆·杰克逊(Tom Jackson)是377,661。 Brice Alvord的 规划& Implementing 5S 排在937,654。我不知道这些书的确切销售量,但是我非常有信心,在过去的19年中(平野之书问世时),它们的总销量远不及338,000册。 整理 自10月起在美国销售。

好的,这不是一个公平的比较:近藤的书是针对大众市场的,而这些5S书主要针对制造组织。但是,还有一个更深层的真理在起作用。近藤用普通人的语言写作。她不会强迫读者采用新的行话甚至是外语。她告诉读者看看他们的壁橱,然后回答一个简单的问题:“它激发喜悦吗?”如果是,请保留并尊重它。如果没有,扔掉它。

现在,考虑5S。这个概念基本上与近藤的拥护者相同。 (当然,存在差异,但是许多基本原理是相似的。)但是精益社区没有使用通俗易懂的语言来呈现总体概念,而是使用了毫无意义的速记“ 5S”。我们告诉人们,他们必须按照正确的顺序跟随每个“ s”。我们将原始日语翻译成“ shine”之类的词,实际上并不意味着像英语使用者所期望的那样闪耀。

近藤问人们家中的东西是否能激发欢乐。我们要求人们区分“按顺序排列”和“拉直”。难怪要让工人接受(更少的拥抱)5S如此困难吗?

使如此重要的概念如此令人反感使我们感到羞耻。

如您所知,我刚写完第二本书。 (它仍然没有标题,但麦格劳-希尔将在9月份出版。)我的目标之一是带日本人,使用专业术语并使丰田汽车摆脱困境。我想讲一个关于持续改进的故事,而传统的精瘦词汇的藤壶却可以使他们持续不断的进步,而这对于新手来说可能是如此疏远。我很确定这本书不会达到 整理,但至少希望它能帮助您考虑使组织更易于使用改进工具和概念。

从近藤上课。她激发了狂热的狂热追捕者,致力于实现将垃圾从房屋中清理出去的愿景。你也可以

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真正的厨师练习5S(和精益)

今天的精益博客圈吸引了人们对今天上午的关注 NPR关于像厨师一样组织生活的故事。 这是一个了不起的故事,如果kaizen对于您个人或专业而言很重要,那么值得一听。正确放置工具,使事物井然有序,创建标准工作-所有这些想法都嵌入了厨师所说的 地方. When I was writing 一工厂 三年前,我的编辑汤姆·埃伦菲尔德(Tom Ehrenfeld)向我指出了一个极好的解释 地方 在安东尼·布尔登(Anthony Bourdain)的书中, 厨房机密。在我看来, 地方 是正确完成5S的完美例证。

这是我在书中写的:

如果您从未去过餐厅厨房,那么与您用餐时所看到的“房屋前部”的对比就会惊叹不已。回到那里很疯狂,尤其是在午餐和晚餐高峰期间。人们大喊大叫,服务员,厨师和“跑步者”正奔波穿越厨房,试图将订单下达门-这几乎是无法控制的混乱。

除了一个景点。厨师的 地方,她整理和安排当晚将要使用的食材的区域。厨师兼作家安东尼·布尔登(Anthony Bourdain)解释了 地方厨房机密:

Mise-en-place是所有高级厨师的信仰。不要与厨师长的“ meez”相提并论,意思是他们的设置,精心安排的海盐,胡椒粉,软黄油,食用油,葡萄酒,备用食品等。作为一名厨师,您的工作台及其状况及其准备状态是神经系统的延伸,如果另一位厨师或上帝禁止的侍者,这将极大地困扰您,这将扰乱您精心设计的系统。当您按照自己喜欢的方式设置测站时,宇宙就井然有序:您知道哪里可以闭着眼睛找到所有东西,在换班过程中需要的一切都随时可以触及,可以部署防御。如果您放任现场的杂物变脏,变脏和混乱,您会很快发现自己旋转到位并需要备份。我和一位厨师一起工作,他曾经在匆忙中走到排队的肮脏厨师的工位,向他们解释为什么违规的厨师落后了。他将手掌压在切菜板上,切菜板上撒满了胡椒粒,洒了的酱汁,一些香菜,面包屑以及通常会漂浮在工作台上的漂浮物和jet子,如果不时常用潮湿的侧毛巾将其擦去,则会迅速积聚在砧板上。 “你看到了。”他问,抬起手掌,使厨师可以看到厨师的手掌上粘附着一些污垢和碎屑,“这就是你的脑袋现在的样子。 工作干净!”

是否想知道5S是什么,而不必使用所有那些难于发音的日语单词?它在现场。 (当然,我们只用法语代替了日语,所以对您来说可能没有任何好处。)这是您的实际工作空间,您的信息也经过精确地布置,以便您可以闭眼找到任何东西。这是头脑井井有条的整洁状况,因此您可以掌握老板,同事和客户向您倾倒的所有工作。 。 。 。坦率地说,如果在晚饭时间排队厨师可以使他的工作空间井井有条,那么你也可以。

如果您从这种角度考虑5S,并看到与您管理工作方式和时间的联系,那么就可以避免将5S变成现实。 。行使。

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5S的三个要素

5S-4-2的3个要素
5S-4-2的3个要素

马克·格拉班 博客 最近关于执行不力的5S。我还广泛介绍了5S,因为它与办公环境中的信息管理有关。但是人们还是会错了-也许是因为他们陷入了混乱的术语“排序”,“发光”和“按顺序排列”? 无论如何,在Mark的启发下,我一直在思考5S的三个关键要素-目的,组织和维护-确保5S练习不会令人沮丧 浪费时间,精力和精力。

构架 和维护,无目的 浪费时间。伪装成苗条的LAME。正如Mark和我所写的,您必须有实施5S的理由。没有明确的业务目标,只是试图使人们的办公室整洁,美观就没有意义。

Purpose and 构架, without Maintenance 使您成为熵的受害者,这是在大多数办公环境中特别强大的力量。如果您不打算维护已创建的组织,那么甚至不要开始。 这就像每年打扫一次房屋-为什么还要打扰?努力只花了一次, 年度清洁闪电战不值得回报。当然,一两个星期,您不会在装满空披萨盒的客厅里找路,但是每年其他50个星期,您都可以参加 ard积者.

目的和维护,无须 Framework 是无效的缩影。 如果没有框架 对于您如何组织物理和电子信息,您只是在浪费时间。这就像有一辆汽车,保持清洁,却不知道如何开车。我的意思是,您可以做到,但是为什么呢?

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不要将海报与行动混淆。

5S标志与采用  

我有一个新理论:宣传5S的海报,贴纸和横幅越多,对5S原则的遵守程度就越低。您可以将这个想法扩展到公司认为重要的几乎所有事情:如果领导层正在促进尊重,创新或安全,那么您可能会发现性骚扰指控,仿制产品以及许多工人的诉求。

点#10 德明博士的14分 指出,“消除口号,劝告和目标,以消除劳动力。” (是的,我有选择地引用。这是关于缺陷和生产率的参考,但是我认为基本论点是正确的。)相反,“机构领导”(第7点)以获得您想要的结果。

人是社会动物。我们通过观察领导者的行为来获取行为提示,而不是阅读墙纸。如果要5S,则必须使用5S。我没有比这家价值1亿美元的电子电路板合同制造商的总裁更好的例子了,他动不动就跪下来,打扫公司地板。每一个单。早上。 (查看来自Kevin Myer的这张照片 优秀的帖子):

总统5S

如果您想要5S-或尊重,节省成本,安全,或其他目的-首先跪下自己开始做。

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5S创造力

通常您不会在《纽约时报》杂志上找到有关“精益”的宝石,但请查看导演Baz Luhrmann(罗密欧与朱丽叶;红磨坊;波西米亚风 严格的宴会厅; 澳大利亚) 这里。 Luhrmann热情地相信简化和最小化的好处,尽管他不使用“ 5S”一词,但这显然是他所谈论的一部分:

卢曼(Luhrmann)相信外部秩序会创造内部可能性。例如,他在纽约和悉尼拥有几乎相同的壁橱,所有东西都放在同一地方。他说,如果“我必须走:‘内裤在哪里?它们应该放在6号抽屉中。’”与浴室相同。牙膏,牙刷,无论他身在哪个城市,所有东西都以相同的方式布置。 。 “思想正在释放某些东西。”

这是我之前写过很多次的文章:5S不会损害,阻碍或扼杀人们的创造力。相反,它提供了结构,清晰度和自由度,以使更高的思维能力专注于重要问题。寻找内裤,牙膏,甚至 弄清楚早餐吃什么或穿什么衣服 窃取可以更好地用于其他地方的认知资源。马克·格拉班(Mark Graban) ,

我听过丰田人说过,您想消除数百个LITTLE重复性决策,以便相关人员可以以新鲜的思想专注于FEW的重大决策,而这些思想不会因不断做出的决策而感到疲倦。

没有任何借口。试试看。走着瞧吧。

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信息5S:音频版

正如我之前多次论证的那样,面向知识型员工的5S适用于 信息 他们负责管理订书机的位置,而不管桌子上家庭照片的允许大小。 (请参阅我的帖子 这里, 这里这里。)通常,我们以可视格式考虑信息-物理报告,电子表格,电子邮件等。但是最近 NPR的故事 关于医院警报的问题,我意识到信息也可以采用音频格式-而且5S格式也受益。 波士顿医学中心心脏保健病房的24名患者平均每天要发出将近12,000次警报。某些设备在正常工作时会发出蜂鸣声。其他计算机不工作时会发出哔声。每天有12,000个警报,疲劳是一个现实问题:

警报疲劳是指设备上有太多噪音而实际上使工作人员不敏感,因此工作人员不再听到它们。如果您有多个警报以不同的频率响起,您只是听不到它们。那显然很危险。当错过重要的警报,电极松动或监护仪的电池耗尽时,患者可能会死亡。

这种情况类似于收件箱溢出,其中关键电子邮件被埋没在一长串不重要的邮件中。或者计算机桌面上挤满了您过去几个月使用过的所有文件,这使得查找即将到来的演示文稿所需的一个文件变得很麻烦。或者是一个系统,必须使用具有不同布局的冗余信息的多种形式。

尽管他们没有使用此术语,但医院对听觉信息进行了5S:

[波士顿医疗中心]对警报进行了分析,发现绝大多数警报都是不必要的,可以将其关闭。其他低级别警报已升级为危机模式。授予护士更改警报设置的权限,以解决各个患者的差异。

结果?心脏单元从每周90,000次警报变为每周10,000次警报-无用信息减少了88%。现在,当危机警报响起时,员工可以轻松听到并做出响应。当患者按下护士的呼叫按钮时,他们还能更好地听到声音。

请记住:5S不仅仅用于实体物品。在办公室或服务环境中,以任何形式处理信息,将其应用于信息也同样重要(如果不是更多的话)。

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精益:就像背包一样。

如您所知,我已经在户外公司上花费了大量时间。我的背景是体育用品&户外行业,而我本人是一个狂热的背包客。最近,我注意到建立一个专注于持续改进的精益组织与背包精神有着许多相似之处。 1.多用途比单用途更好。  背包时,每盎司和每立方英寸都至关重要,因此,您需要寻找具有多种用途的装备:拉链式裤子(长裤和短裤);骆驼的 全清 净化器(净水器和瓶子);带顶部的背包可以转换为腰包进行一日徒步旅行。在设计业务流程时,您希望有能够执行多种功能的人员:既可以接单又可以在被保证人中工作的客户服务代理;可以协助包装的营销人员;可以越过通道的产品开发人员和设计师。这种灵活性可以增进了解,改善移交,并允许您灵活调整劳动力以适应突然的需求变化。

2.一个万物的地方,万物应有的地位。 “精益原则”5S“(基本上,所有物品都应整洁,干净,有条理,放置在适当的位置,没有多余的物品)对于背包旅行至关重要。正确的位置;在外出之前清理所有东西是发现问题或缺陷的好方法,在生产车间或办公室也应遵循相同的规则:关键文件应可见且易于访问;您可以更快地工作并可以手头只有正确和需要的信息时,错误就会减少;适当隔离问题时,您可以发现问题或对时间敏感的问题。

3.流量 当您背包旅行时,您会敏锐地意识到阻碍露营生活顺利进行的问题。水源有多远,您如何到达?您将在哪里设置厨房?搭建帐篷的过程是什么?你要把食物挂在哪里?当然,可以使任何事情都可行,但是当您迫不及待地想要所有活动尽可能顺利进行时。你要他们 只需大惊小怪,省力又省力,也可以避免往返背包或露营地的麻烦。同样,在设计办公室布局或过程时,您需要仔细考虑整个过程,以确保越区越少越好,并且各组之间的旅行时间最少。如果信贷部门必须步行250英尺到达销售团队,这并不是灾难性的-但这并不理想。

我将在以后的文章中讨论其他相似之处。同时,您看到什么相似之处?

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开门闭心

我没有弥补。 我所教的一堂课的网络管理员抱怨说,她不能专心于自己的工作,因为她的办公桌上太吵了。她的办公室就在主要会议室旁边,因此那里举行的会议引起了很多交通和噪音。此外,公司总裁还颁布了开放政策,以至于任何人(至少在她这一级别上)都不得关门。曾经人们也不喜欢关闭会议室的门。

她问总统是否可以关门。没有。

她问是否可以戴耳机。没有。

她问她是否可以在另一张桌子上工作。没有。

她问是否可以关闭会议室的门。是的,但是她在政治上很难要求高管关门,因为这太吵了。

我再说一遍:我没有弥补。

考虑一种组织文化,它不仅会使这种情况发生,而且会使改善它变得困难或不可能。我的意思是,谁真的认为开放政策意味着*必须*始终*打开一扇门?太疯狂了

这种情况使我想起了公司采用5S或其他精益概念时遇到的问题。管理层在不了解要解决的问题的情况下采用了这些工具,因此最终导致 而不是精益。 (或者看我的作品 京瓷可悲的5S实施

冒着明显痛苦的风险,开门政策实际上并不需要所有人的门都一直开着。这是一种心态,一种态度和一种文化。这不是一块木头的物理位置。任何愿意不仅牺牲生产力而且牺牲工人福祉的组织,都有很多要学习的知识,它经常被遗忘的精益支柱-尊重人。

我不会打扰列出公司保持开放态度的所有可能方法,而又不会严重损害人们的注意力和专注于工作的能力。 (但是,如果您有兴趣,请随时与我联系。)

但是我很想知道:人们在哪里想出这些简单的想法?

 

 

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四个待办事项清单?尝试5S。

昨天我的客户给我看了她的待办事项清单。 Make that her to-do 清单。黄色便签本上的手写笔。这些邮件在她的Blackberry上标记为未读。她iPad上列出的会议操作项。她在Outlook收件箱中标记为要跟进的邮件。四个清单,四个需要寻找她的工作的地方。

如我所愿 之前写过,对于知识工作者来说,5S并不意味着在您的订书机周围放胶带轮廓或设置有关可以在桌面上放多少张家庭照片的规则。那只是将5S转移到办公室而已。您需要做的是 翻译 用于办公室-这意味着将其应用于您管理的信息。

如果您有四个待办事项清单,则需要5S。您需要一种组织任务的方法,以便您可以轻松地查看它们,对其进行评估并快速判断执行该工作的方式,方式和时间。如果您每次要计划一天的时间都在进行寻宝游戏,那么您将遇到麻烦。

从我的角度来看,信息5S的双重目的是(1)帮助解决表面异常(在这种情况下,工作尚未完成),以及(2)使访问材料变得更加轻松快捷。您拥有的清单越少,您实现这些目标的可能性就越大。

如果出于某种原因,您需要处理多个待办事项列表(用于会议笔记的iPad,用于记笔记的记事本,用于通过电子邮件到达的收件箱),那么就可以了-但这就是您有责任每天对这些列表进行5S处理:查看它们,合并项目并在日历或日历中安排工作 个人看板.

您不想做像杂货店购物那样简单的事情,它有四个不同的购物清单。您为什么要做与安排和计划四个清单一样复杂的事情?

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图书管理员与考古学家

迈克尔·施拉奇(Michael Schrage)在 HBR博客 组织起来主要是浪费时间:

在投入时间,思想和精力来有效地组织自己方面,少即是多。事实上,不仅数量减少了,研究表明它可能更快,更好和更便宜。

IBM研究人员 观察到 “搜索”而不是设置文件和文件夹 因为他们的通信通常会找到他们想要的东西,并且错误更少。与创建和管理电子邮件文件夹相关的时间和开销实际上是浪费。

六年前,我本来不同意施拉格(Schrage):我建议人们拥抱内心 林奈 并为它们的电子文件和电子邮件设置精细的文件夹结构。目标是建立全面的分类法,使人们可以在几秒钟内找到任何消息。但是,当Google桌面可以在0.03秒内找到任何内容时,为什么还要花时间进行所有这些整理呢?是的,您必须仔细研究一些无关紧要的结果,但是花在谷壳上对信息小麦进行分类所花费的时间远远少于您费心地对每个消息和文件进行分类和归档所花费的时间。 (这是假设您没有将亨德森发票错误地放在Hernandez文件夹中;然后它就永远消失了。)

正如Schrage指出的那样,这种方式实际上与精益思想保持一致,因为我们正从“推”式方法转向信息管理(现在就组织,无论您是否需要)到“拉”式方法。方法-组织和整理您的信息 什么时候 您需要找到它。

Schrage没有解决的问题是,并非我们所有的信息都是电子的并且适合搜索。 Google找不到地毯样本和规格表,Etruscan陶器碎片或病理样本的搜索。也没有随机搜索大量未数字化的出版物。对于这些事情,“有条理”确实有价值。

即使是电子信息,有时候组织起来也比搜索信息容易。例如,我的妻子负责她所在区域的13位介入放射科医生的日程安排。她每个月都会向同事发送一封电子邮件,询问他们是否有休假要求,会议承诺或其他她需要解决的安排问题。她将得到如下响应:

“我将于1月22日至26日参加ASCO会议。” “我带孩子从1月20日至24日滑雪。” “我将于1月18日至19日访问Dana Farber癌症中心。” “我将从1月25日至28日休假几天。”

没有关键字,就无法在她的邮件中搜索这些邮件。而且消息甚至无法发送,因为人们并不总是回复她的原始电子邮件。结果,她保留了不同的邮件文件夹来处理计划请求。

我认为有组织的二分法与无组织的二分法是错误的。您的信息有多种形式,需要不同的对待。有时候,成为一名图书馆员会更好,而有时候,成为一名考古学家会更好。您采用的方法取决于您要解决的问题。那是真正的精益思想。

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Mise-en-place,5S,以及为什么桌上的胶带轮廓很愚蠢。

卡伦·马丁(Karen Martin),马克·格拉班(Mark Graban)和凯文·梅尔(Kevin Meyer)在过去几天里一直在推特上谈论新墨西哥州的一家医院,可悲的是,这是在误导性的5S实施中在人们的办公桌上贴上胶带轮廓。这种无聊的做法激怒了护士,可以理解的是,这与他们完成工作的能力无关。 关于如何在知识环境中应用5S的困惑非常普遍,因为这些“精疲力尽“(LAME)证明。我认为这是因为人们将注意力集中在5S的容易看到的,向外的陷阱上,而不了解该工具的目的。

在他的书中 厨房机密, 厨师安东尼·布尔登(Anthony Bourdain)解释了厨师的功能 现场。 他的描述比任何精益顾问所阅读的内容都更能成为5S的核心:

Mise-en-place是所有高级厨师的信仰。不要与厨师长的“ meez”相提并论,意思是他们的设置,精心安排的海盐,胡椒粉,软黄油,食用油,葡萄酒,备用食品等。作为一名厨师,您的工作台及其状况及其准备状态是神经系统的延伸,如果另一位厨师或上帝禁止的侍者,这将极大地困扰您,这将扰乱您精心设计的系统。当您按照自己喜欢的方式设置测站时,宇宙就井然有序:您知道哪里可以闭着眼睛找到所有东西,在换班过程中需要的一切都随时可以触及,可以部署防御。如果您放任现场的杂物变脏,变脏和混乱,您会很快发现自己旋转到位并需要备份。我和一位厨师一起工作,他曾经在匆忙中走到排队的肮脏厨师的工位,向他们解释为什么违规的厨师落后了。他将手掌压在切菜板上,切菜板上撒满了胡椒粒,洒了的酱汁,一些香菜,面包屑以及通常会漂浮在工作台上的漂浮物和jet子,如果不时常用潮湿的侧毛巾将其擦去,则会迅速积聚在砧板上。 “你看到了。”他问,抬起手掌,使厨师可以看到厨师的手掌上粘附着一些污垢和碎屑,“这就是你的脑袋现在的样子。 工作干净!”

是否想知道5S是什么以及为什么它很重要,而无需诉诸所有那些难于发音的日语单词?它在现场。 (当然,我只是用法语代替了日语,所以这可能不是一个改进。)

当涉及护理行业的工具时,医生和护士(大多)会接受5S。看看任何手术托盘,您就会发现这是真的。物理组织-5S-对于能够平稳有效地提供护理至关重要。供应壁橱是受益于5S的完美典范。但是要在桌上整理订书机和三孔打孔机吗?那真是愚蠢而毫无意义。没有人需要闭上眼睛找到订书机。

对于办公环境,将5S应用于人们管理的信息而不是他们使用的工具更为重要。问题不在订书机所在的位置。问题在于关键信息所在。人们可以在文件服务器或医疗表格上快速轻松地找到它吗?

使信息流更快,浪费更少,清晰度更高-这就是在知识工作场所应采用5S的方式。德克萨斯州圣约健康系统的护士们明白这一点。他们没有在桌子上放胶带轮廓的麻烦。但是他们确实通过简化,标准化,重新设计和消除了所有形式而将填写文书工作的时间减少了50%。那就是将5S智能地应用于实际问题。

订书机周围是否有胶带轮廓?关于一个人可以在办公桌上使用的最大笔数的清单?请。他们不会摆脱在精神上等同于花椒,撒上调味酱,香菜和面包屑的想法,这些面包屑会搅乱知识工作者的大脑。

知识工作者的宝座就在她的脑海中。让我们确保其中的信息井井有条且易于访问。

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3S中的5S

这不是5S几个月前,马克·罗森塔尔(Mark Rosenthal)将5S简化为 三个关键点:

  • 您拥有所需的一切。
  • 您需要拥有的一切。
  • 您可以看到所有事物显然都属于它所在的位置。

为了简化描述,有很多要说的。但是它如何适用于知识工作者?

5S经常被移植-不是 已翻译 -从工厂车间到办公室立方体,而无需考虑其用途。导致荒谬的情况 例如京瓷美国 ,那里有一个内部5S警察向人们大喊,因为他们将毛衣放在椅子的靠背上。

知识工作者在交易信息,而不是材料。因此,对于知识型员工,马克的观点可以重写为:

  • 您拥有所需的所有信息。
  • 您需要拥有的所有信息。
  • 您可以看到所有信息显然都属于该信息所在的位置。

从这个角度来看,将毛衣挂在哪里,放订书机或保留狗的图片都没关系。这些都不影响您访问完成工作所需信息的能力。只要您的电子和纸质归档系统允许您快速轻松地检索信息,就可以了。

但这并没有消除对可见管理工具的需求。特别是由于您收到的信息越来越电子化,因此很难一目了然地评估您所拥有的信息。当您查看产品开发规范包,法律摘要或一堆文件时,可以轻松判断您是否拥有所有必需的信息?如果不是这样,则需要某种信号系统-看板,清单,便笺等。

马克继续说:

完成工作后, 时刻 有人发现了一些东西 其他 是需要的,这是处理该问题的时间。问,“这是我们在正常工作过程中需要的东西吗?”

如果是这样,那么当您第一次组织该区域时,您会学到一些您不知道或不记得的东西。添加该项目,为其找到一个地方,并建立视觉控件。马上。

如果没有,那么“我们为什么需要它 这个 时间?”是什么打破了正常的工作模式?这就是5S崩溃的地方–当我们不区分正常工作过程中需要的东西和例外情况下的东西时。

这个过程对知识工作者同样重要。当我们不问这些问题时,我们最终被埋在成堆的文件中,被埋在计算机桌面上的流浪文件中,并且被随机标记为“跟进”的随机电子邮件,即使这些标记并没有真正告诉我们任何事情关于过程。一旦所有这些信息积累起来,我们就不再拥有我们所需要的,也不再需要我们所拥有的。这会导致错误,返工,等待以及各种浪费的工作。

想一想。

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当好的数据变坏时。

长期担任汽车专家的鲍勃·鲁兹(Bob Lutz)在通用汽车,宝马,福特和克莱斯勒担任过高级领导职务, 讲一个故事 关于汽车行业专家戴维·戴维斯(David Davis)在通用汽车公司发表的演讲中收到的反馈:

在80年代初的某个时候,他接受了演出,邀请了一大批通用汽车公司高管讲话。演讲似乎进行得很顺利,掌声热烈。大卫满意地回家,不再思考,直到他收到以下信:

亲爱的大卫:

您要求我们在最近的会议上对您的评论提供反馈。数据现在可用。

评分等级为零到十,其中十个为“最佳”。五位非转基因演讲者的得分从零到十。您的人数从三到十不等。五个“外部发言人”的平均分数在5.25至8.25之间。

您的平均值为7.35。

两位演讲者的得分比您高。您与平均值的标准偏差为1.719,在方差中排名第二,这表明大多数人对您的评论有相似的看法。

我个人非常喜欢你的言论。您清新的坦率,再加上您对人员,产品和市场的广泛了解,为我们提供了我们所要求的“广泛的竞争意识”。

感谢您的参与。

荒唐吧?希望您在读这篇文章时不会从鼻中喷出Cheerios的牛奶。通用汽车能够幸免于难,只要它能通过这种官僚斑块堵塞其组织动脉来生存。

但是,在您扭伤自己的肩膀以使自己和公司比笨拙的通用公司聪明得多之前,请考虑一下这种巨大功能障碍的产生。在某个时候,勤奋​​善良的员工(或她的经理)可能想帮助提高演示质量。而且他可能在商学院里读到,重要的是可以衡量的,因此他创建了一个简单的10分制评分表。

[停在这里。您的组织是否使用这些量表之一来评估演讲者,培训课程或公司食堂的熟食肉选择?]

从单个事件的10分评分到多个事件的比较,仅需很短的路程。从比较到更深入,更彻底的统计分析,甚至更短的一步,都充满了2值和更多的希腊字母,比您上次购买外国酸奶以来所看到的更多。

组织和组织中的个人始终将自己推向荒谬之地,因为他们没有问精益思想家关注的第一个问题:什么是客户价值?

获悉演讲获得好评并获得10分7.35的分数对客户(在这种情况下,是演讲者和邀请演讲者的人)很有价值,重要且有价值。其他数据不是很多。外部发言人有效分析小组可以通过简单地(询问)来询问客户哪些信息对他们有帮助,从而确定了该价值。地狱,如果通用汽车专注于这个问题,那么甚至根本不需要外部演讲者有效分析小组。

在我看来,这是传统的生产率方法出错的地方。这些方法侧重于提高生成这些报告的效率,而无需考虑是否应首先生成它们。对我而言,精益方法(首先是确定价值)是一种更好的运营方式。一旦确定了价值,就可以将5S的精益工具应用于信息:从废物中分类价值,按顺序进行设置,系统化信息传递等。

当然,不专注于客户价值所造成的浪费并不总是像外部发言人有效分析小组那样明显(存在这样的部门实在是一个致命的牺牲品。)有时它很微妙,就像拥有IT部门一样每周生成数十甚至数百份报告,其中大部分都未被阅读(就像我的一位老雇主一样)。

除非您不断评估自己生成的数据,报告和统计信息,否则冒着成为使好数据变坏的笑话和对象课的风险。

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单调仪式的价值

斯科特·贝尔斯基(Scott Belsky) 很棒的文章 在99%的情况下,写一份待办事项清单的仪式如何帮助某些人保持生产力。以下是他描述数字代理商R / GA首席执行官鲍勃·格林伯格(Bob Greenberg)的仪式的方法:

尽管有数字兴趣,格林伯格的生产力工具完全是模拟的。他使用纸质议程,并在每天的顶部写下一系列清单。早上,格林伯​​格将手动取消前一天到今天的未完成任务。他还重写了主要客户的名字以及其他重点领域。通常每天一次又一次地抄写相同的名字,即使不是几个月或几年,也要持续数周。 。 。 。通过每天手动执行某项任务,他感到它是不完整的。他面对现实,被迫要么完成任务,委派任务,要么再次碰碰它。

我看到这种仪式与 5S 在制造环境中。您必须仔细检查每个实物并确定其目的和价值,才能参与全面的5S计划。 您管理的信息也是如此.

您需要筛选一天中累积的浮游物和时差-notes草的便条,电子邮件,电话和走廊上的谈话,在喝咖啡时出现的随机念头-并确定什么是有价值的,什么是不有价值的没错将5S应用于您处理的信息(或者在格林伯格的世界中,重写他的日常清单)意味着要决定如何处理它。无论您选择立即采取行动,推迟以后再采取行动,还是最终放弃,您都在积极评估工作并分析需求。通过这种分析,您可以更加清楚地了解每天履行职责所需要的内容。

就个人而言,我并不喜欢编写和重新编写相同的任务。我认为最好扎根,确定行动或完成目标的日期。但是,我确实尊重格林伯格致力于为他的作品创造知名度并强迫自己对自己的工作做出明智决定的专注。我们经常采取不加思索的行动,以巴甫洛夫式的方式对最新的刺激做出反应。那就是失败的秘诀。

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缩小变化

正如我已经说过很多次,我不是商业书籍的忠实拥护者。我认为它们通常是ated肿的,不言而喻的事后分析,实际上并没有教授太多。 (有关“光环效应“尽管对这些书进行了更周到和明智的评论。)尽管如此,我还是非常喜欢Chip和Dan Heath的最新著作, 开关. 尽管凯文·迈耶(Kevin Meyer) 低礼 对于这本书,我发现它很有见识并且非常有用。因为,实际上,当您试图让人们更好地管理他们的时间或进行精益转变时,您真正要做的就是让他们以他们的行为方式做出改变-转换。

希思兄弟谈论戴夫·拉姆齐(Dave Ramsey)的“债务雪球减少个人债务的方法。戴夫(Dave)主张,当您完全被债务淹没时,应该首先偿还最小的债务,而不是最高利率的债务。当您还清债务时,每一个可用的美元去还下一笔最小的债务,为什么呢?

有时候动力比数学重要。这是那些时代之一。 。 。 。面对现实,如果您在第一周就节食并减肥,那么您将保持这种节食。如果您节食增重或连续六个星期没有明显进展,您将退出。在培训销售人员时,我会设法使他们迅速获得一两次销售,因为这会激怒他们。当您启动“债务滚雪球”并在头几天偿还了一些小债务时,请相信我,这会点燃您的怒火。我不在乎您是否拥有心理学硕士学位;您需要快速获胜才能被炒鱿鱼。被解雇是非常重要的。

这种减少债务的方法颇具争议。但是,我认为潜在的概念-取得小小的胜利-是一个非常有力的想法。正如希思兄弟所说的那样,

如果人们面临艰巨的任务,而他们的本能是避免这样做,那么您就必须分解任务。缩小更改。尽量减少变化,以至于他们无法取得胜利。人们打扫一个房间或还清一笔债务后,他们的恐惧开始消散,进步开始滚雪球。

在我的工作中,我经常看到从中层经理到高薪高管的人们被一堆垃圾掩埋。 (不完全是5S的图片,以供参考。)尽管他们在很多领域都有能力,但他们常常被处理所有这些东西的任务所瘫痪。对于他们来说太压倒了。因此,他们可以将东西从桌子的一侧移动到另一侧,或者将一封电子邮件移动到电子文件夹中,然后再移动。 。 。停。甚至更糟糕的是,他们在一个周末进入,最终打算完全控制住他们,但是几分钟后,他们放弃了,去做其他事情,例如一些常规工作。试图清除所有积聚的flotsam和jetsam似乎徒劳无功。

相反,我认为人们可以通过缩小变更来帮助自己。不要试图得到 完全地 有条理。刚刚明白 更多 有条理。不要尝试在所有地方应用5S。只需将5S应用于办公室的一个区域,一个供应壁橱或一个手术室。因此,不要试图在一天内或一次改善活动中成为精益公司。只是尝试成为 更瘦.

使第一步。缩小变更,并轻松取胜。

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精益和沟通的力量。

我参加了LEI的 精益医疗转型峰会 上周在奥兰多,所有与会人员对改进的奉献都留下深刻的印象。我们的医疗保健系统(以及医疗保健保险系统)存在很多问题,但是看到这个小组的成就使我有些希望,希望事情实际上会好起来。 在所有的价值流图和照片中 5S 举措,真正令我震惊的一件事是,沟通如何成为许多精益工作的核心。从看板到价值流图,从日常琐事到从5S到管理标准工作 A3s,我一直看到清晰,简洁和一致的沟通如何消除浪费,创造价值,并将活动和注意力集中在重要的方面。想一想, 看板 是一种沟通形式,可以告诉某人在某个特定时间需要完成某件事。 价值流图 是一种视觉交流,有助于减少误解。日常琐事显然与问题(和解决方案)的沟通有关,而经理的标准工作是在组织内部,上下以及整个组织之间例行和阐明沟通的一种方式。 5S是一种帮助传达过程或场所异常的方法。 A3是一种交流任何事物的优雅简洁方法。而且,您不能去任何精益的工厂或办公室,而看不到本质上只是沟通形式的视觉管理板。

因此,这让我想到了浪费时间,精力和精力,这浪费了大多数组织进行交流的时间。您知道-混淆电子邮件,没有明确目的。语音邮件不回答问题,而是要求您“给我回电”(并在最后的电话号码中搜索)。除了组织者的自尊心得到增强外,吸灵魂会议毫无意义。提案和报告称,巴西有一半森林遭到砍伐,而没有讲述连贯的故事。那是巨大的浪费。

我绝不会减少经常讨论的精益工具的重要性。但这确实使您感到奇怪:如果我们只花一点时间来改善组织孤岛内部和之间的通信质量,将会发生什么?

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电子邮件是知识消亡的地方

“电子邮件是知识消亡的地方。” * 想一会儿。考虑一下隐藏在您的电子邮件收件箱中或您为保存每封邮件而创建的电子邮件文件夹的复杂分类法中某处的信息宝库 只是 正确的地方-您自己的私人,通常运行不佳的Dewey Decimal系统。

阅读Jeremy Sluyter的近期作品后,我开始考虑这个问题 博客文章。他指出,无法访问锁定在各个电子邮件框中的信息会造成浪费。您通过电子邮件提出问题,同事回答,您和公司都将从中受益。但是,当您将信息保存在Outlook中深六层的邮件文件夹中时,

所获得的知识交易已死在您的电子邮件中,让您忘记并且没有其他人看到。下次有人问同样的问题怎么办?实际上,每次有人一遍又一遍地问同样的问题,我们就是在浪费时间。我们都知道时间就是金钱。

杰里米(Jeremy)说,每次通过电子邮件回答问题时,您都应该问自己可以做些什么,以确保每个人都可以回答该问题。即使您的组织没有Intranet,也可以通过多种方法将答案提供给Google查询。 [有关将信息转化为可用知识的更多技术方法,请阅读Bill French的帖子 这里。对我来说,这太先进了,但是对您来说可能有些道理。]

对我而言,这是为知识型员工查看5S的另一种方式。这不是要放一个 订书机和鼠标周围的胶带轮廓 -也许您可以在没有磁带的情况下找到该死的东西,否则,您将不会再长时间待命。 5S只是为了提供信息-使组织的其他部分易于查找和使用。

说到“按顺序排列”,不必太担心组织收件箱和邮件文件夹。考虑一下如何在需要时让您和其他人随时可以使用这些信息。

不要让知识消亡。

*给比尔·法文(Bill French)小费,以表达这令人难以置信的适切短语。我站在你面前谦虚。

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为您的工作创建快速轨道。

我花了几天时间在SHS / ASQ字母汤上 会议 本周在亚特兰大市,了解医院如何实施精益生产以提高质量和降低成本。我对所有重点都集中在医院流程(入院,出院,护士换班等)感到震惊,但没人在考虑如何使用精益来改善人们的办公室工作方式。例如,我与之交谈的护士主管和经理抱怨说,以任何有效的方式完成其管理任务很困难。就像其他组织中的工人一样,他们被电子邮件,文书工作和会议掩埋。 解决这些负担没有简单的方法,但是医院管理患者的方法中有一些教训可以应用到个人管理工作的方法中。考虑一下许多医院在急诊室实施的“快速通道”。

严重问题的途径之一是枪伤,脑出血,需要立即引起注意。对于那些不危及生命的问题并且可以轻松解决的人们来说,这是一条捷径,例如缝好伤口或用手指扭伤。这些都是大批量,快速周转的案例。如果您去过没有快速解决非生命威胁问题的急诊室,那么您将不得不坐在那里学习数小时 该杂志的“ 2007年最性感的男人”双期刊,而医护人员则照顾患有冠状动脉的人。

如果您为工作创建了快速通道,将会发生什么?作为...的一部分 5S,您是否设置了纸质和电子文件系统,将大量,快速周转的工作与需要时间处理的严重,更复杂的问题区分开来?这样一来,便可以更轻松,更快捷地访问所需的信息,并避免那些类似霍华德·卡特的考古探险队寻找东西。

再往前走,您是否可以创建一个时间段,在该时间段中您只处理大量,快速周转的工作,以及其他为大型工作量预留的时间段?如果这样做的话,您可能会更快,更流畅且减轻压力地处理所有事情。

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