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当您看到它时,就可以对其进行管理。

我的朋友保罗在一家为保险公司评估特殊项目的公司工作,这些公司包括明花瓶,布加迪汽车,古董水晶P水器,佩斯自动售货机等。他们的大多数调节器都在家工作。这种情况给保罗带来了一个真正的问题。很难看到每个人在队列中有多少工作,因为没人在同一地点。很难看出人们是否在预期的工作量上落后。 如果您想到的是一家传统工厂,那么很容易就能看到队列中正在开展的工作-只需看看组装线上的零件即可。您也很容易看出当天和当天应该完成什么工作:生产线的顶部有一个大板,列出了每小时的生产目标和实际值。如果生产有问题, 很容易发现.

但这对保罗的公司而言并非如此。由于每个人都散布在全国各地,并且工作主要以电子文件的形式存在,因此很难说出当前的状态。作品是看不见的。传统的可视化管理工具(如位于中心的白板)将无法工作,因为在办公室的人很少。 Paul尝试公开发布人们的Outlook日历,但这并未清楚说明每个索赔的状态或每个人的工作量。一些工作人员抱怨工作量大,但是很难处理全部工作量和每个人的负担。

保罗设计了一系列相互关联的电子表格,以显示每个人与每项索赔相关的工作量,并对积压进行颜色编码。这是其中一种形式:

在此屏幕截图中,您可以清楚地看到每个人的工作量。更凉爽的是“恒温器”。队列中的工作时间少于5天,并且恒温器为绿色。在队列中工作6-10天,并自动变为黄色。超过10天,它会自动变成红色。随着新工作的到来,管理人员可以通过在调整人员团队之间适当地分配任务来均衡加载任务。更重要的是,该可视化管理委员会可以发出信号,表明可能存在问题(“为什么凯特要这么备份?”),并有助于确定调整过程中的问题(“李先生提出的要求是什么?研究需要1.7天?“),以便他们可以进行改善。

保罗是第一个承认这些电子表格并不完美的人。但这是了解当前状态并确定需要改进的过程领域的良好第一步。在此之前,保罗唯一确定的是凯特(Kate)抱怨自己劳累过度-这不是很有帮助。他们只在每周会议上讨论了积压的总体状况。

对您来说,挑战和好处显而易见。使团队的工作可见,可以使您进行改进。由于工作的性质和团队的实际位置,这可能很困难,但这很少是不可能的。

请记住:看到后就可以对其进行管理。

 

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猴子酒吧物理学

凯尔(Kyle)是一家大型制造公司的副总裁。他在组织食物链上的提升迅速而令人印象深刻,现在,他正在通过所有辛勤工作获得经济回报。 凯尔(Kyle)每周也要工作90到100个小时,这真是令人恐怖的时间。他与家人在一起的时间不比他(或他们)想要的时间长。更重要的是,只要他的胳膊垂在桌子上,他就有许多战略计划和项目。他知道,这对于他和公司的未来成功都很重要,但是现在,他们获得成功的机会与 变形金刚3 赢得奥斯卡最佳影片奖。 只是不会发生.

凯尔(Kyle)显然很称职,但他的能力使他受挫。他仍然在做自己职业生涯早期的工作,因为他确实非常擅长。他忘记了他在操场上学到的猴形杠的基本物理原理:直到放开前一根杠,您才能前进。

凯尔(Kyle)坚持应该-必须-委托给他人的工作。几乎可以肯定的是,这不会像他那样完成。而且它可能不会像他本来那样做得很好。如果这是一个问题,那么创建标准工作以确保按自己的方式完成是他的责任。无论如何,他不能继续这样做。如果他坚持从事那些低价值的活动,那么他就无法将注意力转移到公司需要他解决的更大的问题上。

我经常看到公司在执行方面遇到困难,因为经理和执行人员无法将时间和精力投入到公司所面临的关键计划上。他们还没有内部化猴子酒吧的物理学。他们必须放手,才能前进。

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委托看板

一家律师事务所的税务业务合伙人问我:“我如何更好地跟踪员工的工作?我又该如何掌握委托给他们的工作呢?” 跟踪他人的工作是一个普遍的问题,尤其是在一家高价律师事务所中,客户在最不合时宜的时间(例如晚餐时间或刚坐下来观看之后)想要回答问题玩具总动员1&2和您的孩子一起。公平地说,如果您要向他们收取每小时800美元的费用,则应该准备回答这些问题。但是,紧追团队以获取信息(尤其是当他们与孩子一起观看玩具总动员时),是确保您的公司从“ 100个最佳工作场所”中除名的肯定方法。

所以,你可以做什么?

受启发 李·弗里德 在Group Health Cooperative,以及Jim Benson在 个人看板,我意识到看板是一个理想的答案。 (对于那些不知道看板是什么的读者,就本文而言,只需将其视为工作区中可见的白板或公告板即可。)

将每个人的名字放在看板的左侧,并为每个人创建一行。将分配给他们的任务放在下一列中,并在其旁边放置预计完成日期。如果您想花哨的话,甚至可以添加一些符号来指示他们完成工作的距离。另有一列显示一个简单的红色/绿色信号,指示它们在轨道上或已落后。就是这样。

您创建的是一个简单的可视化管理工具,可让您快速查看每个人的工作情况。这是一个可能看起来像的例子:

样本委托看板

在此屏幕截图中,我将工作分为三个部分:“要做”,“正在做”和“完成”,采用了吉姆的方法(和术语)。这些添加的信息有助于为您在较大项目中的位置提供上下文。

这种方法没什么大不了的,但我认为它落入了对于成熟的项目管理软件来说太小和对于一个人的任务列表来说太大的东西之间的最佳位置。将其突出显示可以确保工作不会消失到计算机文件中。而且红色/绿色状态栏使某人可以发出帮助信号,而不必安排正式会议。

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