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避免信息推送/拉出不匹配

屏幕截图2015年6月15日上午9.25.21
屏幕截图2015年6月15日上午9.25.21

尽管方便,便捷,快速和免费的通信设备和媒体激增,但在复杂的组织中,通信混乱常常依然存在。这是因为我们发送的消息内容与我们经常使用的消息传递媒体类型之间存在严重的不匹配。 从“建筑物着火了!”发出的信息紧迫。更改为“休息室中有剩余的核仁巧克力饼。”您不能错过第一个;第二个,不是很多。 (好吧,我知道有人会说剩下的核仁巧克力饼同样紧迫,但至少在生存方面,如果不是美食上的满足,火灾真的更紧急。)不同的紧迫感使我们指向了不同的传播媒体。火灾会在扬声器上发出响亮的警报和PA通知,而核仁巧克力饼会收到电子邮件。从精益的角度来看,紧急消息通过推送系统发送-当发件人想要时​​,您会收到火灾警报。 (当然,丰田汽车著名的安东线是一个推力系统-当工作人员需要帮助时,音乐播放和灯光闪烁。)通过拉力系统发送非紧急消息-您可以在准备就绪时从服务器中检索消息。

至少这就是交流的方式 应该 工作。但是实际上,我们已经摆脱了对不同类型的消息使用不同媒介的习惯。电子邮件已成为大多数公司的默认通信方式,而与邮件的紧急程度无关。结果是沟通混乱。即使我们担心紧急消息会被大量非紧急消息(无论是重要消息还是微不足道的消息)丢失,我们也会通过电子邮件发送这些消息。然后,为了弥补这一损失,我们在两分钟后拨打了电话:“您收到了吗?我的电子邮件...?”或者,我们发送电子邮件,然后在“我刚给您发送了一封电子邮件,然后……”之后转到收件人的办公室。直观上,我们知道电子邮件是拉式系统,因此我们依赖于推式系统(电话,面对面的对话)作为备份。太疯狂了,但幸运的是,这只是浪费时间。更糟糕的是,当收件箱中丢失了真正紧急的消息,而我们却错过了足够迅速地做出响应以避免出现严重问题的机会。

您可能会争辩说,只要查看邮件的传入即可避免该问题。毕竟,这是电子邮件桌面警报为您提供的功能。但是这种说法没有道理。首先,很多时候您实际上不在计算机旁或与某人交谈时,因此会错过警报。第二,治愈比疾病更糟:正如许多研究表明的那样,处理中断(即多任务)对生产率和工作质量有毒。最后,当有99%的紧急电子邮件不复查时,对每个传入的电子邮件进行审核就没有意义。

最好根据您要发送的消息类型选择合适的通信媒介。当您只需要避免将针头放在那儿时,为什么还要在电子邮件干草堆中寻找针头呢?

这是四个 避免信息推送/拉出不匹配的步骤:

  1. 确定人们已经在组织中广泛使用的沟通工具。 (您使用的内容可能超出您的想象。)
  2. 对于紧急问题,请选择一种或两种“推送”媒体。他们可以使用技术(寻呼机,手机),也可以不使用技术(面对面的会议,闪光灯)。
  3. 对什么构成紧急问题进行内部讨论,并确定处理该问题的适当渠道。
  4. 探索不同类型的“拉式”媒体以减轻电子邮件负担,例如Yammer,Slack甚至是老式的项目委员会。

无疑,某些消息中会出现不匹配的情况。但是建立用于选择更合适的通信媒体的协议将减少那些不匹配的频率,并导致更顺畅,更快,且混乱的通信和合作。

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精益如何提高个人生产力

我是一个狂热的信徒,精益的概念和工具可以极大地提高个人生产力-地狱,我(从字面上看) 写这本书 在那。但很高兴看到互联网创业公司不断发展的世界进行验证。 LiveOps的创始人Bill Trenchard现在是First Round Capital的合伙人, 发表了一篇 支持我的观点。他认为技术CEO的时间中有70%的时间是次优的,他的对策直接来自精益手册。

创建标准作品: Bill建议确定驱动公司的核心流程(通常是重复的),并围绕它们制定标准的工作。

如果您进行了三遍以上的操作,请详细记录您的过程。构建您可以移交给其他人的剧本,以便剧本可以完全按照您的方式执行。永远不要被那些问下一步是什么或应该向谁询问过程的人所困扰。

这就是 优步 特别是扩展如此之快。他们已经发展到70多个城市,并杀死了所有城市。他们是如何做到的呢?带有剧本。他们在启动时会列出每个城市的工作清单,并会略微进行区域调整。他们已经实践了这种方法并对其进行了测试并将其全部写下来。因此,现在它们像钥匙一样执行。

我所看到的初创公司在扩展方面最成功,是那些早日将其共同行动和核心程序进行了系统化并随着它们的成长而养成习惯的公司。

减少过度处理的浪费: Bill一直处理电子邮件的棘手问题,并且在阅读和重新阅读邮件的方式中看到了巨大的过度处理浪费:

想一想邮政邮件。您是否捡起您的信件,看着每个信件,然后放回去,然后又捡起来又一次放回去?这就是精神错乱的定义。但这正是我们大多数人对电子邮件的处理方式....如果您可以在两分钟内回复或处理任何电子邮件,请立即进行操作。如果需要两分钟以上的时间,请将其移至任务管理器中以供日后处理。当您执行此操作时,便可以对彼此相关的任务和电子邮件进行优先级排序,并且收件箱不再拥有您的时间。

改善流量: 关于这一点,心理学研究是一致的-多任务处理不起作用。电子邮件中断,无论是自发的还是来自向您发送消息的人,都会破坏您建立心理流程的能力。情况如何改善?像我一样,比尔建议分批进行,以避免分散您的注意力:

我建议批处理路线。它使您可以在需要时专注于电子邮件,并给予其他任务应有的关注。不断的上下文切换使您在所有方面都表现平平。

去看看,领导标准工作: 在工厂和办公室中,使用每日站立会议(或类似方式)作为领导者标准工作的一部分,以便您可以快速识别和解决障碍。 Bill从敏捷软件和精简游戏本中汲取灵感, 金巴:

[我认识的生产力最高的首席执行官之一] 散布办公室,全天不停地与团队成员进行一对一或小组交谈。他问他们:

  • 是什么让您无法完成更多工作?
  • 你的阻滞剂是什么?我可以为您消除任何瓶颈或障碍吗?
  • 哪些资源或流程将使您以最快的速度移动?

获得这些问题的答案,并为您的团队完成它。如果要他们模拟速度,则需要自己模拟速度。在最快的时间内为他们提供最好的工作所需的帮助。响应能力是关键。

Bill的帖子很好地提醒了精益概念不仅适用于工厂或办公室流程。它们适用于您个人的工作方式。您可以减少浪费,提高质量并增加在办公室花费的时间创造的价值。这是唯一真正不可替代的资源。明智地使用它。

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缺少(电子)树木的森林。

我曾经(和其他许多人)多次写过关于工作场所中不断进行电子连接的危险的文章。现在传奇教授亨利·明茨伯格 已发表 关于这个问题的有趣观点,在 战略+业务. 抛开多任务处理的问题,明茨伯格指出,信息贫乏的媒体(例如电子邮件和短信)消除了仅在面对面交谈中传达的细微差别。明茨伯格认为

认为自己可以通过电子邮件了解其部门的经理(很少走下大厅,更不用说坐飞机了)可能会遇到麻烦。 。 。通过给管理者一种控制的错觉,通过新技术的信息的快速流动有可能使他们失去真正的控制权。随着需求的堆积,管理变得更加疯狂和肤浅。

最近,我看到一些流程运作不佳的公司。但是,问题不一定是流程设计不当或损坏。而是在仅通过电子邮件或某些其他电子媒介进行通信的切换过程中发生故障。有时,一方缺乏对过程的完美理解。还有一次,通过电子邮件的简单请求被解释为强制性要求,从而引发顽固或拖延脚步。两种情况都导致过程陷入困境,用手指指责最终结果。

对您的时间(以及您的经理的时间)的需求是巨大的。电子邮件是必要且有价值的通信工具。但这不是,也不应该是武器库中的唯一工具。否则,正如Mintzberg所说,“您将收集事实,但您可能会错过含义”。

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您的内部沟通臭味。这就是原因以及解决方法。

我在HBR博客上发布了另一篇文章。提出一个标题对他们来说是一个挑战,最终他们选择了专注于电子邮件的灾难。坦白说,我更喜欢我的原始标题:“您的内部沟通臭味。这就是原因-以及如何处理。” 该帖子实际上是关于将通信模型从信息“推送”转换为信息“拉”的。它是这样开始的:

人们由于被大量问题,状态更新,通知和其他非关键任务信息所淹没,他们的电子邮件特权多久被暂停一次(又称“邮件监禁”)? 收件箱和日历充斥着垃圾,因为交流的主要范例是信息“推送”。这意味着信息在准备就绪时即被推送给人们,而不一定在收件人需要时被推送给人们。

您可以在HBR博客上阅读本文的其余部分 这里.

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电邮&会议,没有任何意义。

我最近一直想知道为什么人们这么忙。工作真的比20、60或100年前要苛刻得多吗?客户的要求是否更加繁重? 精益思想家花费大量时间试图减少流程中的浪费-可以肯定,这是一个令人钦佩的目标。但是有时浪费的根本原因不在于过程,而在于过程中工作人员的思维方式。

在一个 最近选择 在里面 纽约时报,蒂姆·克雷德(Tim Kreider)撰写了困扰许多人的自我施加的“忙碌感”。他认为,他们很忙,因为他们沉迷于忙碌,并且害怕在没有忙碌时可能要面对的事情。 (值得赞扬的是,他指出,人们在I.C.U.中背靠背轮班或乘公交去三份最低工资的工作,并不是在抱怨忙碌。

忙碌是一种生存的保证,是对空虚的一种对冲。显然,如果您每天忙碌,忙碌地预定一整天,那么您的生活就不可能变得愚蠢,琐碎或毫无意义。

在我自己的咨询中,我发现确实不需要进行很多活动。一位客户每天都花时间为老板制作精美的50-100张幻灯片PowerPoint卡座。单页文档甚至会议都不是传达想法的更有效方法吗?我见过人力资源专业人员草拟政策和程序手册,它们是如此冗长,冗长,不必要地复杂,以至于他们有时间从事任何真正的增值工作,真是一个奇迹。我见过工程师从上午9点至下午5点参加会议,但仅与他们在1-1:30pm之间的30分钟有关。而且我什至没有提到浏览电子邮件收件箱时经常毫无意义的琐事,这浪费了太多现代工作时间。这项活动中到底有多少是真正必要的或具有增值作用?

蒂姆写道,

我不禁要问,所有这些对组织学的疲惫是否都不能掩盖我们所做的大多数事情都无关紧要的事实。

我也是。

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图书管理员与考古学家

迈克尔·施拉奇(Michael Schrage)在 HBR博客 组织起来主要是浪费时间:

在投入时间,思想和精力来有效地组织自己方面,少即是多。事实上,不仅数量减少了,研究表明它可能更快,更好和更便宜。

IBM研究人员 观察到 “搜索”而不是设置文件和文件夹 因为他们的通信通常会找到他们想要的东西,并且错误更少。与创建和管理电子邮件文件夹相关的时间和开销实际上是浪费。

六年前,我本来不同意施拉格(Schrage):我建议人们拥抱内心 林奈 并为它们的电子文件和电子邮件设置精细的文件夹结构。目标是建立全面的分类法,使人们可以在几秒钟内找到任何消息。但是,当Google桌面可以在0.03秒内找到任何内容时,为什么还要花时间进行所有这些整理呢?是的,您必须仔细研究一些无关紧要的结果,但是花在谷壳上对信息小麦进行分类所花费的时间远远少于您费心地对每个消息和文件进行分类和归档所花费的时间。 (这是假设您没有将亨德森发票错误地放在Hernandez文件夹中;然后它就永远消失了。)

正如Schrage指出的那样,这种方式实际上与精益思想保持一致,因为我们正从“推”式方法转向信息管理(现在就组织,无论您是否需要)到“拉”式方法。方法-组织和整理您的信息 什么时候 您需要找到它。

Schrage没有解决的问题是,并非我们所有的信息都是电子的并且适合搜索。 Google找不到地毯样本和规格表,Etruscan陶器碎片或病理样本的搜索。也没有随机搜索大量未数字化的出版物。对于这些事情,“有条理”确实有价值。

即使是电子信息,有时候组织起来也比搜索信息容易。例如,我的妻子负责她所在区域的13位介入放射科医生的日程安排。她每个月都会向同事发送一封电子邮件,询问他们是否有休假要求,会议承诺或其他她需要解决的安排问题。她将得到如下响应:

“我将于1月22日至26日参加ASCO会议。” “我带孩子从1月20日至24日滑雪。” “我将于1月18日至19日访问Dana Farber癌症中心。” “我将从1月25日至28日休假几天。”

没有关键字,就无法在她的邮件中搜索这些邮件。而且消息甚至无法发送,因为人们并不总是回复她的原始电子邮件。结果,她保留了不同的邮件文件夹来处理计划请求。

我认为有组织的二分法与无组织的二分法是错误的。您的信息有多种形式,需要不同的对待。有时候,成为一名图书馆员会更好,而有时候,成为一名考古学家会更好。您采用的方法取决于您要解决的问题。那是真正的精益思想。

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科技的警笛声。

我的朋友凯尔(Kyle)在一家保险理算师工作,该公司相当于安迪·格里菲斯(Andy Griffith)的公司 Mayberry,RFD。据凯尔说,每个人都是这样 不错 彼此之间几乎无法完成任何工作。每个生日,周年纪念日,孩子的毕业,晋升,交易达成,手工编织的围巾和新发型都会受到关注和称赞。通常通过公司所有人收到的爆炸电子邮件。该公司充斥着提供反馈,指导和感谢信息,而Kyle说,这是一个很小的奇迹,任何人都可以在洪水中找到重要的客户沟通。 这位首席执行官为自己创建的紧密文化感到非常自豪,但是最近他注意到了一个弊端:人们花费大量时间阅读和撰写实用性可疑的电子邮件,而对内部和外部客户的响应却下降了。因此,他购买并安装了 涟漪,“社交绩效平台,供团队共享目标,认可出色的工作并互相帮助而改善”(根据其网站)。他认为,这当然可以使人们避免在电子邮件上花费大量时间。它做到了。人们的电子邮件使用量直线下降。

不幸的是,他们把所有的时间都花在通过Rypple界面进行通信上,因此客户服务没有任何改善。

这位首席执行官陷入了书中最古老的陷阱之一:他认为技术将是解决其问题的灵丹妙药。只需在问题上拍一些花哨的硬件或软件,它就会消失。但是作为凯文·迈耶& Bill Waddell have 注意到的 很多次,就像Mark Graban一样 最近指出自动化很少是答案。在残破的流程中添加技术,您所得到的就是更快,更昂贵的残破流程。

就凯尔公司而言,这种文化重视并促进了这种紧密的互动。实际上,“ Attaboy!干得好!”的数量电子邮件是年度绩效审核的一部分!毫无疑问,安装Rypple可以使电子装箱时间零影响。

凯尔(Kyle)已获得其调节器团队禁用Rypple的许可,现在他正试图修改绩效评估中使用的标准。他并没有试图将公司转变成狄更斯式的血汗工厂,但他正在试图使基础流程正确无误-在这种情况下,是用来跟踪客户所重视的真实绩效的措施。

下次您考虑购买新奇的玩具时,请记住:为您的过程问题购买软件就像为您的体重问题购买一条大裤子。

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您的Batphone是什么?

如果辉瑞(Pfizer)被解雇的首席执行官杰夫·金德勒(Jeff Kindler)能够继续任职, 蝙蝠电话?

通过Batphone发出的呼叫具有最高优先级。信号是明确的:如果Batphone响起,那一定很重要,而Bruce Wayne会停止一切进行应答。但是,只有在同意呼叫者仅将Batphone用于紧急问题的情况下,此系统才有效。

将这一相互尊重的协议与杰夫·金德勒(Jeff Kindler)处理与员工的沟通方式进行比较。据《财富》杂志报道 文章,金德勒

BlackBerry的长消息在昼夜不停地轰炸[他的执行团队]。他定期在周末安排电话会议。他似乎忘了高管休假。他希望能够立即回答他的问题,在紧急事项和常规事项之间没有任何区别。

所有这些不仅给金德勒的团队带来了惨痛的生活;这也阻塞了公司的决策过程。 Kindler是一个狂热的信息消费者,通常是优势,但越来越弱。一位前人力资源主管回忆说:“杰夫听到了一些东西或读了一些东西,并且在深夜会有大量的电子邮件。”第二天早上,工作人员将不得不分散指令。 “这是分流的。”

Kindler犯有我们所有人有时都做的事情的罪恶感:无视紧急和常规问题之间的区别,而选择了适当的沟通渠道。这使他的员工不知所措,并减慢了他们对真正重要事件的回应能力。

作为领导者,您有责任特别注意自己的言论。如我之前所写,您的话语-您的 临时要求, 您的 闲话 -对您的团队产生巨大影响。您选择的通讯媒体几乎是相应的。在上面的故事中,杰夫·金德勒(Jeff Kindler)由于粗心,严重降低了其执行团队的行动能力。

“无忧无虑”似乎是描述显然对公司的成功非常关心的人的奇怪选择。不过,这是正确的词。他在*如何*交流中不小心。他对自己的沟通风格对团队的要求以及这种风格的结果一无所知。通过让他的所有问题成为他团队的当务之急-让我们面对现实,在通宵的尖叫声中通过BlackBerry进行交流, "请注意!我很重要!" -他播下了自己灭亡的种子。

您作为领导者的角色之一是帮助人们区分紧迫性和重要性。通过一个通讯渠道塞满一切-无论是电子邮件,即时消息,短信还是会议-都是灾难的根源。考虑制定有关交流的一般政策:您和您的团队将如何处理紧急问题?您将如何处理重要(而非紧急)事项?每种通信形式都涉及哪种服务水平协议?

只有在相互了解对方的目的和尊重对方的情况下,Batphone才起作用。杰夫·金德勒(Jeff Kindler)不了解或尊重黑莓的强大功能。理解不全不是被解雇的唯一原因。但这当然没有帮助。

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减轻沟通负担。

图表1:计算机咨询公司Atos Origin 宣布 三年之内就放弃了电子邮件。这位首席执行官表示,“信息污染”给管理人员造成了不可持续的负担,即每周(持续攀升)5-20小时的电子邮件负载,因此该公司正在转向社交媒体以减轻负载。 Exhibit 2: Google 宣布 在每天的一部分时间里,新任首席执行官拉里·佩奇(Larry Page)和其他高层管理人员将在公司总部的所有员工可以访问的区域坐下来一起工作。为了重获小公司的一些敏捷性和创业速度,他还鼓励员工在60字以内的电子邮件中向他介绍新产品的想法。

我认为我们在这里看到了一种趋势。随着组织规模和复杂性的增长,通信量(通过电子邮件或会议)激增。但是,很明显,会议和电子邮件的使用不能很好地扩展。超过某一点之后,那些能够以较小的规模加快交流速度的工具就开始限制交流。组织在其工具的重压下辛勤工作–太多的电子邮件,太多的正式会议。交流的尝试排挤了所有其他工作,甚至是创造价值的工作。什么也做不了,人们为他们的公司变得笨拙,行动缓慢的战舰感到mo惜。

当然,这个问题没有万能药。 Atos Origin采用了技术方法,而Google采用了物理方法。威廉自1965年以来,戈尔采取了完全不同的道路:没有超过200人的团队,以确保它不会扼杀官僚机构。我曾与一位曾经举行过无休止的正式(且耗时)状态更新会议的客户一起工作,以确保产品开发团队能够使观点相互交融。他们最终放弃了这些会议,并每隔一个月就购买了团队比萨作为午餐。这样效果更好,并且消除了不必要的会议。其他公司正在采用视觉管理系统(通常是技术含量低的白板或软木板)来快速有效地传达重要信息。还有其他组织正在使用 A3s 不仅有助于解决问题,而且可以提高沟通的效率和效力。

如果精益生产的目标是以最低的成本提供最大的价值,那么我们的沟通还有很大的改进空间。但是第一步是要意识到现状还不够好,我们的沟通方式不必要地昂贵且效率低下。 Atos Origin,Google和Gore正在采取措施消除这种浪费。你呢?

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3分钟有益于什么?

您在星巴克在线(非在线)上有冰镇的半咖啡馆半焦糖焦糖玛奇朵,上面放有大豆鞭子。您现在要去的地方大约有三分钟的路程。你是做什么? 当然,拉出Droid并检查电子邮件。毕竟,您只有三分钟。为什么要浪费它们?这就是移动互联网的目的。

但是,这里有一个建议:为什么不清空大脑,为什么不尝试清空它呢?

面对现实吧。在三分钟内,您必须查看收件箱,您真的做不完任何事情。当然,您可以浏览一些新电子邮件,甚至可以回答几个简单的电子邮件。 (“是的。”“否。”“鸡”。)但是,在大多数情况下,您是在命中注定要看到大量主题行或消息,而这些消息或消息您当时无法做任何事情。从收银台到Splenda点胶机弯腰时,不必这样。

那是压力的秘诀。您知道您必须回应客户或老板,但是您现在没有时间。它在您的收件箱中溃烂。你懂的。享受玛奇朵面包。

因此,一个适度的建议。下次您有三分钟的时间,而不是让您无所事事,而是为什么不清空呢?拿起笔记本,写下流浪者的想法,遗忘的事情,需要提出的问题等等。抽出时间清空漂浮在意识海岸上的漂浮物的头部,以便以后可以对它们做一些实际的事情。

上周我 关于为什么您需要系统中的备用设备。每分钟都充满工作,可以确保您的吞吐量下降。我认为,我提出的空洞而不是虚张声势的建议是一个相关的概念。仅仅因为您一天中有几分钟的未预定时间,给自己更多的工作(更多的电子邮件繁忙)绝对会适得其反。

是的,这意味着您只需要停止对互联网进行主流化即可。三。分钟。您可能会遇到一些戒断症状。但是您可能会变得更加放松。更集中。少打扰。

现在,享受您的咖啡。

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转到电子邮件gemba。

精益的核心原则之一是进入gemba的概念,gemba是实际工作的地方,因此您可以亲自了解实际情况。当您尝试解决问题时,此原则特别有用。为什么可以坐在会议室里讨论制造故障,而您却可以去实际的生产线观察过程呢?在制定计划以刺激新跑鞋的销售而又不首先在商店里闲逛并观察顾客试穿的感觉是什么? 当我阅读Michael Schrage的这篇文章时,就想到了这个原则: 为了提高绩效,审核员工的电子邮件。施拉格认为

因为有效的电子邮件交换的节奏和言辞是业务绩效的关键成功因素,所以电子邮件管理不善实际上可能是组织中其他弱点的征兆。

好吧,好吧,我知道这篇文章的标题听起来(不止) 大哥-ish。但是Schrage并不主张您实际上监视他们阅读和编写的所有消息。太疯狂了相反,他建议您应将电子邮件作为绩效评估的一部分。

要求人们提供三组信函,以证明他们使用该媒体管理成功成果的程度。换句话说,让他们选择示例来说明自己的电子邮件“最佳做法”以获得结果。您和他们将发现此审查和优先级排序流程揭示了问题。

当您考虑它时,这个概念实际上是有意义的。有点像去“给gemba发送电子邮件”。它使您有机会处理具体的交流示例,而不是模糊的抽象,例如“您的直接报告说您的反馈和建议令人困惑”。检查这些自选的电子邮件还可能表明该员工的分析工作不佳,或者擅长建立团队合作精神。

可以肯定的是,由于撰写电子邮件和实际查看日期之间存在延迟,因此该工具与任何性能检查一样受到损害。但是,作为查看实际工作并促进自我反思和改进的工具,这实际上是一个不错的主意。

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太多的“优先级”。

玛姬·杰克逊(Maggie Jackson),《 分心:注意力的侵蚀和即将来临的黑暗时代, 在多任务处理方面很有口才。在HBR博客中 面试,她解释说

它会养成失去线,思维迟钝和压力的文化。当我们不断失去自己想做的事情的线程时,很难定义和追求目标。新想法在有机会发展之前就被放弃和遗忘了。 。 。 。知识层次变得扁平。当我们关注的是收到的最后一封电子邮件的驱动时,琐碎的和关键的邮件占据了同一平面。

当然,如果您一直在关注我的博客,那么这些想法并不是哥白尼的见解。 (雄辩,是,雄辩,是打破宇宙范式,不是。)之所以再次提出这个话题,是因为我一直在思考这个问题的根本原因。当然,这里存在环境问题-桌子上的视觉干扰,低墙立方体的流行以及技术连接的普遍性。还有文化规范在起作用:期望在五分钟之内回复电子邮件的公司,或者期望人们在会议上花更多时间专注于黑莓而不是演讲者的会议。

但是最近我一直在想,从根本上说,最大的罪魁祸首之一是管理层不愿意限制他们的公司优先事项。与我合作的许多组织都有太多的“战略优先事项”,因此不可避免地没有时间进行反思,解决问题和创新。确实,所有这些优先事项几乎使任何个人或团队都无法对他们执行祈祷。

造成这种负担的部分原因是过去几年的裁员。更少的员工,加上进取的目标,才是玛吉·杰克逊(Maggie Jackson)所谓的“分心文化”的秘诀。但这也是缺乏管理纪律的结果。当然有两个或三个优先事项。但是16?不。如果您破坏人们的时间,精力,精力,并把注意力集中在这么多的“优先事项”上,那么您注定要使自己(和您的组织)无能为力和沮丧。

事实是,您不能一次做两件事,也不能一次实现十几个优先级。在年底,唯一重要的是执行力。贵公司的绩效不是根据一月份列出的优先级多少来衡量的,而是根据十二月份之前实际执行的优先级来衡量的。

西南航空首席执行官赫伯·凯勒赫(Herb Kelleher)曾说过:“我们当然有一个“战略”计划。这被称为做事。”

听起来他的工作重点很明确。

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“大量的信息很少引起人们的注意。”

盖茨基金会全球卫生计划总裁山田立 提到 去年,当您与某人在一起时,100%出席会议有多重要:

我正在和你聊天,所以我没有打开手机。我不希望外界影响我们正在进行的对话。我没有黑莓手机。我会定期发送电子邮件,但是如果有时间,我会在计算机上发送电子邮件。我不想坐在这里以为我收到一封电子邮件,而在与您交谈时最好看看。每一刻都很重要,如果那一刻不是100%,那一刻就是迷失了。

最近,我向斯坦福大学商学院的MBA做了演讲。令学生感到压力的是,他们感到不断地联系在一起并立即响应电子邮件,这让我感到惊讶。请记住,这些是学生,而不是心脏外科医师。

无论我们身在何处,为什么现在这样简单地呆在当下如此困难? (顺便说一句,顺便说一句,我并没有把自己置于其他人类之上-我与继续玩我的iPhone并与其他人一样检查电子邮件的冲动是一样的。)但作为The Designful Company的作者Marty Neumeir ,

大量信息很少引起关注。

Yamada博士的每一刻都很重要,这让我想起了我的朋友Paul的评论,即生活中没有轮换时间。那一刻消失了,它消失了。有了我们身边的大量信息,停止关注我们面前的东西变得非常容易。

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如果您和芭比娃娃一起玩会怎样?

我正在与一家公司的经理定期工作12或14小时的公司合作。他们待在办公室直到很晚或带回家一大堆工作。他们说,别无选择-有太多事情要做。 这让我(再次)思考特里·格罗斯的 面试 和乔恩·斯图尔特(Jon Stewart)。斯图尔特不仅解释了他和他的团队如何使用 认真的过程 为了翻阅大量媒体并每天写下所有这些笑话,他还谈到了他每天回家后如何硬停。

特里·格罗斯:您在表演中非常努力。非常明显的是,您在写作和执行方面投入了多少工作,一天必须花多长时间以及它可能永无止境,特别是进行像这样的集会[Right to Restore Sanity]。

乔恩·斯图尔特:您会惊讶于我回家时多么容易关闭电源。当我回到家时,我真的很擅长,孩子们和我一起看《 Waverly Place的向导》,我不再考虑了。

热重:您是否已经更改了愿意花时间去参加演出并现在已经是两个孩子的父亲而工作的时间?

JS:我决定的是我何时回家。而对我来说,那就是区别。您知道,我不能上班,但真正的挑战是当我在工作时,我在工作。我被锁住了,我准备走了,我专注了。当我在家时,我被锁住了,准备去了,我专注于在家。而且我们不看节目。我们不看新闻。我们什么都不做。我坐下,玩芭比娃娃,然后有时候孩子们会回家和我一起玩,然后……。

因此,这里是斯图尔特(Stewart)–喜剧演员–既有严格的笑话编写程序,又完全专注于手头工作。 “锁定,准备出发。”而且这种结合使他可以回家玩芭比娃娃(有或没有他的孩子)。

那你的一天呢?我的猜测是,您的工作没有如此结构化的流程,也没有对工作一心一意的关注。 (我知道我不知道。)因此,当您回家时,您便会随身携带工作。至少,您在晚上检查电子邮件-而且您可能要做的更多。

好吧,我知道你的工作是 太不同了 从Stewart's那里,您会收到必须立即答复的紧急电子邮件,如果没有源源不断的敏锐业务洞察力,该公司很可能倒闭。

但是。

您是否需要在晚上11:30处理电子邮件的唯一原因是因为您白天没有完全集中精力?或相反,您是否愿意(即使有些勉强)在晚上11:30回复电子邮件是否是您没有重点关注的部分原因?

我以前写过这里这里)关于丰田所说的“降低水位”-减少系统中的库存/资源以暴露问题。如果您通过减少花在工作上的时间来降低水位,转而致力于锁定,准备出门并完全专注于回家,那将会发生什么?

不值得进行实验吗?

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24/7的可用性不会产生最佳性能。

马克·格拉班(Mark Graban)最新 发布 克莱斯勒首席执行官塞尔吉奥·马尔基翁内(Sergio Marchionne)的演讲让我想起了最近一次访问客户的R&D设施。两位经理为他们的团队不断增加的要求而感到悲伤。即使在几年前,他们也将在项目完成后出现停机时间,当时员工可以休假,缩短工作时间并总体上恢复精神。 但没有更多。裁员和执行团队不断增加的压力意味着不再需要喘息。现在全年都在不断压力。不幸的是,作为精神病医生爱德华·哈洛威尔(Edward Hallowell) ,

24/7全天候可用不会带来最佳性能。重建技术侵蚀的边界确实可以做到。

在一个 CNET采访 哈洛韦尔(Hallowell)今年早些时候解释说,“注意力缺陷特征”是

有点像正常版本的注意力不足症。但这是现代生活所引起的一种状况,在这种状况下,您变得非常忙于处理如此多的输入和输出,以至于您变得越来越分心,烦躁,冲动,不安,并且从长远来看,他们的成就不佳。换句话说,这会浪费您的效率,因为您正在做很多事情或试图做很多事情,就好像您在多加一个球。

通过允许ADT感染组织,组织正在牺牲其最宝贵的资产,即所用大脑的想象力和创造力。

今年收录任何商业期刊,每周至少阅读一次,了解创新的必要性。公司聘请顾问,进行异地务虚会,安装“首席创新官”(这意味着-可能是非创新公司的标志),并向员工提供Fisher Price目录中的玩具,以刺激创新思维。

但是也许他们错过了标记。 (以“首席创新官”为例,可能没有问题。)也许员工需要的时间是离开办公室,离开黑莓,远离会议。也许他们需要走 从电子束缚中远足和漂流.

当然,您不必走那么远。如Hallowell所说,

一经确定,就不难处理。您需要设置限制并保留思考时间。沃伦·巴菲特(Warren Buffett)坐在茫茫荒野中的一间小办公室里,花了大量时间思考。

回到塞尔吉奥·马尔基翁内(Sergio Marchionne):您可以提出有力的论据,即他的工作首先需要创新,创造力和想象力。在几分钟或几秒钟内(24/7)接听六个黑莓对他自己的表现有负面影响吗? (就此而言,通过他进行许多决策的事实肯定会带来负面影响。 这位随时可用的高管通过电报他的团队无能力自行管理,巧妙地破坏了周围的人。一个很好的问题可能是为什么Marchionne必须始终做出所有这些决定。)

考虑一下:事半功倍—更少的精力,更少的时间,更少的精力。如果我们可以将宏观的精益思维(用更少的资源创造更多的价值)应用于制造业和服务业,为什么我们不能从微观的角度将其应用于个人产出呢?

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为什么不只是将视频游戏添加到汽车的GPS中呢?

微软刚刚推出了“Outlook社交连接器”用于所有版本的Outlook。借助这一精美的软件,您可以方便地通过Outlook收件箱集成和查看来自Facebook,LinkedIn和MySpace等各种网络的更新。

当您阅读朋友或同事的电子邮件时,Outlook社交连接器会向您显示有关他们在Facebook,LinkedIn,MySpace或Windows Live Messenger上的活动的实时更新。您还可以直接从Outlook People Pane添加联系人并扩展社交网络和企业网络。

我不明白我的意思是,我了解社交媒体的吸引力,并且我认为在很多情况下它具有真正的价值,但是要将其集成到您的Outlook中吗?好像您没有将足够的垃圾泵入您的收件箱?

我认识的大多数人已经抱怨说,他们处理的电子邮件数量过多,阻碍了他们完成实际工作。和 电子邮件非常容易上瘾 社交媒体供稿反映了这一点。因此,在您的一个主要工作环境(您的计算机)中增加更多令人分心的干扰,对我来说似乎是个坏主意。有点像将办公室搬到酒吧,操场或博物馆中。或将微型的俄罗斯方块或小行星放在汽车的GPS上。当然,您可以尝试将注意力集中在预算电子表格或未来的道路上,但您可能会失败。很快,您将在旁边的桌子旁检查金发女郎,或者在下一次穿越怀俄明州的旅程中试图杀死外来入侵者。

您不会在台锯旁看到游戏和干扰。您为什么要将它添加到您的电子邮件中?

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找出根本原因。

今天和我的一个朋友一起骑自行车时,我们谈到了 A3思维课 我将在今年秋天在斯坦福大学继续学习课程中任教。当我描述发现根本原因的重要性时,他告诉我国家公园管理局对根本原因进行分析的一个有趣例子。 (这个故事的来源是 这里

由于鸟粪而导致的所有清洁工作,使林肯纪念堂(Lincoln Memorial)过度磨损。公园服务处试用了各种清洁剂和刷子,以减少磨损。那没有用,所以他们换了个角度看,问:“为什么我们要清洗这么多?”因为所有的鸟粪。

他们搭起蚊帐将鸟拒之门外,虽然有些奏效,但效果还不够好,游客抱怨它们。他们又走了一步,问:“为什么我们有这么多鸟来这座纪念碑?”经过研究,他们确定是由于昆虫在晚上席卷了纪念碑。他们尝试了不同类型的杀虫剂,但长期以来似乎没有任何效果。因此他们问:“为什么我们有那么多昆虫聚集在纪念碑上?”

他们确定晚上照亮纪念碑的明亮的灯光吸引着昆虫。他们发现,每天晚上1小时后打开灯,它们可以消除90%以上的昆虫和由此产生的鸟粪。刷子和清洁剂,蚊帐和杀虫剂都解决了根本原因的症状。根本原因是照明,一旦解决,问题就消失了。

这个故事确实充分体现了精益思想。园区服务解决了一个主要问题,无需花费大量金钱或重新分配大量资源。通过花时间去理解问题而不是寻求解决方案,他们能够制定出一种廉价,有效的对策。

如您所知,我着迷于人们与电子邮件之间功能失调的关系以及它经常造成的浪费。这个故事使我想到了所有 技术解决方案 公司正在兜售以修复电子邮件故障。是的,它们可能会起作用。但是我不确定他们是否真的在解决问题的根本原因。您可以对所有邮件进行分类,优先排序,分析,排序,线程化和颜色编码-但是您仍然要花费大量的时间来处理邮件。也许最好弄清楚为什么要得到这么多,以及如何一开始就可以防止它的产生。

您如何阻止(隐喻性的)鸟语入侵您的办公室?

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书评:杀死电子邮件怪物

我刚读完 杀死电子邮件怪物,这是我的朋友和长期合作的同事Lynn Coffman和Michael Valentine的新书。这是一本快速阅读的书,对于所有被电子邮件消耗和努力寻找时间和带宽来完成其实际工作的人来说都是有价值的。 Lynn和Michael简要列出了96个想法(每页一个),可以帮助您获得控制权。他们没有深入研究每种技术的细节(例如“单击工具/选项/首选项”,等等)-您可能需要Google如何做他们推荐的某些事情-但它们确实提供了重要的基础概念。您将知道该怎么做以及为什么要这样做。

大卫·艾伦 通常说,这些想法中的许多无非就是“高级常识”。但是常识并不总是那么普遍,工作场所的疯狂混乱常常将常识掩盖在一系列相互竞争的承诺之下。这本简短的书很好地提醒了回复电子邮件实际上不是您的工作,并且为重新专注于创造真实价值提供了好主意。

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信息过载与过滤器故障

我是Nathan Zeldes的忠实粉丝 博客。除了他关于“信息狂,”他是电子邮件地狱中一个头脑清醒的观察者,大多数公司员工都被困在其中。最近,他 驳斥 克莱·史基(Clay Shirky)的论点(这里这里)表示“这不是信息过载。这是过滤器故障。” Shirky坚持认为(至少从Gutenberg起),总是有比任何人都可能处理的信息更多的信息-但这不是问题,因为只要阅读所有信息不是强制性的,谁在乎?但是泽尔德斯拒绝了这一说法。正如他所说

并不是说有很多信息;就是我们有很多信息 预期阅读 比我们有更多的时间来阅读它。这是关于该要求与我们遵守该要求的能力之间的不一致,并且亚历山大和古腾堡的欧洲都没有这个要求:您可以自由阅读自己想要的内容并有时间对于。这是发生了变化,而不仅仅是过滤。。。。有一种期望(表达或暗示) 必须 经过 所有 收件箱中的邮件。

我认为Zeldes在这项分析中是完全正确的。值得赞扬的是,他指出,除了电子邮件增长的明显原因(免费,便捷和即时)之外,还有强大的文化原因:CYA,发布或灭亡,不信任,升级等等。 。

好的,这些并不是哥白尼的见解。所以呢?

以及 杰米(Jamie Flinchbaugh) 不断提醒我有关A3的问题,正确解决问题至少是成功的一半。而且我认为问题陈述“我/我们的电子邮件太多”不是很好。毕竟,您如何定义“太多”?

相反,我认为值得提出这样的问题:“为什么这么多通过电子邮件进行的交流?”或者,选择Zeldes的观点,“为什么我们要阅读所有邮件?”这些问题导致有关企业文化,服务水平协议,权限分配等的对话更加有趣且富有成果。

在一个 较早的帖子,我谈到了彼得·德鲁克(Peter Drucker)如何将过多的会议视为组织功能失调的迹象。他写道

太多的会议总是说工作结构差,组织组成不正确。 。 。 如果组织中的人发现自己有四分之一或更多的时间参加会议,那将是浪费时间的错误组织。

会议太多表示应该将一项工作或一项工作分解为几项工作或几项工作。它们表示责任已散布,而信息未分发给需要责任的人。

我想知道您是否可以对太多电子邮件说同样的话。是的,当您与位于世界各地不同办公室的团队合作时,电子邮件是一种非常有用的交流工具。但是上帝知道,有很多人,团队和公司没有那么方便的借口。

我们的圣经电子邮件灾难背后的根源是无数的-几乎可以肯定,其中不包含我们无法解决的问题,例如复仇的上帝。提出根本原因的问题可以帮助您采取适当的对策。这是比将电子邮件归咎于“过滤器故障”或温和地接受现状恶化的方法更好的方法。

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