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保持低效率是件好事吗?认真吗

留给哈佛商学院的教授证明完全缺乏精益思想。 A recent HBS工作文件 指出,医院中超声服务订购能力的提高导致该服务的等待时间更长。事实证明,容量的增加导致医师订购了更多的超声波。

这种发现并不新鲜-运输专家很久以来就知道,增加道路通行能力并不能缓解交通拥堵。额外的道路空间鼓励更多的人开车,结果是,新的,更宽的道路与以前一样陷入僵局。

然而,令人失望的是作者的建议:保留流程中效率低下的步骤,以便 不鼓励 医生从订购超声波。他们写:

为了提高医院的绩效,最好将“效率低下”设置为更有效。

作者已经正确认识到,如果有机会,医生将下令进行更多检查。但是他们提出的使系统保持低效率的解决方案是荒谬的,因为我们应该降低汽车的稳定性,以使人们在限速范围内行驶。或者我们应该使用更小的冰柜,以免房子里放太多冰淇淋而发胖。

正确的建议-精益建议-可以保持本地效率的提高,同时还包括一项结构化的问题解决计划,以减少不必要的超声波数量。正如Deming博士所指出的那样,人们工作的系统驱动着他们的绝大多数行为。医生不只是订购更多的超声波,因为无论对患者有何好处,它们都可以。他们这样做是因为系统会奖励这种行为。

您以为哈佛商学院的教授会知道这一点。

 

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Mise-en-place,5S,以及为什么桌上的胶带轮廓很愚蠢。

卡伦·马丁(Karen Martin),马克·格拉班(Mark Graban)和凯文·梅尔(Kevin Meyer)在过去几天里一直在推特上谈论新墨西哥州的一家医院,可悲的是,这是在误导性的5S实施中在人们的办公桌上贴上胶带轮廓。这种无聊的做法激怒了护士,可以理解的是,这与他们完成工作的能力无关。 关于如何在知识环境中应用5S的困惑非常普遍,因为这些“精疲力尽“(LAME)证明。我认为这是因为人们将注意力集中在5S的容易看到的,向外的陷阱上,而不了解该工具的目的。

在他的书中 厨房机密, 厨师安东尼·布尔登(Anthony Bourdain)解释了厨师的功能 现场。 他的描述比任何精益顾问所阅读的内容都更能成为5S的核心:

Mise-en-place是所有高级厨师的信仰。不要与厨师长的“ meez”相提并论,意思是他们的设置,精心安排的海盐,胡椒粉,软黄油,食用油,葡萄酒,备用食品等。作为一名厨师,您的工作台及其状况及其准备状态是神经系统的延伸,如果另一位厨师或上帝禁止的侍者,这将极大地困扰您,这将扰乱您精心设计的系统。当您按照自己喜欢的方式设置测站时,宇宙就井然有序:您知道哪里可以闭着眼睛找到所有东西,在换班过程中需要的一切都随时可以触及,可以部署防御。如果您放任现场的杂物变脏,变脏和混乱,您会很快发现自己旋转到位并需要备份。我和一位厨师一起工作,他曾经在匆忙中走到排队的肮脏厨师的工位,向他们解释为什么违规的厨师落后了。他将手掌压在切菜板上,切菜板上撒满了胡椒粒,洒了的酱汁,一些香菜,面包屑以及通常会漂浮在工作台上的漂浮物和jet子,如果不时常用潮湿的侧毛巾将其擦去,则会迅速积聚在砧板上。 “你看到了。”他问,抬起手掌,使厨师可以看到厨师的手掌上粘附着一些污垢和碎屑,“这就是你的脑袋现在的样子。 工作干净!”

是否想知道5S是什么以及为什么它很重要,而无需诉诸所有那些难于发音的日语单词?它在现场。 (当然,我只是用法语代替了日语,所以这可能不是一个改进。)

当涉及护理行业的工具时,医生和护士(大多)会接受5S。看看任何手术托盘,您就会发现这是真的。物理组织-5S-对于能够平稳有效地提供护理至关重要。供应壁橱是受益于5S的完美典范。但是要在桌上整理订书机和三孔打孔机吗?那真是愚蠢而毫无意义。没有人需要闭上眼睛找到订书机。

对于办公环境,将5S应用于人们管理的信息而不是他们使用的工具更为重要。问题不在订书机所在的位置。问题在于关键信息所在。人们可以在文件服务器或医疗表格上快速轻松地找到它吗?

使信息流更快,浪费更少,清晰度更高-这就是在知识工作场所应采用5S的方式。德克萨斯州圣约健康系统的护士们明白这一点。他们没有在桌子上放胶带轮廓的麻烦。但是他们确实通过简化,标准化,重新设计和消除了所有形式而将填写文书工作的时间减少了50%。那就是将5S智能地应用于实际问题。

订书机周围是否有胶带轮廓?关于一个人可以在办公桌上使用的最大笔数的清单?请。他们不会摆脱在精神上等同于花椒,撒上调味酱,香菜和面包屑的想法,这些面包屑会搅乱知识工作者的大脑。

知识工作者的宝座就在她的脑海中。让我们确保其中的信息井井有条且易于访问。

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纸箱和常识。

“对不起,一团糟。这些只是最近几天发生的情况。那边的大堆?那是我应该从事的研究项目。”梅根绝望地叹了口气,挥了挥手臂,示意她办公室里每个平面上堆成堆的未读幻灯片,像紫罗兰一样。 梅根(Megan)是一家大型癌症医院经验丰富,才华横溢且非常努力的病理学家。她整日都呆着,脸贴在显微镜的观察者身上,检查组织样本中是否有恶性肿瘤的迹象。我去拜访她是因为她似乎已经失去了阅读病例并迅速为转诊医师转诊的能力。梅根陷入困境:她感受到上司的压力,要求她更快地工作,但她担心更快地阅读幻灯片会增加她错误诊断病例的风险。

梅根接着说:“我过去通常可以在正常的工作时间内阅读更多案件,但现在我必须早点进来,然后再呆一段时间以跟上进度,显然,我在这方面做得并不出色。尽管公平起见,该部门中没有其他人也是。我们都被淹没了。”

坦白说,我不确定是否能帮助她。我既不是病理学家也不是医生。 (由于我是犹太人,所以总是让我的父母感到非常难过。当我在学校上课时,他们并没有真正欢呼 符号学&神秘故事的诠释学。)我对解释组织样本的了解与对大型强子对撞机设计亚原子实验的了解一样多。

所以我花了几天时间看梅根的作品。我所看到的使我想起了基思·普里耶(Keith Poirier) 最近在Jamie Flinchbaugh的博客上:

精益无非就是在我们的日常工作中重新引入“常识”。

我对活检解释一无所知。但是事实证明我不需要。我看到的是一位很少有超过八分钟不间断地分析幻灯片的医生。几乎每次她躺在显微镜下时,都会有人来她的办公室打扰她。每次打扰之后,她都会回到幻灯片,然后开始重新阅读 从最开始 以确保她不会错过任何东西。结果,读取每个案例所需的时间是其三倍,四倍,五倍。

更糟糕的是,在这两天我看着她, 没有 的中断很紧急。实际上,最常见的中断是技术人员将她的新幻灯片读起来。他们走进来,打个招呼,告诉她有新箱子,然后她告诉他们把它们放在书桌的角落。

我的解决方案?在她的门外放一个纸箱,上面有一个告示,告诉技术人员将所有新箱子放进去。梅根(Megan)制定了固定的时间表,每90分钟就会收到一次案件。看中吧?她将中断时间减少了三分之二,并将处理案件所需的时间减少了40%。

我们没有谈论节拍时间,拉动系统或看板。正如Keith Poirier所写,这只是常识。如果您总是被打扰,那么无论是读取病理幻灯片,编写广告文案,在桥梁上计算力矢量还是编写专利申请,您都将无法完成工作。因此,我们减少了打扰,以帮助她更好地工作。

该医院病理科仍有大量工作要做。到处都是垃圾。但是通过专注于简单,微小和快速的改进,我们对梅根的表现和她的幸福产生了很大的影响。

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掌握慢慢说是的艺术。

学习说没关系。很多。 最近,我一直在思考迈克尔·邦格·斯坦尼尔(Michael Bungay Stanier)所说的“不良工作”,“良好工作”和“出色工作”,尤其是与我妻子有关的事情。 (迈克尔是 蜡笔盒 并且是的作者 做更多伟大的工作

在Stanier看来,“糟糕的工作”是使您喝酒的令人麻木的,令人难以忍受的垃圾-愚蠢的会议,无聊的电子邮件,毫无意义的办公时间等。“良好的工作”是您大部分时间所做的工作时间,您的组织向全世界提供的产品或服务。斯坦尼尔说

做好工作没有什么错-除了两点。

首先,它是无止境的。尝试完成您的“好工作”,就像西西弗斯(Sisyphus)将岩石滚上山一样,这是一项永无止境的任务。其次,Good Work很舒适。这一切的例行和忙碌都是诱人的。您内心深处知道,您不再伸懒腰或挑战事物的完成方式。您的工作变成了每周,每周都能轻松完成工作。

相比之下,“伟大的工作”是对组织和整个世界都产生真正影响的东西。做得好

是您报名这份工作时想要的。这很有意义,也很有挑战性。这是要有所作为。这对您很重要,它会点亮您。在组织层面上也很重要。伟大的工作是蓝海战略,创新与战略差异,演变与变革的核心。伟大的工作为长期成功建立了一个组织。

现在,我的妻子是纽约一家大型癌症医院的医生。这是一家教学医院,这意味着尽管她的日子主要是临床,充满了程序和病人,但她也承担着巨大的研究和教学负担。我认为这种工作既是“好”又是“伟大”。我的意思是,帮助治愈癌症的人是非常有意义的,而且确实有所作为。但同时,这是例行的(对她而言,对患者而言)。通常不是那么有挑战性;绝对是西西弗(Sisyphean)。

最近,她一直参与重大的流程改进项目。即使是行政工作,我认为它也算是一项伟大的工作,因为完成后,医院将能够更快地为更多的人提供治疗,而不会给患者带来麻烦。而且,如果您坐在那里患有巨大的肝肿瘤,那么不费吹灰之力就能更快地见到她,真是太好了。

但这是问题所在:临床,学术和研究负担使她不堪重负。她几乎没有时间从事过程改进项目,因为她还有很多其他事情要做。她觉得她不能拒绝其他任何责任。这部分是自我施加的压力。部分原因是医院设定的荒谬期望很高。因此,她有大量未完成的工作,对此她感到很糟糕。

当然,即使她接受了所有工作,但她并没有做很多事情。她的时间是有限的。因此,即使她说是,她也可能说不。

而且,如果她明确拒绝了某些工作-通过减少程序,减少居民人数,不审查任何论文,她将能够做更多的过程改进项目。坦白说,她并没有以非常及时的方式来做其他事情。如果她这样做了,她可能会减轻压力,并感觉更好。

我有 之前写过 关于了解自己的生产能力的重要性。在我看来,如果您了解自己的能力,它将帮助您学会拒绝(或如斯坦尼尔所说,至少它将帮助您“掌握慢慢说是的艺术”)。

毕竟,您的能力是固定的。说是或否不会影响您可以完成的工作量。但是说不,会让你感觉更好。它可能会帮助您完成更多出色的工作。

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为您的工作创建快速轨道。

我花了几天时间在SHS / ASQ字母汤上 会议 本周在亚特兰大市,了解医院如何实施精益生产以提高质量和降低成本。我对所有重点都集中在医院流程(入院,出院,护士换班等)感到震惊,但没人在考虑如何使用精益来改善人们的办公室工作方式。例如,我与之交谈的护士主管和经理抱怨说,以任何有效的方式完成其管理任务很困难。就像其他组织中的工人一样,他们被电子邮件,文书工作和会议掩埋。 解决这些负担没有简单的方法,但是医院管理患者的方法中有一些教训可以应用到个人管理工作的方法中。考虑一下许多医院在急诊室实施的“快速通道”。

严重问题的途径之一是枪伤,脑出血,需要立即引起注意。对于那些不危及生命的问题并且可以轻松解决的人们来说,这是一条捷径,例如缝好伤口或用手指扭伤。这些都是大批量,快速周转的案例。如果您去过没有快速解决非生命威胁问题的急诊室,那么您将不得不坐在那里学习数小时 该杂志的“ 2007年最性感的男人”双期刊,而医护人员则照顾患有冠状动脉的人。

如果您为工作创建了快速通道,将会发生什么?作为...的一部分 5S,您是否设置了纸质和电子文件系统,将大量,快速周转的工作与需要时间处理的严重,更复杂的问题区分开来?这样一来,便可以更轻松,更快捷地访问所需的信息,并避免那些类似霍华德·卡特的考古探险队寻找东西。

再往前走,您是否可以创建一个时间段,在该时间段中您只处理大量,快速周转的工作,以及其他为大型工作量预留的时间段?如果这样做的话,您可能会更快,更流畅且减轻压力地处理所有事情。

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