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多任务

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手指发痒。

野牛齿轮&定制电机的设计者和制造商Engineering公司通过实施精益概念将新产品开发的交货时间从几周缩短到了三天。 他们的技术之一是“项目突击”。他们将一组工程师聚在一起(实际上是,他们将办公桌彼此紧挨着移动),保护他们免受干扰(他们将警察防暴磁带铺在工程师的整个区域上,以便没人进入),并专门在单个项目,直到完成。工作从一位工程师流向了另一位工程师,而无需等待,也不会分散精力。他们意识到,就像我 之前写过,任务切换对生产率有害。

有趣的是,Bison所采取的措施不仅仅是保护团队免受外部干扰。工程师还避免了自我干扰。即使团队中的一个团队在给定的时刻没有积极地从事项目工作,她也不会在等待下一个任务时查看电子邮件或浏览网页。经验告诉他们,即使她只是在等待,从这种分散注意力的状态中恢复过来并重新进入项目流程也会减缓闪电战的速度。相反,她始终专注于其他人正在做的工作,更多地参与到该过程中,并且能够跳回去并做出更快的贡献。

我向他们的工程副总裁询问了有关禁止使用电子邮件的问题。他说,这种自我切断的情感代价令人惊讶。人们根深蒂固的感觉是,如果他们不工作,那是在浪费时间。无所事事地坐在他们的办公桌前,而不是-至少没有-清理他们的收件箱。即使很显然,当他们以这种方式工作时项目进展更快,他们的手指仍然发痒。

对我来说,这是一个小例子,“从小到快”。如果您可以忽略手指发痒的情况以及每天第二天忙碌的需要,则可能会发现项目运行也更快。

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利物浦,redux

参考我的 四月通讯一位客户写道:关于迫使团队不断在多个项目之间切换活动的多任务环境的风险,一位客户写道:

令您感到惊讶的是,您没有在解决方案中更公开地提及Pull和WIP控制。我知道这是生产语言,但是它应该以管理员身份运行,并且是匹配输入/输出速率并保持专用资源直到完成工作的好方法。然后,队列也可以用作指示真实能力(相对于协调)机会的指标。

我反对这种多任务的观点 利特尔定律,这表明工作队列(尤其是制造或服务)中的项目越多,该工作的周期时间就越长。

我的客户是完全正确的。从外部将工作强加于部门的推式系统,其本质会导致系统超载并缩短交货时间。拉动系统,工作人员从一堆项目中进行工作 当他们准备好 它, 确保部门匹配投入和产出以实现最大效率。

有趣的是,这种方法很少见。办公环境中存在一种将“生产”能力视为无限的趋势。这种趋势部分是由于人们愿意在深夜或周末工作。这种趋势部分是由于难以计算特定项目将花费多少时间。知识工作所固有的是无法以平稳,连续的流程完成项目的过程。

由于存在许多中断,并且由于这些项目往往是多阶段事务,因此有一个强有力的论据来使用更多的可视化管理工具和精益/敏捷开发方法。两者都将有助于澄清工作负载并使之可见,并有助于更好地将容量与业务机会匹配。这样可以缩短交货时间,提高客户满意度,并减轻员工压力。

 

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“那只是我们的文化,我们无法改变它。”

“那只是我们的文化,你不能改变它。” 上周,在介绍基于我的书的研讨会时, 一工厂在AME会议上,感染了如此多参与者的宿命论使我震惊。我们谈论的是个人效率的障碍-造成浪费而不是价值的事物-许多人以一种低调的态度说:“那只是我们的文化,我们无法改变。”

不尊重闭门造车和同事打扰别人,迫使他们承担多重任务?那只是我们的文化。期望我们在10分钟内回复所有电子邮件?那只是我们的文化。不管是什么,尽管有这种无知感,高管仍可以在您身上堆放多个项目 交货时间不可避免的爆炸?那只是我们的文化。而且,与之抗争毫无意义。

对现状的被动接受令人震惊,因为它与这些人在面对其他废物缠身的系统时所采取的态度截然不同。我不知道参加AME的任何医院都会耸耸肩,只接受呼吸机相关的肺炎率作为其“护理文化”或系统不可避免的结果。我没有在AME遇到任何制造商,他们说:“我们的产品确实有22%的缺陷率,但这只是我们机械师的文化。”我不知道任何与会的分销公司都认为:“我们的司机一直在错误地运送包裹,这太糟糕了,但这只是司机和我们糟糕的系统的文化。”

荒谬。在所有这些示例中,领导团队不懈地努力以提高其系统和流程的质量,成本和可靠性。接受现状是不可接受的。

那么,为什么我们如此艰难地承认两者的必要性呢? 和可能性 改善人们的工作方式?我们为什么将个人完成工作的过程视为固定的,不变的或不值得改善的过程?

引证Tony Schwartz的证据很清楚, 我们的工作方式不起作用。无论是期望人们24/7全天候待命,还是工作区设计不允许人们集中精力专注于他们的工作,或者项目进度超负荷导致令人沮丧的长时间项目交付,我们只是对如何从我们的员工那里获得最佳结果并不明智。

为什么我们会接受宿命论的抱怨,即“这只是我们的文化”,而我们对此无能为力?仅仅因为我们目前的工作方式效率低下和浪费并没有直接出现在损益表上,并不意味着我们应该忍受更多,而不是我们应该接受让住院患者在病情加重的情况下生病我们。

现在是时候将个人生产率视为不可商议的改进领域了。无非就是尊重人。

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纸箱和常识。

“对不起,一团糟。这些只是最近几天发生的情况。那边的大堆?那是我应该从事的研究项目。”梅根绝望地叹了口气,挥了挥手臂,示意她办公室里每个平面上堆成堆的未读幻灯片,像紫罗兰一样。 梅根(Megan)是一家大型癌症医院经验丰富,才华横溢且非常努力的病理学家。她整日都呆着,脸贴在显微镜的观察者身上,检查组织样本中是否有恶性肿瘤的迹象。我去拜访她是因为她似乎已经失去了阅读病例并迅速为转诊医师转诊的能力。梅根陷入困境:她感受到上司的压力,要求她更快地工作,但她担心更快地阅读幻灯片会增加她错误诊断病例的风险。

梅根接着说:“我过去通常可以在正常的工作时间内阅读更多案件,但现在我必须早点进来,然后再呆一段时间以跟上进度,显然,我在这方面做得并不出色。尽管公平起见,该部门中没有其他人也是。我们都被淹没了。”

坦白说,我不确定是否能帮助她。我既不是病理学家也不是医生。 (由于我是犹太人,所以总是让我的父母感到非常难过。当我在学校上课时,他们并没有真正欢呼 符号学&神秘故事的诠释学。)我对解释组织样本的了解与对大型强子对撞机设计亚原子实验的了解一样多。

所以我花了几天时间看梅根的作品。我所看到的使我想起了基思·普里耶(Keith Poirier) 最近在Jamie Flinchbaugh的博客上:

精益无非就是在我们的日常工作中重新引入“常识”。

我对活检解释一无所知。但是事实证明我不需要。我看到的是一位很少有超过八分钟不间断地分析幻灯片的医生。几乎每次她躺在显微镜下时,都会有人来她的办公室打扰她。每次打扰之后,她都会回到幻灯片,然后开始重新阅读 从最开始 以确保她不会错过任何东西。结果,读取每个案例所需的时间是其三倍,四倍,五倍。

更糟糕的是,在这两天我看着她, 没有 的中断很紧急。实际上,最常见的中断是技术人员将她的新幻灯片读起来。他们走进来,打个招呼,告诉她有新箱子,然后她告诉他们把它们放在书桌的角落。

我的解决方案?在她的门外放一个纸箱,上面有一个告示,告诉技术人员将所有新箱子放进去。梅根(Megan)制定了固定的时间表,每90分钟就会收到一次案件。看中吧?她将中断时间减少了三分之二,并将处理案件所需的时间减少了40%。

我们没有谈论节拍时间,拉动系统或看板。正如Keith Poirier所写,这只是常识。如果您总是被打扰,那么无论是读取病理幻灯片,编写广告文案,在桥梁上计算力矢量还是编写专利申请,您都将无法完成工作。因此,我们减少了打扰,以帮助她更好地工作。

该医院病理科仍有大量工作要做。到处都是垃圾。但是通过专注于简单,微小和快速的改进,我们对梅根的表现和她的幸福产生了很大的影响。

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中国杂技演员,意大利法官和交通堵塞。

您可能需要重新考虑对上司像牛肉面那样放在办公桌上的最新项目说是的。说不可以帮助您做得更好(或至少更快)。 事实证明,管理如此多的并发项目使您相当于中国杂技演员的白领纺纱工,效果不佳。

A 研究 随机分配案件并且工作量相似的意大利法官发现,那些一次处理较少案件的意大利法官倾向于每季度完成更多案件,平均完成案件所需的时间更少。作者得出的结论是

个人完成工作的速度不能仅用精力,能力和经验来解释:工作安排是至关重要的“投入”,不能从单个工人的生产职能中省略。

问题在于,过多的在制品会导致系统(无论是机器还是人工系统)瘫痪。用一个短语可能会 吉姆·本森(Jim Benson)和托妮安·德玛丽亚·巴里(Tonianne deMaria Barry) 微笑(或打电话给他们的律师), 麻省理工学院斯隆管理评论 得出这样的类比

过多的多任务处理可能会导致工作流堵塞,相当于在高速公路上一次拥挤的情况下,项目滞后于其他项目,就像汽车在交通中阻塞一样。

如果这种措辞敲响了,它应该:Jim和Tonianne就是这样说的 视觉上 (查看幻灯片7):

个人看板原理

几周前,我 关于需要使用日历作为评估您的每日生产能力的工具,但目的并不是要填补每天的每一分钟。重载系统的要求很小-在一天之内像拉瓜迪亚(LaGuardia)上的747一样堆积任务-是一个坏主意。但是,使系统超负荷的工作量很大-一次安排太多的法律案件或太多的项目-也是导致周转速度慢,客户沮丧,性能欠佳以及掉头发的原因。

请记住,您不是马戏团演员。您的老板和客户都不“哦”和“啊”,因为您一次要处理26个项目。当您快速并以完美的质量交付货物时,它们就可以了。

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24/7的可用性不会产生最佳性能。

马克·格拉班(Mark Graban)最新 发布 克莱斯勒首席执行官塞尔吉奥·马尔基翁内(Sergio Marchionne)的演讲让我想起了最近一次访问客户的R&D设施。两位经理为他们的团队不断增加的要求而感到悲伤。即使在几年前,他们也将在项目完成后出现停机时间,当时员工可以休假,缩短工作时间并总体上恢复精神。 但没有更多。裁员和执行团队不断增加的压力意味着不再需要喘息。现在全年都在不断压力。不幸的是,作为精神病医生爱德华·哈洛威尔(Edward Hallowell) ,

24/7全天候可用不会带来最佳性能。重建技术侵蚀的边界确实可以做到。

在一个 CNET采访 哈洛韦尔(Hallowell)今年早些时候解释说,“注意力缺陷特征”是

有点像正常版本的注意力不足症。但这是现代生活所引起的一种状况,在这种状况下,您变得非常忙于处理如此多的输入和输出,以至于您变得越来越分心,烦躁,冲动,不安,并且从长远来看,他们的成就不佳。换句话说,这会浪费您的效率,因为您正在做很多事情或试图做很多事情,就好像您在多加一个球。

通过允许ADT感染组织,组织正在牺牲其最宝贵的资产,即所用大脑的想象力和创造力。

今年收录任何商业期刊,每周至少阅读一次,了解创新的必要性。公司聘请顾问,进行异地务虚会,安装“首席创新官”(这意味着-可能是非创新公司的标志),并向员工提供Fisher Price目录中的玩具,以刺激创新思维。

但是也许他们错过了标记。 (以“首席创新官”为例,可能没有问题。)也许员工需要的时间是离开办公室,离开黑莓,远离会议。也许他们需要走 从电子束缚中远足和漂流.

当然,您不必走那么远。如Hallowell所说,

一经确定,就不难处理。您需要设置限制并保留思考时间。沃伦·巴菲特(Warren Buffett)坐在茫茫荒野中的一间小办公室里,花了大量时间思考。

回到塞尔吉奥·马尔基翁内(Sergio Marchionne):您可以提出有力的论据,即他的工作首先需要创新,创造力和想象力。在几分钟或几秒钟内(24/7)接听六个黑莓对他自己的表现有负面影响吗? (就此而言,通过他进行许多决策的事实肯定会带来负面影响。 这位随时可用的高管通过电报他的团队无能力自行管理,巧妙地破坏了周围的人。一个很好的问题可能是为什么Marchionne必须始终做出所有这些决定。)

考虑一下:事半功倍—更少的精力,更少的时间,更少的精力。如果我们可以将宏观的精益思维(用更少的资源创造更多的价值)应用于制造业和服务业,为什么我们不能从微观的角度将其应用于个人产出呢?

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一种非常简单的方法,可以更快地工作。

个人看板交通堵塞确实有点令人失望。我真的以为我是如此聪明和有创造力。 我读了Pete Abilla的最新作品 发布 关于 利特尔定律,软件开发和队列管理,而且我想-“嘿!我敢打赌,您可以运用这个概念来反对多任务处理和超负荷日历!利特尔定律证明,如果这样做,则实际上将花费更长的时间来完成工作完成!”

然后我意识到,皮特(Pete)在大约三年前击败了我,获得了这一见识。 在那里在半永久性电子中,可以追溯到2007年4月:

多任务程序的常见结果是同时生成项目或项目。多线程有时是此处的类比。但是,与机器不同,人们很难完成多线程过程。最终结果是项目和工作没有完成,时间越来越短,需求不断增加。考虑一下我刚才所说的在制品(WIP)。因此,使用上面的利特尔定律,随着WIP的增长,吞吐量会下降。 翻译:随着我们执行多项任务,我们开始了几个项目,仅完成了几个项目,WIP增长了,周期时间最终变长了 ENS,而我们的生产力较低.

(顺便说一句,尽管这是金钱报价,但整个帖子值得一读。他对Little's Law的口才比我想象的要雄辩得多。此外,我不知道如何在博客中插入希腊字母Lambda发布)。

我认为Pete的观点是使用看板或日历之类的工具来管理所从事工作量的一个很好的案例。如果您的生产能力(即时间和精力的局限性)与您承担的工作量不匹配,那么您就会感到压力和工作速度变慢。

吉姆·本森(Jim Benson),过来 个人看板 (“限制您的WIP太时髦了”),在他的“个人看板101”幻灯片中很好地讲述了这个故事 介绍。上面的图片(来自该演示文稿)使Pete Abilla关于利特尔定律的观点形象化。

吉姆的观点是,电单车司机是您同意做的最后一个很小的五分钟任务。 。 。但是当然,在完全阻塞的一天里,它根本无法很快完成。看板(他的解决方案)或严格使用日历(到目前为止,我的解决方案)是一种确保您不会陷入这种状况的方法-在这种情况下,五分钟的任务无法完成,挫败感和未兑现的承诺会增加工作的周期时间。

好的,所以我对利特尔定律和多任务处理的想法不是原创的。我站在巨人的肩膀上,而这一切。但是,如果它使人们对Pete Abilla的原始职位给予更多关注,那就更好了。

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互联网会让您变得更聪明或更笨吗?是。

周五的《华尔街日报》刊登了一个有趣的文章:关于互联网使您变得更聪明还是更笨的并行文章。 Clay Shirky提倡 更聪明,而尼古拉斯·卡尔(尼古拉斯·卡尔(Nicholas Carr) )主张 笨拙的。我对这个问题的回答?是的,它确实。 两位作者都提出了令人信服的论点,我认为这两个论点都是有效的。从我的角度来看,毫无疑问的是,我们使用互联网的方式-作为交流,娱乐和信息的始终不变的伴侣-可能严重破坏我们继续工作的能力。还有我们的生活。

无论如何我都不是Luddite。我不建议我们回到Internet之前的世界,甚至不回到56K拨号调制解调器。互联网对于这一发明来说太有价值了。 (并且在没有电动工具的情况下辛苦地完成了一些基本的木工工作,我全都赞成使用技术。)但是重要的是要认识到必须有一个时间和地点来使用关闭按钮。要拔掉。要充分呈现,不要分心。事实是,正如我(以及许多其他人)写的有关广告恶心的文章一样,我们无法执行多任务处理:

当我们经常上网时,当我们不断地分心和打扰时,我们的大脑就无法建立起强大而扩展的神经联系,从而使我们的思维深入而独特。我们成为单纯的信号处理单元,迅速将不相交的信息切入和切出短时记忆。

然而,我看到成群的商人和医护人员试图处理复杂的信息(电子表格,预算,病历等),同时允许他们自己被电话或电子邮件打扰,或者由于自身造成的打扰而受到破坏(嘿, ,我想知道大都会队的比分是多少...)。这不是一件好事。我也不是唯一一个这么认为的人:文字处理程序Scrivener最受欢迎的功能之一是“全屏模式”,则会使计算机屏幕上除您正在处理的文档之外的所有内容都涂黑。 WriteRoom 是一种文字处理程序,其唯一卖点是“无干扰的写作”。

(顺便说一句,我不是在散布这些产品。但是,我确实想知道为什么我们需要一种产品来模仿断开连接的外观,而我们却可以断开连接。 Firefox?)

几年前,我发誓说,当我的妻子下班回家时,我会关闭计算机。在大多数情况下,我履行了这一诺言-这是我感到非常自豪的事情。我写的不是听起来比你还圣洁。 (您知道,“看看我有多棒!我可以关闭我的电子邮件!”)之所以写它,是因为我知道拔掉以太网电缆是多么困难。我也知道,结果,我和妻子的交谈比以前更多了,这真是一件好事。

这就是说,问题不在于互联网是否使您变得愚蠢或更聪明。这是您是否可以拔出电源并为自己提供时间和安静的时间来专注于真正重要的事情。

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