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根本原因

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这就是生产力工具浪费您时间的原因。

昨天的《华尔街日报》文章“生产力工具如何浪费您的时间”强调了一个令人不安的事实:系统,应用程序,书籍和小玩意的无限扩展似乎并没有使人们提高生产力。

旨在帮助人们管理时间和任务的技术的爆炸实际上可能使它变得更加困难。

Lifehacker网站主编洛杉矶的Whitson Gordon说:“最近几年来,新的生产力产品飞速发展。要想全面了解这一切,实在是太多了。”该网站致力于利用技术提高生产力。

作为一个在去年出版了自己的时间管理书的人讲话(一工厂),我可以充满信心地(在一定程度上了解知识),说大多数人都喜欢我的想法,但是他们很难实际实施它们。结果,他们陷入了与那些没读过我书的人一样的电子邮件超负荷,转移待办事项列表和进度落后项目的泥潭。

大多数人无法实施经典的时间管理思想,这是出于根本原因的分析。我看到两个原因。首先,存在自律的失败。正如《华尔街日报》的文章所述,

提高工作效率并不是寻找更好的应用程序或找到合适的软件。 “最终归结为管理自己。”

如果人们节食,运动或戒烟,为什么要更容易摆脱糟糕的时间管理习惯?所需的自律性很强-坦率地说,大多数人没有。

其次,也许更重要的是我们的工作环境。您可以尝试建立新的,更有生产力的行为,但是一个丑陋的事实是,您会因组织的官僚惯性而大吃一惊。假设您用朱莉·莫根斯特恩(Julie Morgenstern)的话说,“永远不要在早上检查电子邮件”。 (几乎每个生产力教练都建议这样做。)听起来不错。但是,解决方案将一直持续到您的老板因错过她在上午8:15发送的关键电子邮件而让您che之以鼻。对于举办更好的会议,扔掉旧的/过时的文件等也是如此。如果您的工作环境因生产性行为而受到惩罚,那么您将回到旧的工作方式。

因此,在您下载新应用或购买新书之前,请考虑您是否受过足够的纪律以实际实施这些想法,并弄清楚如何使您的公司(或至少是您的老板)改变期望。

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不要使用培训来解决性能问题。

留给Google来给HR带来强大的解决问题心态。 在《纽约时报》最近的一次采访中,Google人事发展副总裁卡伦·梅(Karen May)否认了这么多公司拥有的反身培训方法:

不要使用培训来解决性能问题。如果您遇到性能问题,可以通过一个过程来找出导致问题的原因。也许这个人没有知识,技能或能力。还是动机,还是关于工作环境中的关系的东西?还是对期望缺乏明确性?仅当此人没有能力时,培训才是正确的解决方案。但是我在其他地方看到的是,如果某人的表现不佳,经理们就会下意识地做出反应,将某人加入培训班。

我花了很多时间来提供有关时间管理的培训课程,我可以自信地说她在赚钱。如果您通过持续的行为改变来衡量成功,我经常会接受失败的培训。失败不是由于我的教学技能或内容的质量。 (至少,我不这么认为!)相反,这是由于根本原因无法解决的,也不是参与者的能力。

如我所写 之前 时间管理问题实际上只是以下一个或多个领域功能障碍的表现:策略;优先事项;内部系统和流程;企业文化期望;或个人技能。培训仅针对最后一个领域-但通常,时间管理问题的根源在于其他领域之一。

请记住:您看到的性能问题不仅仅是一个症状。正如您要寻找制造或管理过程中缺陷的根本原因一样,您也应该寻找人员绩效中“缺陷”的根本原因。毕竟,您的组织以及其中的人员比您提供的产品或服务复杂得多。仅有意义的是,任何性能问题都至少需要进行类似的探测分析,而不是简单的培训。

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您想解决什么问题?

NPR报告  弗吉尼亚州针对白人和亚洲孩子的新教育目标要高于黑人,拉丁裔和残疾学生。根据故事,弗吉尼亚州教育委员会

研究了学生在阅读和数学方面的考试成绩,然后提出了新的及格率。在数学上,它为亚洲学生设定了合格率为82%,白人为68%,拉丁裔为52%,黑人为45%,残疾儿童为33%。

董事会成员之一Winsome Sears以此方式解释了新目标:

“那么为什么我们要有这些不同的子组?因为我们从黑人孩子所在的地方开始。我们不能以82%的百分比开始他们,因为他们不在那里。亚洲学生在那里。所以真正的问题是为什么黑人学生不从82%开始呢?为什么?为什么不在那里?那是董事会想要解决的问题。”

也许是因为上周我花了很多时间与一位客户一起研究A3思维和根本原因问题解决方案,但是教育委员会的这项决定确实使我感到震惊。我的意思是,他们想解决什么问题?希尔斯先生,没有冒犯,但将门槛降低到45%到底如何帮助您解决黑人孩子错过第82个百分点的问题?

如果他们真的想提高教育成绩,降低标准似乎不是正确的对策。这就像降低食品安全标准并声称食品现在是安全的,因为每1000个汉堡中只有1个受到沙门氏菌的污染,而不是100个汉堡中的1个。或者说汽车达到了最高的质量评级,因为它没有超过25个“允许的”缺陷。

在我看来,教育委员会正在解决一个完全不同的问题:如何避免因未能实现``不让任何一个孩子掉队''的学术目标而受到惩罚。如果是这样,那么这种对策-更改标准-将非常有效。

现在,您可以提出一个很好的论据,认为“不让任何一个孩子掉队”是一种用于提高学业成绩的笨拙,设计欠佳且无效的工具。 (作为前任老师,我很乐意提出这样的论点。)但是,如果Winsome Sears和董事会的其他成员想要解决为什么黑人孩子不在第82个百分位数开始的问题,这很困难看看重新调整标准将如何帮助您。

事实是,大多数问题有多种根本原因,需要采取一系列对策来改善这种情况。制定这些对策需要对真正的问题有深刻的理解,并需要大量的时间,精力和(可能)金钱。更改标准非常容易。

对我来说, A3分析 的格式使阅读参数“向后”变得容易。由于分析是在一页上进行的,因此您可以查看建议的对策,查看它们是否解决了您已经确定的根本原因,并决定它们是否真的可以帮助您弥合在问题说明中已经确定的差距。弗吉尼亚教育委员会的决定显然未能通过该测试:

较低的学术水平->帮助成绩欠佳的孩子->让所有孩子达到82%。我错过了逻辑。

我的猜测是,如果您研究公司采取的许多对策,就会发现类似的差距。

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科技的警笛声。

我的朋友凯尔(Kyle)在一家保险理算师工作,该公司相当于安迪·格里菲斯(Andy Griffith)的公司 Mayberry,RFD 。据凯尔说,每个人都是这样 不错 彼此之间几乎无法完成任何工作。每个生日,周年纪念日,孩子的毕业,晋升,交易达成,手工编织的围巾和新发型都会受到关注和称赞。通常通过公司所有人收到的爆炸电子邮件。该公司充斥着提供反馈,指导和感谢信息,而Kyle说,这是一个很小的奇迹,任何人都可以在洪水中找到重要的客户沟通。 这位首席执行官为自己创建的紧密文化感到非常自豪,但是最近他注意到了一个弊端:人们花费大量时间阅读和撰写实用性可疑的电子邮件,而对内部和外部客户的响应却下降了。因此,他购买并安装了 涟漪 ,“社交绩效平台,供团队共享目标,认可出色的工作并互相帮助而改善”(根据其网站)。他认为,这当然可以使人们避免在电子邮件上花费大量时间。它做到了。人们的电子邮件使用量直线下降。

不幸的是,他们把所有的时间都花在通过Rypple界面进行通信上,因此客户服务没有任何改善。

这位首席执行官陷入了书中最古老的陷阱之一:他认为技术将是解决其问题的灵丹妙药。只需在问题上拍一些花哨的硬件或软件,它就会消失。但是作为凯文·迈耶& Bill Waddell have 注意到的 很多次,就像Mark Graban一样 最近指出自动化很少是答案。在残破的流程中添加技术,您所得到的就是更快,更昂贵的残破流程。

就凯尔公司而言,这种文化重视并促进了这种紧密的互动。实际上,“ Attaboy!干得好!”的数量电子邮件是年度绩效审核的一部分!毫无疑问,安装Rypple可以使电子装箱时间零影响。

凯尔(Kyle)已获得其调节器团队禁用Rypple的许可,现在他正试图修改绩效评估中使用的标准。他并没有试图将公司转变成狄更斯式的血汗工厂,但他正在试图使基础流程正确无误-在这种情况下,是用来跟踪客户所重视的真实绩效的措施。

下次您考虑购买新奇的玩具时,请记住:为您的过程问题购买软件就像为您的体重问题购买一条大裤子。

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降低性能的冰山

我回来了。 最近几周对我来说很忙:我完成了我的书的手稿, 一工厂,并将其提交给Productivity Press,后者将于今年11月或12月出版。非常感谢精益社区中的所有人,他们一路为我的思想提供反馈,评论,故事和挑战。

我还花了整整一周的时间来澄清我对精益概念和工具如何与时间管理和个人绩效联系的思考。本着视觉管理的精神,我认为建立这种关系会有所帮助。这是我想出的:

显然,我不是伦勃朗。但是我认为,这个冰山很好地表达了我在过去几年中看到的实际情况,当时人们抱怨自己不堪重负,或者他们的团队需要时间管理培训,或者根本就不需要有足够的时间做所有事情。他们的抱怨-可见的症状,是水面上冰山的一部分-根本不是问题。这是一个症状。根本原因-真正的问题-位于水线以下。尽管它是不可见的,但它可以并且将会使船沉没。

时间管理“问题”实际上只是以下一个或多个领域功能障碍的表现:策略;优先事项;内部系统和流程;企业文化期望;或个人技能。这就是为什么时间管理程序通常无法改善如此勤奋地构建列表,仔细区分紧急和重要列表,追求收件箱为零,从未在早上检查电子邮件的人们的生活的原因。所有这些方法- -尽管很有价值-仅解决个人技能中的问题。他们忽略了破坏个人绩效的系统性问题。您可以尝试在上午11点之前不检查电子邮件,但是如果您的老板因为错过了她在上午8:15发送的紧急电子邮件而使您大失所望,那么您可能很长一段时间都不会坚持使用该上午11点的计划。

即使您跌倒了冰山隐喻,即使您通过增加人员或增强个人技能来解决症状,问题也会再次浮出水面。在某个时候,您必须找到根本原因,否则最终将使船沉没。

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找出根本原因。

今天和我的一个朋友一起骑自行车时,我们谈到了 A3思维课 我将在今年秋天在斯坦福大学继续学习课程中任教。当我描述发现根本原因的重要性时,他告诉我国家公园管理局对根本原因进行分析的一个有趣例子。 (这个故事的来源是 这里

由于鸟粪而导致的所有清洁工作,使林肯纪念堂(Lincoln Memorial)过度磨损。公园服务处试用了各种清洁剂和刷子,以减少磨损。那没有用,所以他们换了个角度看,问:“为什么我们要清洗这么多?”因为所有的鸟粪。

他们搭起蚊帐将鸟拒之门外,虽然有些奏效,但效果还不够好,游客抱怨它们。他们又走了一步,问:“为什么我们有这么多鸟来这座纪念碑?”经过研究,他们确定是由于昆虫在晚上席卷了纪念碑。他们尝试了不同类型的杀虫剂,但长期以来似乎没有任何效果。因此他们问:“为什么我们有那么多昆虫聚集在纪念碑上?”

他们确定晚上照亮纪念碑的明亮的灯光吸引着昆虫。他们发现,每天晚上1小时后打开灯,它们可以消除90%以上的昆虫和由此产生的鸟粪。刷子和清洁剂,蚊帐和杀虫剂都解决了根本原因的症状。根本原因是照明,一旦解决,问题就消失了。

这个故事确实充分体现了精益思想。园区服务解决了一个主要问题,无需花费大量金钱或重新分配大量资源。通过花时间去理解问题而不是寻求解决方案,他们能够制定出一种廉价,有效的对策。

如您所知,我着迷于人们与电子邮件之间功能失调的关系以及它经常造成的浪费。这个故事使我想到了所有 技术解决方案 公司正在兜售以修复电子邮件故障。是的,它们可能会起作用。但是我不确定他们是否真的在解决问题的根本原因。您可以对所有邮件进行分类,优先排序,分析,排序,线程化和颜色编码-但是您仍然要花费大量的时间来处理邮件。也许最好弄清楚为什么要得到这么多,以及如何一开始就可以防止它的产生。

您如何阻止(隐喻性的)鸟语入侵您的办公室?

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信息过载与过滤器故障

我是Nathan Zeldes的忠实粉丝 博客 。除了他关于“ 信息狂 ,”他是电子邮件地狱中一个头脑清醒的观察者,大多数公司员工都被困在其中。最近,他 驳斥 克莱·史基(Clay Shirky)的论点( 这里 这里 )表示“这不是信息过载。这是过滤器故障。” Shirky坚持认为(至少从Gutenberg起),总是有比任何人都可能处理的信息更多的信息-但这不是问题,因为只要阅读所有信息不是强制性的,谁在乎?但是泽尔德斯拒绝了这一说法。正如他所说

并不是说有很多信息;就是我们有很多信息 预期阅读 比我们有更多的时间来阅读它。这是关于该要求与我们遵守该要求的能力之间的不一致,并且亚历山大和古腾堡的欧洲都没有这个要求:您可以自由阅读自己想要的内容并有时间对于。这是发生了变化,而不仅仅是过滤。。。。有一种期望(表达或暗示) 必须 经过 所有 收件箱中的邮件。

我认为Zeldes在这项分析中是完全正确的。值得赞扬的是,他指出,除了电子邮件增长的明显原因(免费,便捷和即时)之外,还有强大的文化原因:CYA,发布或灭亡,不信任,升级等等。 。

好的,这些并不是哥白尼的见解。所以呢?

以及 杰米(Jamie Flinchbaugh) 不断提醒我有关A3的问题,正确解决问题至少是成功的一半。而且我认为问题陈述“我/我们的电子邮件太多”不是很好。毕竟,您如何定义“太多”?

相反,我认为值得提出这样的问题:“为什么这么多通过电子邮件进行的交流?”或者,选择Zeldes的观点,“为什么我们要阅读所有邮件?”这些问题导致有关企业文化,服务水平协议,权限分配等的对话更加有趣且富有成果。

在一个 较早的帖子 ,我谈到了彼得·德鲁克(Peter Drucker)如何将过多的会议视为组织功能失调的迹象。他写道

太多的会议总是说工作结构差,组织组成不正确。 。 。 如果组织中的人发现自己有四分之一或更多的时间参加会议,那将是浪费时间的错误组织。

会议太多表示应该将一项工作或一项工作分解为几项工作或几项工作。它们表示责任已散布,而信息未分发给需要责任的人。

我想知道您是否可以对太多电子邮件说同样的话。是的,当您与位于世界各地不同办公室的团队合作时,电子邮件是一种非常有用的交流工具。但是上帝知道,有很多人,团队和公司没有那么方便的借口。

我们的圣经电子邮件灾难背后的根源是无数的-几乎可以肯定,其中不包含我们无法解决的问题,例如复仇的上帝。提出根本原因的问题可以帮助您采取适当的对策。这是比将电子邮件归咎于“过滤器故障”或温和地接受现状恶化的方法更好的方法。

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