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日历

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您如何创造价值?

您在公司中创造什么价值?您如何创建它? 这些问题是我书的开头 一工厂,它们是我根据本书编写的工作坊的核心。以我的经验,大多数人没有花时间回答这些问题,结果他们的日子充满了很多“忙碌”,但没有他们或他们的客户所希望的那么多价值。

在一个 纽约时报最近的采访Ideo的首席创意官Paul Bennett说

直到一年前,我还不能完全以担任项目负责人的身份来完成自己的工作,因为我的时间并不是我自己的时间。像许多人一样,我安排的时间太长了,常常在令人沮丧的一小段时间里,一次又一次地开会,之间的时间很少。我记得有一天,我每10分钟有一次不同的约会或任务。我的大脑几乎快要爆炸了。...[所以]我开始了一种今天仍在使用的仪式:我坐下来,每周日晚上看日历,仔细检查即将到来的一周的会议,并取消其中的一些会议,在我那里是多余的不需要“处于循环中”,那些有机会别人做出决定的人,没有特别激发我灵感的人,或者是我无法真正增加价值的人。

稍微扩展一下5S的含义,在我看来,这就像“执行5S”。贝内特正在整理自己的承诺,并按顺序安排日历。他正在从谷壳中分离出小麦,从废物中分离出价值。

但是,这样做需要您知道自己创造了什么价值以及如何创造它。在Bennett的情况下,他意识到这不是通过开会到开会以及远离办公室的工作流程。现在,他说,

当我在办公室里走动并与人们交谈时,如果他们有此要求,或者我觉得他们愿意接受,我会尝试将大约一半的时间花在服务台上,另一半花在所谓的“医生回合”上。现在,我可以根据自己的需要,将自己拉入,移入和移出并进行五分钟或两小时的互动。因此,我感觉自己好像是一个活的,呼吸的有机体的一部分,并且对它的需求做出反应,而不是简单地带着日历在一个地方跑来跑去。

我可能是这个社区中“活在日历中”的最大倡导者。我深信,日历是将宝贵的时间资源分配给对您时间真正有价值的承诺和要求的重要工具。但是日历仅在您能够确定如何创造价值的范围内才是有用的工具。

退后一会,再考虑一下。您如何安排时间?您将时间分配给什么?您如何创造价值?

特别说明:在年度TWI峰会上了解行业培训(TWI)及其在精益企业中的作用。峰会将于2014年5月8日至9日在田纳西州纳什维尔举行,是世界顶级TWI思想领袖和实践者的年度聚会。了解更多 www.twisummit.com.

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您的日历对您有什么看法?

与即时消息,文本消息或电子邮件相反,通过传统(蜗牛)邮件的通信时间以天和周为单位。您可能会认为,在这个世界上花费太多时间会导致人们对事情持续多长时间以及时间流逝缺乏敏感性。 (当然会飞。) 然而,英国国有皇家邮政的首席执行官莫亚·格林(Moya Green)可以以大多数商人无法匹敌的精确度来追踪她度过的时光。

在麦肯锡 面试 上个月,格林证明了她确切地知道自己在哪里投入时间和精力:

麦肯锡: 您如何在时间的众多需求之间取得平衡,尤其是在推动变革时?

Moya Greene: 我尝试考虑将我的议程划分为我积极监控的大部分时间。我最近做了一次日记分析,结果表明我花了大约15%的时间来管理和了解员工。去年,我有25%的时间用于改变公司的基本面。 。 。 。接下来,我花了15%的时间来寻求更改Royal Mail中的对话,以便使客户与我们谈论和做的事情更接近。 。 。 。我所说的战略调整又占了10%,这有助于人们理解我们将来将通过包裹和小包,媒体以及以更商业化的方式出售数据资产来赚钱。剩下的35%用于其他方面:组织,招聘,董事会管理和危机管理。

我曾与许多高级领导一起工作,而我很少看到他们如何度过时光。他们总是清楚自己在哪里 吸引他们的注意力,但他们很少花时间进行日记分析,看看他们是否在按照自己的意图行事。简而言之,它们在计划的执行阶段非常出色 PDCA周期,但在Check-Adjust阶段效果不佳。结果,他们很难评估自己在组织的成败中的角色-他们是否在战略计划上花费了太多时间?不够时间?还有其他问题吗?谁知道?

我写过关于这个话题的文章 之前,当然,但我认为 汤姆·彼得斯说最好:您就是您的日历:

“只有一种资产,而这就是你的时间。

[想象你是一个配送中心的老板,]你说这是对质量非常重视的一年。然后在第一个月月底,我与您坐下,我们逐日和按小时逐月查看您的月度日历。而且我们发现,在该月进行的所有会议和所有令人惊讶的事件中,您直接在质量问题上花费了6个小时。

好吧,猜猜是什么:质量不是您的重中之重。

日历永远不会说谎。

如果您说某事是优先事项,那么它必须在日历上定量体现。”

您可以分析日历吗?它对你说什么?

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停车场的使用和滥用

读者写道:

我去过一些在会议中使用停​​车场的组织。但是通常这些想法永远都走不了-公司最终只剩下一堆活动挂图,其中包含好主意,这些好主意在随后的会议中再也不会充实,因为它们只是不够``足以召开会议''或者是因为“我们现在没有足够的时间/资源来调查此事”,因此它们会不断被取消优先级或搁浅。

这是一个好问题。勋爵知道,您所看到的可能不止这些,您可以将这些活动挂图卷起来,并躺在像Dead Sea Scrolls这样未使用的壁橱中。那么该怎么办?

考虑到我(哼)对需要 活在你的日历中 (或设置一个 个人看板),因此我提倡安排一个特定的时间来重新审视已降级到停车场的想法也就不足为奇了。您可以选择下一次会议的前10分钟或最后10分钟,也可以安排新的会议专门清理停车场。没关系

特异性是完成这项工作的关键。您不仅会“闲逛”谈论这些想法,而不仅仅是“闲逛”处理日历或任务列表中没有的任务。这并不意味着您必须每周执行一次:仅决定每月,每季度或每半年检查一次列表并没有错。只需确保在您的团队日历上预留足够的时间进行审阅。

将评估标准纳入停车场审查很重要。毫无疑问,您将有太多潜在项目无法全部承担,因此您需要某种方法从失败者中选择胜者。一些可能的标准是:

  • 轻松,受益和紧迫性
  • 收入与风险
  • 符合组织目标与部门目标

您使用什么标准并不重要,只是您可以采用某种一致的方式来确定项目是否值得您的组织时间和精力。

现在,最困难的部分是:淘汰失败者。摆脱活动挂图并继续前进。

停车场与您的个人待办事项清单完全一样:您可以无限制地堆放东西,但实际上只能做有限量的事情。对于一个组织而言,存在无限数量的潜在项目,但是要承担这些项目的人员和资金却是有限的。因此,您必须剔除清单。您必须让自己摆脱幻想,因为您实际上可能会利用以前在停车场中闲逛的机会。毕竟,该公司在没有实施这些构想的情况下生存了很长时间,因此很显然,它们对于其成功至关重要。

如果您不选择这份清单,那是在播种停车场灭亡的种子。清单将有83个项目,没有人愿意参加议程上有83个项目的会议。最终,您的同事都会发现自己太忙于拜访客户或洗头,而您将再也没有停车场评论。

但是至少您在壁橱里会有很多死海古卷收藏。

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你是你的日历。

安迪·罗宾逊(Andy Robinson)参加职业成功伙伴 放一个很棒的视频 由汤姆·彼得斯(Tom Peters)撰写的“您就是日历”彼得斯在Powerpoint上漫长而曲折的演讲颇具传奇色彩(臭名昭著?),但这是一段非常简洁的视频(2:28),它尽可能直接。 Peters says that

“只有一种资产,而这就是你的时间。

[想象你是一个配送中心的老板,]你说这是对质量非常重视的一年。然后在第一个月月底,我与您坐下,我们逐日和按小时逐月查看您的月度日历。而且我们发现,在该月进行的所有会议和所有令人惊讶的事件中,您直接在质量问题上花费了6个小时。

好吧,猜猜是什么:质量不是您的重中之重。

日历永远不会说谎。

如果您说某事是优先事项,那么必须在日历上定量反映。”

在此博客上,我已经多次强调了这一点(这里, 这里这里,对于初学者而言):日历是分配最稀缺和最有价值的资源(时间和精力)的最佳工具。从精益的角度来看,日历还使您能够平衡工作量。最后,勤奋地使用日历可以参与 PDCA -没有日历,您将无法“检查”,因此无法进行调整。

我最近一直在一家大型医疗中心的一个管理小组工作。他们抱怨一天中没有足够的时间来处理所有即将到来的工作,但是他们不知道他们的一天会去哪里。 (这就是说,他们不知道他们在哪里花费时间和精力。)他们被紧急情况的暴政所压制,而他们却忽略了将时间花在(表面上的)真正的价值创造活动上。

“日历永远不会说谎。”您需要做的就是通过认真使用日历来完成所有工作,以表达自己的声音。您可能会对它告诉您的内容感到惊讶。

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封闭列表,看板和优先级排序键。

我最近正在回顾Mark Forster的“封闭名单”的概念。 (马克是《 明天做,以及一位身处英国的顶尖生产力顾问和思想家 阅读。)封闭清单本质上是一个待办事项清单,受您白天可用的工作时间限制。 马克的观点是,制定一份包含14小时工作的每日待办事项清单是没有意义的,更不用说令人沮丧和自欺欺人了。如果您一天仅工作10个小时,则无论您有多高效和积极性,都将永远无法完成列表中的所有项目。那么,为什么要烦恼将所有这些项目放在当天的清单上呢?您必须将其移至另一天。

相反,他提倡可以在您的工作日之内完成的待办事项清单,其中包括考虑不可避免地导致您的日程安排出乎意料的问题。这是一个基于现实的待办事项清单。

封闭的清单让我想起了 看板 在一条精益生产线上。对于那些不知道的人,看板是一种信号设备(通常是简单的卡),用于控制在制品库存的数量。生产线上的人完成操作时(例如,磨一小块金属或检查抵押申请中的信用评分),他会将看板发送到上一个站点。这表明他已经准备好下一件金属或下一份抵押申请,然后上游人员将下一件物品发送到生产线。就此博客文章而言,重要的是看板控制在制品库存的数量:库存永远不会超过看板卡,因此您永远不会遇到露西的著名问题 太多的巧克力在组装线上落得太快.

马克的封闭名单-实际上是我“生活在日历中“-与看板一样,可以控制在制品库存的数量。它可以防止您承担超过任何一天的工作量,从而迫使您进行优先排序。您不能做超过8个小时,10个小时或14个小时的工作量-您必须决定最重要的事情,然后无情地淘汰其余的工作(la Jim Collins's 停止做清单)。当另一个“关键项目”的截止日期无法完成时,它也为与老板进行对话奠定了基础。

封闭清单不会减少您要做的工作量。事实是,这项工作几乎是无限的。但这确实迫使您更加仔细地评估您的工作,并帮助您确定优先级并让您专注于对您真正重要的事情。

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日历看板

您是否是受到某人最近进入您的收件箱的电子邮件所驱动的人之一?你感觉像你吗'难道要在工作管理上缓慢拖延半步?如果是这样,请尝试将日历用作 看板。 (对于精益新手,看板是一种在适当的时间触发适当数量的生产的信号系统。)

在较早的文章中,我写了关于"活在你的日历中"而不是您的收件箱。通过指定特定任务和项目的日期和时间,您实质上已经为工作创建了生产计划,其中日历(和日历警报)充当了推动工作前进的看板。

现在,我可以听到您的反对意见:“一个真正的基于拉动的工作系统会让我响应传入的消息到达时的情况。生活在日历中会导致批次和库存创建,而不是流程。”

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